Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê, số chi tiết có liên quan. Cuối tháng, khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ để ghi trực tiếp vào sổ cái. Nhìn chung quy trình là vậy đó bạn.
Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ được đánh số từ nhật ký chứng từ số 1 đến nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ thường dùng để phản ánh số phát sinh bên có của một tài khoản, ghi nợ các tài khoản đối ứng. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Đối với một số tài khoản thì nhật ký cũng có thể không ghi đầy đủ hết tất cả phát sinh mà chỉ ghi các dòng tổng cộng nhặt từ các sổ chi tiết.
Ngoài nhật ký chứng từ dùng để ghi các phát sinh có của tài khoản, trong hình thức nhật ký chứng từ còn có hệ thống các bảng kê. Có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 ( không có bảng kê số 7). Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của bảng kê được chuyển vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Số liệu của bảng kê không dùng để ghi sổ cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo số tổng cộng lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có các tài khoản đó, Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan.
Bạn có thể mua quyển chế độ kế toán doanh nghiệp Quyển II. Trong đó có mẫu sổ và hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ theo hình thức này.