Trong trường hợp xác định chi phí trước thành lập về thủ tục và chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của các chi phí này thường khá phức tạp. sự thành công trong việc chứng minh với CQ thuế phụ thuộc nhiều vào hồ sơ, tài liệu, giải trình của Công ty cũng như quan điểm chủ quan của CQ thuế. Sau đây là một số ý kiến để các bạn tham khảo:
- nếu trước thành lập có mua TS, vật tư, hàng hóa thì nhất thiết phải có hóa đơn hợp pháp (tên người mua có thể tên của Cty sau thành lập hoặc tên một cá nhân được ủy quyền). Sau khi thành lập, cần làm thủ tục chuyển giao cho Cty đầy đủ: biên bản bàn giao, biên bản định giá, làm các thủ tục sang tên hoặc đăng ký đối với các loại TS mà Nhà nước bắt buộc phải đăng ký (ô tô, xe máy…)
- nếu trước thành lập có mua các loại dịch vụ (tư vấn…), thì nên yêu cầu người cung cấp lập hóa đơn sau khi Cty được cấp Giấy chứng nhận ĐKKD hoặc Giấy phép Đầu tư. Nếu hóa đơn đã lập trước thời điểm trên, trên hóa đơn, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng cần ghi rõ nội dung công việc là phục vụ việc thành lập Cty (VD: dịch vụ tư vấn pháp lí, hỗ trợ thành lập Cty ABC)
- nếu trước thành lập phải chi trả lương cho nhân viên cần lập thỏa thuận công việc bằng văn bản giữa nhân viên này và một cá nhân được ủy quyền của Công ty trong đó ghi rõ nội dung công việc (VD: làm các việc theo yêu cầu của người thuê nhằm chuẩn bị thành lập Công ty ABC). Khi chi trả lương cần có kí nhận đầy đủ.
- nếu trước khi thành lập việc chi trả lương, chi phí khác thực hiện thông qua một Cty có tư cách pháp nhân thì Công ty này phải lập hóa đơn để đòi lại tiền chi trả thay. Trường hợp này cũng nên lập hóa đơn sau khi Cty được cấp Giấy chứng nhận ĐKKD hoặc Giấy phép Đầu tư.
Và trong cả 4 trường hợp trên, để tránh phải giải thích và chứng minh với CQ thuế, trong hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận ĐKKD hoặc Giấy phép Đầu tư của Cty nên ghi đầy đủ những vấn đề này. Và sau khi đăng ký thuế, Cty nên có công văn thông báo chi tiết về các vấn đề này với CQ thuế, đồng thời đề nghị CQ thuế chấp thuận. Nếu CQ thuế không chấp thuận, họ phải trả lời bằng văn bản (nêu rõ lí do không chấp thuận…); dựa vào đó Công ty sẽ hoàn thiện hồ sơ tài liệu. Còn nếu CQ thuế không trả lời thì coi như đã chấp thuận.