Cách triển khai quy trình onboarding hiệu quả

[lechidoanh]

Bạn đã từng gặp phải tình trạng nhân viên mới không thích nghi nhanh chóng và tỏ ra không hài lòng với môi trường làm việc của bạn? Quy trình onboarding không chỉ là một bước quan trọng để giới thiệu nhân viên mới với tổ chức của bạn mà còn là cơ hội để tạo ra một ấn tượng tốt đẹp đầu tiên và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá cách tối ưu hóa quy trình onboarding để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp của bạn.

Giai đoạn chuẩn bị Pre-onboarding​

Pre-onboarding là các hoạt động và chuẩn bị được thực hiện trước khi nhân viên mới chính thức bắt đầu làm việc tại một tổ chức. Điều này có thể bao gồm các bước và quy trình chuẩn bị trước để giúp nhân viên mới thích nghi nhanh chóng và hiệu quả sau khi họ gia nhập tổ chức.

Dưới đây là những bước cần có trong giai đoạn đầu của quy trình Onboarding:

• Chuẩn bị môi trường làm việc: Đảm bảo rằng môi trường làm việc đã được sắp xếp và chuẩn bị sẵn sàng đón nhận nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp văn phòng, thiết bị làm việc và các tài nguyên cần thiết.
• Gửi thông tin và tài liệu: Trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, hãy gửi cho họ các thông tin và tài liệu liên quan, như hợp đồng lao động, các biểu mẫu cần điền, và các tài liệu giới thiệu về tổ chức.
• Thiết lập các tài khoản và quyền truy cập: Đảm bảo rằng các tài khoản hệ thống và các quyền truy cập cần thiết đã được thiết lập trước để nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc ngay khi họ đến.
• Lên kế hoạch chào đón: Chuẩn bị các hoạt động chào đón nhân viên mới, bao gồm việc giới thiệu với đồng nghiệp và cấp quản lý, định kỳ họp gặp và các buổi đào tạo cần thiết.
• Gửi thông điệp chào mừng: Trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc, gửi một thông điệp chào mừng từ cấp quản lý hoặc đồng nghiệp của họ để thể hiện sự chào đón và sự mong đợi về sự hòa nhập của họ.

Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên​

Bước tiếp theo trong quy trình onboarding là sự chào đón của nhân viên mới trong ngày đầu tiên làm việc, được gọi là "Orientation". Tại thời điểm này, nhân viên mới thường chưa quen biết ai trong tổ chức và cũng chưa có kiến thức về cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Do đó, việc cung cấp một buổi định hướng (Orientation Day) là rất quan trọng để họ có thể bắt đầu thích nghi một cách thuận lợi.

Trong buổi định hướng, doanh nghiệp cung cấp một cái nhìn rõ ràng về tổ chức trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc của mình. Hầu hết các nhân viên mới đều rất háo hức với công việc mới của mình, vì vậy thời gian này thường kéo dài trong vòng một tuần.

Các doanh nghiệp thường tổ chức các hoạt động chào đón nhân viên mới như sau:

• Phòng nhân sự: Giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban, giới thiệu về lịch sử và sơ đồ tổ chức của tổ chức, cũng như các nội quy công ty. Ngoài ra, phòng nhân sự thu thập các giấy tờ và hồ sơ cần thiết theo quy định của công ty.
• Bộ phận đào tạo: Xây dựng biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới và thông báo lịch trình cho nhân viên mới. Họ cũng tổ chức các buổi đào tạo và đánh giá sau đào tạo.
• Người quản lý: Giới thiệu và kết nối nhân viên mới với các thành viên trong nhóm làm việc của họ. Họ chia sẻ về tiêu chuẩn, kỳ vọng và cách làm việc cùng đồng đội để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.
• Bạn đồng hành: Hỗ trợ và trả lời các câu hỏi thường gặp hàng ngày, giúp nhân viên mới cảm thấy an tâm và tự tin.
• Ban điều hành: Sự gặp gỡ và trao đổi với ban điều hành giúp nhân viên hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu của tổ chức.

Nhân viên nhận việc chính thức​

Các buổi đào tạo trong quy trình onboard nhân viên mới nên kết hợp giữa các hoạt động on-job-training và mentoring. Trong trường hợp nhân viên được trang bị kiến thức chuyên môn đầy đủ, họ sẽ có khả năng phát triển năng lực làm việc tốt hơn, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc. Sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm - dịch vụ của tổ chức và việc thực hành kỹ năng chuyên môn một cách linh hoạt là yếu tố quan trọng giúp nâng cao doanh số bán hàng một cách nhanh chóng.

Việc tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên mới nên được thực hiện thường xuyên, nhưng không cần phải liên tục. Điều này giúp duy trì sự hứng thú và thái độ tích cực của nhân viên đối với tổ chức. Họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và tự ý thức hơn trong việc hoàn thành mục tiêu được giao. Các nội dung đào tạo hội nhập thường được phòng nhân sự thực hiện, bao gồm:

• Trách nhiệm và nhiệm vụ của họ ở vị trí công việc.
• Các công cụ và tài nguyên của tổ chức phù hợp với công việc của họ.
• Khóa học và tài liệu học doanh nghiệp cung cấp.
• Thực hiện kiểm tra và đánh giá sau đào tạo để đảm bảo nhân viên mới đã hiểu và nắm vững các nội dung được truyền đạt.

Quy trình onboarding có thể được tinh chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu và đặc điểm cụ thể của từng tổ chức và vị trí công việc. Tuy nhiên, mục tiêu chung là tạo ra một trải nghiệm chào đón tích cực và hỗ trợ nhân viên mới để họ có thể nhanh chóng thích nghi và đóng góp vào thành công của tổ chức.