W
Mình cũng còn kém lắm. Ngọc Anh ở Hà Nội thì liên lạc với mình YM: hanghtt2003 - mình cùng trao đổi, học hỏi nhé!Do_Ngoc_Anh2002 nói:
- Trạng thái
H
Nâng cấp kỹ năng nhập liệu
Để nâng cấp File KT-Excel, chúng ta có thể tạo lại các Sheet DMKH, DMNCC, DMMH..., vì nếu ta có các Sheet DM riêng như vậy, chúng ta sẽ đỡ tốn công sức nhập liệu cho những lần sau. Ta sẽ Insert thêm một số Sheet để tạo CSDL cho các thông tin về KH, NCC, HH...
Nếu các bạn tham khảo qua một số File KT, bạn sẽ thấy thông tin này luôn bao gồm : Mã, TênKH, ĐC, ĐT, MST, nếu là HH thì sẽ là Mã, TênMH, Quy cách, ĐGiá...
Có một vài File kết hợp chung DMKH và DMNCC, để phân biệt, tác giả sẽ quy định thêm Mã số TK vào Mã. Td : 131AA, có nghĩa Cty AA là KH, hay 331AA, nghĩa là Cty AA là NCC.
Với DMHH cũng vậy, nhiều tác giả cũng thích ghép Mã TK chung với Mã MH, nếu MH là Chi phí như Điện thọai sẽ là 642DT, nếu MH là HH như máy in HP1320 sẽ là 1561HP1320...
Dĩ nhiên, tùy việc thiết kế CSDL của bạn, cách đặt công thức để rút dữ liệu vào các sổ, bạn sẽ có cách đặt các Mã sao cho khoa học và dễ làm nhất. Nhưng chắc chắn, nếu bạn có những Sheet DM riêng như vậy, bạn chỉ cần nắm vững các công thức VLOOKUP, LOOKUP, là việc nhập liệu của bạn sẽ đỡ công hơn hẳn. Các bạn nào đã trải qua công việc này, chắc chắn sẽ hiểu hơn, khi bạn chỉ cần gõ AA chẳng hạn vào cột Mã KH, thì các cột còn lại như TênKH, Địa chỉ, MST đã đồng lọat hiện ra.
Và sẽ đến một lúc nào đấy, bạn sẽ gặp rắc rối khi không thể nhớ là Mã KH này có bị trùng lặp không, như TH bạn đã đặt cho Cty Thượng Hải rồi, bây giờ lại có Cty Thiên Hồng nữa..., khi đó bạn phải nhờ đến chức năng kiểm tra của Data / Validation hay Format Conditional.
Cũng vậy, khi con số KH hay NCC của bạn lên đến vài trăm, bạn sẽ không sao nhớ được Cty Thiên Hồng, mình đã đặt cho nó Mã gì nhỉ ? Nếu nhập mã sai, sẽ dẫn đến hoặc dữ liệu không truy xuất được, hoặc không đúng tên Cty, MST. Và bạn sẽ phải nhờ đến các công cụ có sẵn của Excel như : Auto Complete, ComboBox, List của Data / Validation...Nếu bạn vẫn chưa hài lòng, bạn hãy cố gắng tham khảo lại lọat bài : Tạo bảng chọn dữ liệu trong Excel, Hiện ghi chú về tên khi nhập mã hàng...
Khi thiết kế CSDL như trên, bạn hãy ghi nhớ : sử dụng việc đặt tên cho mảng, dãy bất cứ lúc nào có thể được.
Bây giờ, các bạn có thể bắt tay nâng cấp File KT-Excel, nếu các bạn thích rồi đấy. Chúc các bạn thành công
Để nâng cấp File KT-Excel, chúng ta có thể tạo lại các Sheet DMKH, DMNCC, DMMH..., vì nếu ta có các Sheet DM riêng như vậy, chúng ta sẽ đỡ tốn công sức nhập liệu cho những lần sau. Ta sẽ Insert thêm một số Sheet để tạo CSDL cho các thông tin về KH, NCC, HH...
Nếu các bạn tham khảo qua một số File KT, bạn sẽ thấy thông tin này luôn bao gồm : Mã, TênKH, ĐC, ĐT, MST, nếu là HH thì sẽ là Mã, TênMH, Quy cách, ĐGiá...
Có một vài File kết hợp chung DMKH và DMNCC, để phân biệt, tác giả sẽ quy định thêm Mã số TK vào Mã. Td : 131AA, có nghĩa Cty AA là KH, hay 331AA, nghĩa là Cty AA là NCC.
Với DMHH cũng vậy, nhiều tác giả cũng thích ghép Mã TK chung với Mã MH, nếu MH là Chi phí như Điện thọai sẽ là 642DT, nếu MH là HH như máy in HP1320 sẽ là 1561HP1320...
Dĩ nhiên, tùy việc thiết kế CSDL của bạn, cách đặt công thức để rút dữ liệu vào các sổ, bạn sẽ có cách đặt các Mã sao cho khoa học và dễ làm nhất. Nhưng chắc chắn, nếu bạn có những Sheet DM riêng như vậy, bạn chỉ cần nắm vững các công thức VLOOKUP, LOOKUP, là việc nhập liệu của bạn sẽ đỡ công hơn hẳn. Các bạn nào đã trải qua công việc này, chắc chắn sẽ hiểu hơn, khi bạn chỉ cần gõ AA chẳng hạn vào cột Mã KH, thì các cột còn lại như TênKH, Địa chỉ, MST đã đồng lọat hiện ra.
Và sẽ đến một lúc nào đấy, bạn sẽ gặp rắc rối khi không thể nhớ là Mã KH này có bị trùng lặp không, như TH bạn đã đặt cho Cty Thượng Hải rồi, bây giờ lại có Cty Thiên Hồng nữa..., khi đó bạn phải nhờ đến chức năng kiểm tra của Data / Validation hay Format Conditional.
Cũng vậy, khi con số KH hay NCC của bạn lên đến vài trăm, bạn sẽ không sao nhớ được Cty Thiên Hồng, mình đã đặt cho nó Mã gì nhỉ ? Nếu nhập mã sai, sẽ dẫn đến hoặc dữ liệu không truy xuất được, hoặc không đúng tên Cty, MST. Và bạn sẽ phải nhờ đến các công cụ có sẵn của Excel như : Auto Complete, ComboBox, List của Data / Validation...Nếu bạn vẫn chưa hài lòng, bạn hãy cố gắng tham khảo lại lọat bài : Tạo bảng chọn dữ liệu trong Excel, Hiện ghi chú về tên khi nhập mã hàng...
Khi thiết kế CSDL như trên, bạn hãy ghi nhớ : sử dụng việc đặt tên cho mảng, dãy bất cứ lúc nào có thể được.
Bây giờ, các bạn có thể bắt tay nâng cấp File KT-Excel, nếu các bạn thích rồi đấy. Chúc các bạn thành công
Chưa có thời gian để chay thử file KT-excel nhưng điều đầu tiên mình nhận thấy đó là tác giả đã lập trình rất gọn nhẹ fiel excel này. Mình hiện đang sử dụng file excel cũng gần giống với KT-Excel nhưng dung lượng rất nặng gần 20.000.000KB, mỗi lần mở ra và nhập liệu thì nó chạy cực kỳ chậm, thêm vào đó mỗi lần xoá dữ liệu để nhập mới nó cứ tiếp tục tăng dung lượng. Hy vọng với dung lượng chỉ bằng 1/4 (>5.000.000KB) thao tác trên file sẻ nhanh hơn.
Tuy nhiên, không biết tác giả có để ý đến mẫu sổ NKC theo quy định của QD1141 hay không, vì nếu in sổ NKC của KT-EXCEl sẽ không giống với mẫu sổ NKC của quy định trên.Cái này giải thích hơi dài dòng, giải thích ngắn gọn mình muốn nói là phát sinh Nợ, Có phải trên 2 dòng.
Sổ cái không thể hiện được cộng số phát sinh, số trang của NKC khi định khoản.Nếu một tháng chỉ phát sinh 20-30 record thì tương đối đơn giản, nhưng nếu vài trăm record thì hơi khó....sợ Thuế sẻ không chấp nhận mẫu sổ này.
Hy vọng khi chạy thử, mình sẽ có nhiều ý kiến đóng góp hơn. Và mình cũng xin chân thành cảm ơn tác giả đã bỏ công sức thời gian tặng cho dân nhà kế một chương trình tương đối hoàn chỉnh.
know:
Tuy nhiên, không biết tác giả có để ý đến mẫu sổ NKC theo quy định của QD1141 hay không, vì nếu in sổ NKC của KT-EXCEl sẽ không giống với mẫu sổ NKC của quy định trên.Cái này giải thích hơi dài dòng, giải thích ngắn gọn mình muốn nói là phát sinh Nợ, Có phải trên 2 dòng.
Sổ cái không thể hiện được cộng số phát sinh, số trang của NKC khi định khoản.Nếu một tháng chỉ phát sinh 20-30 record thì tương đối đơn giản, nhưng nếu vài trăm record thì hơi khó....sợ Thuế sẻ không chấp nhận mẫu sổ này.
Hy vọng khi chạy thử, mình sẽ có nhiều ý kiến đóng góp hơn. Và mình cũng xin chân thành cảm ơn tác giả đã bỏ công sức thời gian tặng cho dân nhà kế một chương trình tương đối hoàn chỉnh.
know: H
Mẫu sổ sách của các File KT
Hầu như hiện nay các File KT cũng như các phần mềm KT đều chưa thiết kế đúng với mẫu sổ sách do Bộ Tài Chánh quy định. Tôi không bàn về các phần mềm vì ngòai Unesco ra, tôi chưa sử dụng phần mềm nào khác.
Khi bạn xin báo cáo KT bằng máy vi tính, thường bạn đăng ký là chép sổ bằng máy vi tính, nghĩa là thay vì chép sổ tay, tôi chép sổ bằng máy, mẫu sổ sách đúng với các mẫu sổ sách tiêu chuẩn.
Khi kiểm tra, cán bộ thuế sẽ kiểm tra các sổ sách (có nơi CB thuế yêu cầu hàng tháng bạn phải đóng dấu giáp lai nữa cơ), cùng với các chứng từ gốc mà không quan tâm đến File của bạn.
Ngược lại, nếu bạn xin BC bằng phần mềm KT, nghĩa là bạn không nhất thiết phải có đủ sồ sách đúng mẫu, nhưng phần mềm KT đó phải đủ độ tin cậy và được công nhận, vì khi kiểm tra cán bộ thuế sẽ yêu cầu bạn có Flie.
Thực tế hiện nay, không có ranh giới rõ ràng giữa 2 khía cạnh này, nên các File KT cứ thiết kế các mẫu sổ không được chuẩn lắm. Với Excel, việc dùng các công thức để rút dữ liệu vào các sổ lại càng khó hơn nếu tuân thủ đúng các thiết kế sổ.
Td : Từ bảng tổng hợp các chứng từ để rút vào sổ NKC sao cho có 2 dòng như bạn Virgin nói, không phải là không làm được. Tôi đã thử làm, và trên diễn đàn đã có bài của Tuanktcdcn và Bachve về chủ đề này. Ngòai ra, trên TV cũng có bài hướng dẫn..., nhưng trong File KT-Excel, tác giả lại muốn sử dụng công thức cực kỳ đơn giản, nếu bạn để ý, File này hầu như không có hàm Match, Index, Offset, công thức mảng..., mà những hàm này lại rất cần thiết để tự động rút dữ liệu từ Bảng TH các CT ra các lọai sổ sách.
Trong một số File, tác giả cho phép bạn nhập thẳng chứng từ phát sinh vào sổ NKC luôn, vì thường rút dữ liệu vào sổ NKC hay các CTGS là phức tạp nhất. Nhưng được việc này, bạn sẽ mất việc khác, bạn được mẫu sổ này phù hợp, đến mẫu sổ khác lại không đúng...
Tuy nhiên, không có gì là không làm được, vì ngay cả nếu khó rút dữ liệu quá, mà cần đúng mẫu sổ, ta vẫn có thể nhập thủ công thêm 1 lần nữa thẳng vào sổ NKC mà. Đó là đường cùng thôi. Nếu các bạn quan tâm đến các vấn đề này, việc đầu tiên, là bạn hãy dùng Excel, tự thiết kế các mẫu sổ sách cần thiết đúng tiêu chuẩn. Bạn nên quan tâm đến việc sử dụng các lọai hàm đã nói ở trên, và chúng ta sẽ từ từ thảo luận tiếp trong các bài sau nhé
Hầu như hiện nay các File KT cũng như các phần mềm KT đều chưa thiết kế đúng với mẫu sổ sách do Bộ Tài Chánh quy định. Tôi không bàn về các phần mềm vì ngòai Unesco ra, tôi chưa sử dụng phần mềm nào khác.
Khi bạn xin báo cáo KT bằng máy vi tính, thường bạn đăng ký là chép sổ bằng máy vi tính, nghĩa là thay vì chép sổ tay, tôi chép sổ bằng máy, mẫu sổ sách đúng với các mẫu sổ sách tiêu chuẩn.
Khi kiểm tra, cán bộ thuế sẽ kiểm tra các sổ sách (có nơi CB thuế yêu cầu hàng tháng bạn phải đóng dấu giáp lai nữa cơ), cùng với các chứng từ gốc mà không quan tâm đến File của bạn.
Ngược lại, nếu bạn xin BC bằng phần mềm KT, nghĩa là bạn không nhất thiết phải có đủ sồ sách đúng mẫu, nhưng phần mềm KT đó phải đủ độ tin cậy và được công nhận, vì khi kiểm tra cán bộ thuế sẽ yêu cầu bạn có Flie.
Thực tế hiện nay, không có ranh giới rõ ràng giữa 2 khía cạnh này, nên các File KT cứ thiết kế các mẫu sổ không được chuẩn lắm. Với Excel, việc dùng các công thức để rút dữ liệu vào các sổ lại càng khó hơn nếu tuân thủ đúng các thiết kế sổ.
Td : Từ bảng tổng hợp các chứng từ để rút vào sổ NKC sao cho có 2 dòng như bạn Virgin nói, không phải là không làm được. Tôi đã thử làm, và trên diễn đàn đã có bài của Tuanktcdcn và Bachve về chủ đề này. Ngòai ra, trên TV cũng có bài hướng dẫn..., nhưng trong File KT-Excel, tác giả lại muốn sử dụng công thức cực kỳ đơn giản, nếu bạn để ý, File này hầu như không có hàm Match, Index, Offset, công thức mảng..., mà những hàm này lại rất cần thiết để tự động rút dữ liệu từ Bảng TH các CT ra các lọai sổ sách.
Trong một số File, tác giả cho phép bạn nhập thẳng chứng từ phát sinh vào sổ NKC luôn, vì thường rút dữ liệu vào sổ NKC hay các CTGS là phức tạp nhất. Nhưng được việc này, bạn sẽ mất việc khác, bạn được mẫu sổ này phù hợp, đến mẫu sổ khác lại không đúng...
Tuy nhiên, không có gì là không làm được, vì ngay cả nếu khó rút dữ liệu quá, mà cần đúng mẫu sổ, ta vẫn có thể nhập thủ công thêm 1 lần nữa thẳng vào sổ NKC mà. Đó là đường cùng thôi. Nếu các bạn quan tâm đến các vấn đề này, việc đầu tiên, là bạn hãy dùng Excel, tự thiết kế các mẫu sổ sách cần thiết đúng tiêu chuẩn. Bạn nên quan tâm đến việc sử dụng các lọai hàm đã nói ở trên, và chúng ta sẽ từ từ thảo luận tiếp trong các bài sau nhé
Gởi bạn Virgin,Virgin nói:
Về kỹ thuật bạn nên nhớ rằng nếu cùng một file excel, sau một thời gian sử dụng tập tin ấy sẽ tăng lên đáng kể. Nếu bạn copy tất cả dữ liệu ra một file mới thì bạn sẽ thấy tập tin Excel của bạn giảm đáng kể như thế nào! Việc một file Excel thi hành tác vụ còn phụ thuộc rất nhiều vào việc phương pháp xử lý số liệu của bạn, phương pháp nhập liệu, phương pháp tính tóan...vv
Thông thường đối với các file Excel có nhiều công thức bạn nên để chế độ tính tóan ở dạng Manual.
Chúc bạn khỏe.
Lê Văn Duyệt
Hỏi tiếp về KT-Excel
Dù không bíêt cách lập trỉnh bằng excel, nhưng Virgin cũng muốn hiểu công thức tính toán trong KT-Excel để có thể ứng dụng chương trình một cách linh hoạt, phục vụ cho việc làm kế toán. Xin nhờ bác Mod Excel giải đáp dùm:
Trong sheet In-TC:
1/làm sao để sửa lại tên công ty, đại chỉ, mst
2/khi chọn vào BANGCHU trong ô địa chỉ thì sheet In-TC trắng xoá, không còn thấy phiếu thu-chi nửa. Vậy làm cách nào để nhìn thấy lại ?
Dù không bíêt cách lập trỉnh bằng excel, nhưng Virgin cũng muốn hiểu công thức tính toán trong KT-Excel để có thể ứng dụng chương trình một cách linh hoạt, phục vụ cho việc làm kế toán. Xin nhờ bác Mod Excel giải đáp dùm:
Trong sheet In-TC:
1/làm sao để sửa lại tên công ty, đại chỉ, mst
2/khi chọn vào BANGCHU trong ô địa chỉ thì sheet In-TC trắng xoá, không còn thấy phiếu thu-chi nửa. Vậy làm cách nào để nhìn thấy lại ?
H
Virgin xem lại ở đây nhé, bài 19, trang 2. File KT-Excel đặt thông tin DN, ĐC, MST tại các Cell :
Ten : InTC!$IS$1
DC : InTC!$IS$2
MST : InTC!$IS$3
Bạn có thể vào Insert / Name /Define, Click vào TEN, DC, MST, bạn sẽ thấy địa chỉ ô tham chiếu. Muốn nâng cấp File này, bạn mở thêm một Sheet mới, đặt tên là TTDN, và ghi các thông tin trên Sheet này. Sau đó, bạn đặt cho các Cell này cùng một tên với tác giả. Bạn vào Insert / Name /Define, click vào TEN, DC, MST và chọn các vùng mới tương ứng. Như vậy, mỗi lần muốn thay đổi thông tin DN mới, bạn chỉ cần thay đổi tại Sheet này.
File này khôn gsử dụng Macro, nên không có hàm đọc số thành chữ, ô có tên BANGCHU chính là ô HZ8, tại ô này, tác giả xử lý bằng các hàm giống như trong bảng kê tiền hay File của thanhnhan53. Tất cả các Cell trong InTC! dùng để chứa các thông tin về phiếu thu, phiếu chi, đều có công thức, bạn không cần nhập liệu. Nếu bạn lỡ nhập liệu nên bị mất công thức, thì bạn phải tham khảo các hàm VLOOKUP ở các ô dưới và nhập công thức lại thôi. Cụ thể, Virgin muốn hỏi về vấn đề gì, chị vẫn chưa hiểu ý, Virgin có thể nói rõ hơn không ?
Ten : InTC!$IS$1
DC : InTC!$IS$2
MST : InTC!$IS$3
Bạn có thể vào Insert / Name /Define, Click vào TEN, DC, MST, bạn sẽ thấy địa chỉ ô tham chiếu. Muốn nâng cấp File này, bạn mở thêm một Sheet mới, đặt tên là TTDN, và ghi các thông tin trên Sheet này. Sau đó, bạn đặt cho các Cell này cùng một tên với tác giả. Bạn vào Insert / Name /Define, click vào TEN, DC, MST và chọn các vùng mới tương ứng. Như vậy, mỗi lần muốn thay đổi thông tin DN mới, bạn chỉ cần thay đổi tại Sheet này.
File này khôn gsử dụng Macro, nên không có hàm đọc số thành chữ, ô có tên BANGCHU chính là ô HZ8, tại ô này, tác giả xử lý bằng các hàm giống như trong bảng kê tiền hay File của thanhnhan53. Tất cả các Cell trong InTC! dùng để chứa các thông tin về phiếu thu, phiếu chi, đều có công thức, bạn không cần nhập liệu. Nếu bạn lỡ nhập liệu nên bị mất công thức, thì bạn phải tham khảo các hàm VLOOKUP ở các ô dưới và nhập công thức lại thôi. Cụ thể, Virgin muốn hỏi về vấn đề gì, chị vẫn chưa hiểu ý, Virgin có thể nói rõ hơn không ?
Vì Virgin không đọc kỹ bài số 19 trong topic này nên không tìm được ô chứ TEN , DIACHI, MST nên đã không kiếm ra được các ô này (thật ra nó đã bị tác giả hide). Cám ơn handung107 đã hướng dẫn.
Trong sheet In-TC khi di chuyển tới ô I1 (ô Số phiếu thu chi) thì bên phải nó sẽ xuất hiện một tam giác nhỏ để khi xổ xuống sẻ có sẵn số phiếu thu chi để chọn. (diễn đạt hơi lòng vòng vì mình không biết nó gọi tên là gì). Bạn nào có thể hướng dẫn giúp cách làm cái đó trong excel không ?
Thanks
Ps. nếu đã có bài hướng dẫn thì vui lòng cho mình lại địa chỉ để đọc vì mình không biết tên của nó là gì nên không kiếm được.
Thanks
Ps. nếu đã có bài hướng dẫn thì vui lòng cho mình lại địa chỉ để đọc vì mình không biết tên của nó là gì nên không kiếm được.
D
Bạn xem lại bài của Handung107 ngày 17/06/2005 với tựa đề Cập nhật thông tin DN vào File KT-Excel với nội dung sau:Virgin nói:
"Bạn DongocAnh có hỏi về các ô C3 Sheet ct-no, ô E2 Sheet th-no, các ô này tác giả thiết lập Data/Validation thôi, cách làm đã có bài hướng dẫn, bạn có thể tham khảo trên diễn đàn. Bạn vào Data / Validation, chú ý phần Source xem tham chiếu đến miền nào, dãy nào, bạn sẽ hiểu được thôi"
Bạn xem lại nhé.
H
Thiết kế các mẫu BC & sổ sách
Để thiết kế đúng các mẫu BC & sổ sách, dĩ nhiên chúng ta phải có mẫu đúng chuẩn và mới nhất.
1/ Gom các BC, Sổ sách có cùng mẫu thiết kế trên một Sheet :
Các mẫu này có cùng một cấu trúc giống nhau : số cột bằng nhau, vị trí, độ rộng các cột, chúng khác nhau chỉ phần tiêu đề.
Đó là các mẫu sổ như : Sổ NK Thu Tiền, NK Chi Tiền (của NK Chung), các lọai phiếu Thu, Chi, Nhập Xuất.
Các mẫu BC gồm : BC HH Bán ra & Mua vào, BC HH Mua vào có HĐ bán hàng (không có thuế GTGT)
Tuy nhiên,nếu một số chi cục thuế đã áp dụng bảng kê mã vạch cho tờ khai thuế GTGT, các BC HH Bán ra, Mua vào, thì khi thiết kế, chúng ta phải thiết kế đúng với các mẫu này để dễ dàng Paste vào phần mềm có mã vạch của Bộ Tài Chính.
Đối với lọai 1, chúng ta sẽ đặt sự chọn lựa tại một Cell nào đó, td : trong File Excel - KT, tác giả đặt tại Cell A2, khi A2 là R sẽ là Bảng kê HH DV Bán ra, còn khi A2 ="", sẽ là Bảng Kê HH, DV Mua Vào. Chúng ta chỉ cần sử dụng các công thức IF, là có được các hàng tiêu đề tại các ô tương ứng, phù hợp với các chọn lựa của mình khi in BC. Nếu muốn chuyên nghiệp hơn, bạn có thể dùng Data / Validation.
Bạn chọn một vùng nào đó, nhập các vùng tiêu đề để làm DS nguồn, bạn có thể Hide vùng này đi, hoặc Format cho Font chữ màu trắng.
Các thí dụ về Data / Validation, bạn có thể tham khảo trong các File trên TV hoặc các đề tài trên diễn đàn
2/ Đối với các lọai sổ chi tiết, nhiều mặt hàng, nhiều tài khỏan :
Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm HH, Sổ chi tiết các Tài khỏan, Sổ Cái, Chứng Từ ghi sổ (đối với hình thức Chứng từ ghi sổ), các phiếu Thu, Chi, Nhập, Xuất..., chúng chỉ cần một Sheet duy nhất cho một lọai sổ, phiếu. Các bạn sẽ đặt Data / Validation, để tạo DS cho một Cell cố định, và đặt các công thức tham chiếu đến các ô này để rút dữ liệu ra từ một nguồn chính.
Td : Sổ chi tiết các tài khỏan hay sổ cái, bạn hãy dùng vùng DM của tài khỏan để đặt Data / Validation, sổ CT VLSPHH, bạn dùng vùng DM Mặt Hàng để làm nguồn DS cho Validation
Sau cùng, khi thiết kế sổ, bạn hãy dùng Style. Bạn vào Format Style, đặt tên cho Style là Tieudechinh chẳng hạn cho tiêu đề lớn, bạn quy định Font chữ, màu chữ, kiểu chữ...cùng vài định dạng khác. Bạn đặt thêm vài kiểu Style nữa, khi nào cần, bạn chỉ cần chọn vùng, và mở hộp Style ra để nhấp vào các tên lựa chọn kiểu định dạng của mình.
Bạn cũng cần chọn các sổ, BC có cùng vị trí đặt các thông tin DN lại theo từng nhóm. Giữ phím Ctrl và nhập cùng lúc Tên Cty, ĐC, MST...
Nếu bạn tạo riêng Sheet về thông tin DN, thì bạn nhập công thức vào các Cell này thay vì nhập thẳng tên Cty.
Td : Bạn đặt tên cty tại Cell A2 của Sheet TTDN. Bạn giữ Ctrl và chọn các Sheet cùng nhóm để nhập công thức như sau : ="Tên Cty :"&" "&TTDN!A2. Tương tự cho ĐC, MST...
Đến đây, chúng ta sẽ tạm ngưng. Hẹn các bạn dịp sau nhé. Chúc các bạn thành công
Để thiết kế đúng các mẫu BC & sổ sách, dĩ nhiên chúng ta phải có mẫu đúng chuẩn và mới nhất.
1/ Gom các BC, Sổ sách có cùng mẫu thiết kế trên một Sheet :
Các mẫu này có cùng một cấu trúc giống nhau : số cột bằng nhau, vị trí, độ rộng các cột, chúng khác nhau chỉ phần tiêu đề.
Đó là các mẫu sổ như : Sổ NK Thu Tiền, NK Chi Tiền (của NK Chung), các lọai phiếu Thu, Chi, Nhập Xuất.
Các mẫu BC gồm : BC HH Bán ra & Mua vào, BC HH Mua vào có HĐ bán hàng (không có thuế GTGT)
Tuy nhiên,nếu một số chi cục thuế đã áp dụng bảng kê mã vạch cho tờ khai thuế GTGT, các BC HH Bán ra, Mua vào, thì khi thiết kế, chúng ta phải thiết kế đúng với các mẫu này để dễ dàng Paste vào phần mềm có mã vạch của Bộ Tài Chính.
Đối với lọai 1, chúng ta sẽ đặt sự chọn lựa tại một Cell nào đó, td : trong File Excel - KT, tác giả đặt tại Cell A2, khi A2 là R sẽ là Bảng kê HH DV Bán ra, còn khi A2 ="", sẽ là Bảng Kê HH, DV Mua Vào. Chúng ta chỉ cần sử dụng các công thức IF, là có được các hàng tiêu đề tại các ô tương ứng, phù hợp với các chọn lựa của mình khi in BC. Nếu muốn chuyên nghiệp hơn, bạn có thể dùng Data / Validation.
Bạn chọn một vùng nào đó, nhập các vùng tiêu đề để làm DS nguồn, bạn có thể Hide vùng này đi, hoặc Format cho Font chữ màu trắng.
Các thí dụ về Data / Validation, bạn có thể tham khảo trong các File trên TV hoặc các đề tài trên diễn đàn
2/ Đối với các lọai sổ chi tiết, nhiều mặt hàng, nhiều tài khỏan :
Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm HH, Sổ chi tiết các Tài khỏan, Sổ Cái, Chứng Từ ghi sổ (đối với hình thức Chứng từ ghi sổ), các phiếu Thu, Chi, Nhập, Xuất..., chúng chỉ cần một Sheet duy nhất cho một lọai sổ, phiếu. Các bạn sẽ đặt Data / Validation, để tạo DS cho một Cell cố định, và đặt các công thức tham chiếu đến các ô này để rút dữ liệu ra từ một nguồn chính.
Td : Sổ chi tiết các tài khỏan hay sổ cái, bạn hãy dùng vùng DM của tài khỏan để đặt Data / Validation, sổ CT VLSPHH, bạn dùng vùng DM Mặt Hàng để làm nguồn DS cho Validation
Sau cùng, khi thiết kế sổ, bạn hãy dùng Style. Bạn vào Format Style, đặt tên cho Style là Tieudechinh chẳng hạn cho tiêu đề lớn, bạn quy định Font chữ, màu chữ, kiểu chữ...cùng vài định dạng khác. Bạn đặt thêm vài kiểu Style nữa, khi nào cần, bạn chỉ cần chọn vùng, và mở hộp Style ra để nhấp vào các tên lựa chọn kiểu định dạng của mình.
Bạn cũng cần chọn các sổ, BC có cùng vị trí đặt các thông tin DN lại theo từng nhóm. Giữ phím Ctrl và nhập cùng lúc Tên Cty, ĐC, MST...
Nếu bạn tạo riêng Sheet về thông tin DN, thì bạn nhập công thức vào các Cell này thay vì nhập thẳng tên Cty.
Td : Bạn đặt tên cty tại Cell A2 của Sheet TTDN. Bạn giữ Ctrl và chọn các Sheet cùng nhóm để nhập công thức như sau : ="Tên Cty :"&" "&TTDN!A2. Tương tự cho ĐC, MST...
Đến đây, chúng ta sẽ tạm ngưng. Hẹn các bạn dịp sau nhé. Chúc các bạn thành công
H
Danh Mục các mẫu sổ KT áp dụng cho các DN vừa và nhỏ
Có lẽ vấn đề này các bạn ai cũng biết, tuy vậy, tôi vẫn điểm sơ qua các mẫu sổ cần thiết mà chúng ta phải có
1/ Các mẫu sổ chung cho các hình thức kế toán : NKChung, CTGS, NKSổ Cái
-Sổ quỹ tiền mặt
-Sổ tiền gửi NH
-Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ
-Sổ theo dõi séc
-Sổ kho (thẻ kho)
-Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá
-Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá
- Sổ tài sản cố định
-Sổ theo dõi tài sản cố định và dụng cụ tại nơi sử dụng
-Sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán
-Sổ chi tiết tiền vay
-Sổ chi tiết bán hàng
-Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
-Sổ Lương
-Sổ chi tiết các tài khoản
-Bảng phân bố tiền lương, BHXH
-Bảng phân bổ vật liệu, công cụ
-Bảng phân bổ KHTSCĐ
-Bảng PB CP trả trước
-Thẻ tính giá thành sản phẩm
2/Ngoài các sổ chung, chúng ta cần các mẫu sổ cụ thể cho từng hình thức KT như sau :
a/Hình thức NKChung :
- Sổ NKChung
-Sổ Cái (dùng cho NKChung)
-Sổ NKThu Tiền
-Sổ NKChi Tiền
-Sổ NKBán Hàng
-Sổ NKMua Hàng
b/Hình thức CTGS :
-Chứng Từ Ghi Sổ
-Sổ Đăng ký CTGS
-Sổ Cái (dùng cho CTGS)
c/Hình thức NKSổ Cái :
-NKSổ Cái
3/Các Mẫu BC hàng tháng, quý, năm :
-BC HH Mua vào
-BC HH Mua vào có HĐ Bán Hàng
-BC HH Bán ra
-Tờ khai thuế GTGT
-Bảng CĐSPS
-Bảng CĐKT
-BC NXT HH
-Kết quả hoạt động KD
-BC Lưu chuyển tiến tệ
-Tờ khai QT thuế TNDN...
Có lẽ vấn đề này các bạn ai cũng biết, tuy vậy, tôi vẫn điểm sơ qua các mẫu sổ cần thiết mà chúng ta phải có
1/ Các mẫu sổ chung cho các hình thức kế toán : NKChung, CTGS, NKSổ Cái
-Sổ quỹ tiền mặt
-Sổ tiền gửi NH
-Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ
-Sổ theo dõi séc
-Sổ kho (thẻ kho)
-Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá
-Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá
- Sổ tài sản cố định
-Sổ theo dõi tài sản cố định và dụng cụ tại nơi sử dụng
-Sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán
-Sổ chi tiết tiền vay
-Sổ chi tiết bán hàng
-Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
-Sổ Lương
-Sổ chi tiết các tài khoản
-Bảng phân bố tiền lương, BHXH
-Bảng phân bổ vật liệu, công cụ
-Bảng phân bổ KHTSCĐ
-Bảng PB CP trả trước
-Thẻ tính giá thành sản phẩm
2/Ngoài các sổ chung, chúng ta cần các mẫu sổ cụ thể cho từng hình thức KT như sau :
a/Hình thức NKChung :
- Sổ NKChung
-Sổ Cái (dùng cho NKChung)
-Sổ NKThu Tiền
-Sổ NKChi Tiền
-Sổ NKBán Hàng
-Sổ NKMua Hàng
b/Hình thức CTGS :
-Chứng Từ Ghi Sổ
-Sổ Đăng ký CTGS
-Sổ Cái (dùng cho CTGS)
c/Hình thức NKSổ Cái :
-NKSổ Cái
3/Các Mẫu BC hàng tháng, quý, năm :
-BC HH Mua vào
-BC HH Mua vào có HĐ Bán Hàng
-BC HH Bán ra
-Tờ khai thuế GTGT
-Bảng CĐSPS
-Bảng CĐKT
-BC NXT HH
-Kết quả hoạt động KD
-BC Lưu chuyển tiến tệ
-Tờ khai QT thuế TNDN...
H
Các bạn đừng Post bài lan man quá, đã có Topic chuyển số thành chữ, yêu cầu đừng Post bài vào đây, nên các bài này tôi sẽ xoá
Bạn nào muốn tham khảo về các công thức, hàm chuyển số thành chữ, xem tại đây :
http://webketoan.com/forum/showthread.php?t=2796
Bạn nào muốn tham khảo về các công thức, hàm chuyển số thành chữ, xem tại đây :
http://webketoan.com/forum/showthread.php?t=2796
H
To Hoang thuy hanh, bạn phải nói rõ là File nào ? Tôi không có File KT nào cả, tôi chỉ upload File KT của các bạn khác thôi, và thường các File sử dụng Font Unicode. Bạn xem lại nhé
H
File mau so sach
Đây chưa phải là các mẫu sổ & BC mới nhất và đầy đủ, nhưng cũng tạm chính xác. Trong File này, tôi muốn giới thiệu với các bạn những gì tôi đã nói ở các bài trên.
Các bạn hãy vào Format / Style. Tôi đặt 2 Style mẫu là Tuadeso va TTDN. Tất cả các tựa đề sổ sẽ có cùng kiểu Font, size, màu đã được định sẵn trong Style Tuadeso
Các góc trên trái của mỗi Sheet sẽ chứa công thức để bạn có thể hiểu rõ sự tiện lợi của Sheet Thôn gtin DN đó.
Các mẫu sổ gần giống nhau như : NK Thu Tiền & Chi Tiền, Bảng Tổng Hợp VL, SP, HH ...sẽ chứa những công thức và Validation phù hợp với chọn lựa của bạn.
Những công thức đơn giản đầu tiên, những dạng Validation căn bản, và trang Index cùng những Button đơn giản nhất sẽ là bước đầu khởi tạo giao diện cho File KT của bạn. Các bạn có thể từ từ thiết kế thêm những cái khác như : Menu, bảng chọn dữ liệu, nếu ta bắt đầu cho các bảng DMục trong những bài kế tiếp
Đây chưa phải là các mẫu sổ & BC mới nhất và đầy đủ, nhưng cũng tạm chính xác. Trong File này, tôi muốn giới thiệu với các bạn những gì tôi đã nói ở các bài trên.
Các bạn hãy vào Format / Style. Tôi đặt 2 Style mẫu là Tuadeso va TTDN. Tất cả các tựa đề sổ sẽ có cùng kiểu Font, size, màu đã được định sẵn trong Style Tuadeso
Các góc trên trái của mỗi Sheet sẽ chứa công thức để bạn có thể hiểu rõ sự tiện lợi của Sheet Thôn gtin DN đó.
Các mẫu sổ gần giống nhau như : NK Thu Tiền & Chi Tiền, Bảng Tổng Hợp VL, SP, HH ...sẽ chứa những công thức và Validation phù hợp với chọn lựa của bạn.
Những công thức đơn giản đầu tiên, những dạng Validation căn bản, và trang Index cùng những Button đơn giản nhất sẽ là bước đầu khởi tạo giao diện cho File KT của bạn. Các bạn có thể từ từ thiết kế thêm những cái khác như : Menu, bảng chọn dữ liệu, nếu ta bắt đầu cho các bảng DMục trong những bài kế tiếp
T
Hoàn thiện file KT-excel
Chào chị HanDung. Cảm ơn chị rất nhiều về những kinh nghiệm và kiến thức quý báu chị đã chia sẻ.
Tôi cũng mới bắt đầu nghiên cức excel để công việc kế toán trong công ty đỡ vất vả.
Đúng là việc thêm các sheet về DMKH, DMNCC, DMHH là đúng, nhưng không biết khi thêm như thế thì có phải chỉnh sửa nhiều các sheet khác không? Tôi không ngại, nhưng vì mới nhập môn nên chỉ sợ làm rối tung lên rất sợ.
Ngoài ra chị HanDung cũng cho hỏi thêm luôn là ta nên sử dụng file KT-excel để quản lý KT ntn là hợp lý nhất? Tức là mỗi tháng sẽ tạo ra một file mới, quản lý riêng biệt hay là quản lý theo năm tài chính?
Cảm ơn chị nhiều.
Chào chị HanDung. Cảm ơn chị rất nhiều về những kinh nghiệm và kiến thức quý báu chị đã chia sẻ.
Tôi cũng mới bắt đầu nghiên cức excel để công việc kế toán trong công ty đỡ vất vả.
Đúng là việc thêm các sheet về DMKH, DMNCC, DMHH là đúng, nhưng không biết khi thêm như thế thì có phải chỉnh sửa nhiều các sheet khác không? Tôi không ngại, nhưng vì mới nhập môn nên chỉ sợ làm rối tung lên rất sợ.
Ngoài ra chị HanDung cũng cho hỏi thêm luôn là ta nên sử dụng file KT-excel để quản lý KT ntn là hợp lý nhất? Tức là mỗi tháng sẽ tạo ra một file mới, quản lý riêng biệt hay là quản lý theo năm tài chính?
Cảm ơn chị nhiều.
H
Tạo trang Index và các bảng DM
Trang Index, các bạn có thể dùng ngay add-in Asap Utilities để tạo trang Index được nhanh chóng. Bạn vào Menu Asap / Sheets / Create an Index page with all Sheets (clickable). Nếu không, bạn có thể làm thủ công bằng cách vào Insert/ Hyperlink. Tại hộp Text to Display, bạn gõ tên bạn muốn thể hiện. Tại Place In This Document, bạn chọn Sheet cần Link đến. Sau đó, bạn có thể Format Cell Link này để có Font chữ, Size, màu chữ như ý muốn.
Việc cần thiết tạo các bảng DM hầu như quá rõ ràng. Nhưng tạo bao nhiêu bảng DM và thiết kế các Mã như thế nào là cả một vấn đề vì nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình thiết kế File sau này của bạn khá nhiều. Như ta xây ngôi nhà cũng vậy, ta phải suy nghĩ trước xem ta sẽ xây mấy lầu, bố trí mấy phòng, vị trí, chức năng các phòng sẽ đặt ở đâu.
Thông thường, chúng ta sẽ có các bảng DM sau : DM khách hàng, DM Nhà CC, DM Nhân viên, DM Mặt Hàng, DM Tài khoản. Nếu bạn chỉ thiết kế File cho vừa đủ, thì bạn sẽ có 1 File gọn, nhẹ và dễ sử dụng nhất. Nếu bạn muốn File của bạn có nhiều chức năng hơn, tôi sẽ đề nghị bạn nên chia thành các File riêng, bạn có thể có 3 File : File chứa các bảng DM, thông tin DN, File về HH và File về thu chi. Bạn cũng có thể tạo nhiều File hơn, nhưng tôi thấy càng nhiều File, sẽ càng khó kiểm soát các công thức vòng, các Link với nhau.
Chúng ta trở lại với bảng DM. Thiết kế các Mã là quan trọng. Các Mã phải không trùng nhau. Các bảng DM phải tổng hợp được nhiều thông tin nhất, để khi ta chỉ gọi một Mã thôi, ta sẽ có tất cả các thông tin cần thiết
Với DMKH và NCC, ít nhất ta phải có các cột sau : MãKH, TênKh, Địa chỉ, MST
Với DMMH ta sẽ có các cột sau : MãMH, TênMH, ĐVTính. Tuỳ tình hình của DN, cũng như tuỳ thuộc vào thiết kế File, bạn có thể có thêm các cột như : Đơn Giá, các số liệu đầu kỳ.
Với DMNV, có các cột như : MãNV, Tên NV, ĐC, Mã Chức vụ, Mã Phòng ban, Mã Bậc lương...Và dĩ nhiên, nếu bạn có các cột Mã Phòng ban, Mã CV, Mã Bậc Lương, thì bạn sẽ phải có các bảng DM tương ứng để khi nhìn Mã CV, Mã Phòng Ban, Mã Bậc Lương, bạn có thể tìm ra ngay NV đó có chức vụ gì, làm việc ở phòng ban nào, hệ số bậc lương là bao nhiêu ?
Với bảng DM Tài khoản, bạn sẽ có Mã TK, và tên TK. Tuỳ thiết kế, bạn cũng có thể đặt các số liệu đầu kỳ vào bảng DM này, hoặc bạn cũng có thể tạo thêm các cột TK cấp 1, cấp 2...Chúng ta sẽ tham khảo cách đặt Mã trong các bảng DM của các File KT trên WKT trong bài sau nhé các bạn
Trang Index, các bạn có thể dùng ngay add-in Asap Utilities để tạo trang Index được nhanh chóng. Bạn vào Menu Asap / Sheets / Create an Index page with all Sheets (clickable). Nếu không, bạn có thể làm thủ công bằng cách vào Insert/ Hyperlink. Tại hộp Text to Display, bạn gõ tên bạn muốn thể hiện. Tại Place In This Document, bạn chọn Sheet cần Link đến. Sau đó, bạn có thể Format Cell Link này để có Font chữ, Size, màu chữ như ý muốn.
Việc cần thiết tạo các bảng DM hầu như quá rõ ràng. Nhưng tạo bao nhiêu bảng DM và thiết kế các Mã như thế nào là cả một vấn đề vì nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình thiết kế File sau này của bạn khá nhiều. Như ta xây ngôi nhà cũng vậy, ta phải suy nghĩ trước xem ta sẽ xây mấy lầu, bố trí mấy phòng, vị trí, chức năng các phòng sẽ đặt ở đâu.
Thông thường, chúng ta sẽ có các bảng DM sau : DM khách hàng, DM Nhà CC, DM Nhân viên, DM Mặt Hàng, DM Tài khoản. Nếu bạn chỉ thiết kế File cho vừa đủ, thì bạn sẽ có 1 File gọn, nhẹ và dễ sử dụng nhất. Nếu bạn muốn File của bạn có nhiều chức năng hơn, tôi sẽ đề nghị bạn nên chia thành các File riêng, bạn có thể có 3 File : File chứa các bảng DM, thông tin DN, File về HH và File về thu chi. Bạn cũng có thể tạo nhiều File hơn, nhưng tôi thấy càng nhiều File, sẽ càng khó kiểm soát các công thức vòng, các Link với nhau.
Chúng ta trở lại với bảng DM. Thiết kế các Mã là quan trọng. Các Mã phải không trùng nhau. Các bảng DM phải tổng hợp được nhiều thông tin nhất, để khi ta chỉ gọi một Mã thôi, ta sẽ có tất cả các thông tin cần thiết
Với DMKH và NCC, ít nhất ta phải có các cột sau : MãKH, TênKh, Địa chỉ, MST
Với DMMH ta sẽ có các cột sau : MãMH, TênMH, ĐVTính. Tuỳ tình hình của DN, cũng như tuỳ thuộc vào thiết kế File, bạn có thể có thêm các cột như : Đơn Giá, các số liệu đầu kỳ.
Với DMNV, có các cột như : MãNV, Tên NV, ĐC, Mã Chức vụ, Mã Phòng ban, Mã Bậc lương...Và dĩ nhiên, nếu bạn có các cột Mã Phòng ban, Mã CV, Mã Bậc Lương, thì bạn sẽ phải có các bảng DM tương ứng để khi nhìn Mã CV, Mã Phòng Ban, Mã Bậc Lương, bạn có thể tìm ra ngay NV đó có chức vụ gì, làm việc ở phòng ban nào, hệ số bậc lương là bao nhiêu ?
Với bảng DM Tài khoản, bạn sẽ có Mã TK, và tên TK. Tuỳ thiết kế, bạn cũng có thể đặt các số liệu đầu kỳ vào bảng DM này, hoặc bạn cũng có thể tạo thêm các cột TK cấp 1, cấp 2...Chúng ta sẽ tham khảo cách đặt Mã trong các bảng DM của các File KT trên WKT trong bài sau nhé các bạn
H
Thiết kế Mã và các bảng DM
Khi đặt mã, các bạn sẽ muốn nếu có mã bị trùng lặp, sẽ được thông báo ngay. Chúng ta sẽ nhờ Data / Validation kiểm soát giúp chúng ta việc này. Bạn có thể tham khảo tại đây :
http://webketoan.com/forum/showthread.php?t=4969&page=3
Với File KT của thanhnhan, bạn ấy thiết kế DMKH, NCC, và NV chung một bảng, bảng này sẽ có thêm cột tênKH, hay tên NV, vừa có tên Cty. Cách này cũng thích hợp, vì như thế tiết kiệm được một bảng DMNV, vừa có tên để lên phiếu thu, phiếu chi. Nhưng bạn sẽ khó lên sổ lương, bảng lương nếu thiết kế chung như vậy
Với File KT tham khảo, tác giả đặt DMKH, DMNCC chung một bảng với nhau, và quy định nếu là KH sẽ có thêm 131 trước mã KH, và 331 trước mã NCC để phân biệt.
TD : 131AA nghĩa là Cty AA là KH. Và 331AA thì Cty AA là NCC.
Với File KT của Vanet, tác giả thiết kế như sau : Ngoài các bảng DM bình thường, có thêm bảng DM các đối tượng KT. Đối tượng KT, ta tạm hiểu bao gồm tất cả các TK chi tiết cần theo dõi như : 131, 141, 142, 156, 331, 333...Tác giả cũng đặt các Mã TK tiêu biểu trước các Mã đối tượng khác nhau. Cách này khá nhiều ưu điểm khi thiết kế File để theo dõi, nhất là với cách thiết kế bao gồm 1 Form cho nhiều loại sổ khác nhau để tiết kiệm việc mở thêm quá nhiều Sheet. Nhưng ngược lại, sẽ nảy sinh hạn chế khác : Nếu KH của bạn khoảng vài trăm, mặt hàng của bạn khoảng vài trăm, công nợ của bạn khoảng vài chục, bạn sẽ không quản lý nổi. Bạn đừng vội nói rằng vì Excel không thể sử dụng để làm CSDL hay hạn chế của nó ...gì gì khác... Chẳng qua, chúng ta chưa sắp xếp chỗ đủ cho nó thôi.
Nhưng điều quan trọng nhất là, ta phải đặt mã sao cho có một phần cố định để sắp xếp cho các công thức, các hàm của ta không bị xáo trộn, thay đổi và một phần mở để người sử dụng tuỳ thích sửa đổi cho phù hợp.
Và nếu với cách nghĩ này, giải pháp đúng sẽ là đặt các Mã TK là phần cố định, kết hợp với phần mở rộng là các mã KH, NCC, MH...tương ứng
Chúng ta sẽ tiếp tục nữa trong bài sau...Các bạn cho ý kiến nhé
Khi đặt mã, các bạn sẽ muốn nếu có mã bị trùng lặp, sẽ được thông báo ngay. Chúng ta sẽ nhờ Data / Validation kiểm soát giúp chúng ta việc này. Bạn có thể tham khảo tại đây :
http://webketoan.com/forum/showthread.php?t=4969&page=3
Với File KT của thanhnhan, bạn ấy thiết kế DMKH, NCC, và NV chung một bảng, bảng này sẽ có thêm cột tênKH, hay tên NV, vừa có tên Cty. Cách này cũng thích hợp, vì như thế tiết kiệm được một bảng DMNV, vừa có tên để lên phiếu thu, phiếu chi. Nhưng bạn sẽ khó lên sổ lương, bảng lương nếu thiết kế chung như vậy
Với File KT tham khảo, tác giả đặt DMKH, DMNCC chung một bảng với nhau, và quy định nếu là KH sẽ có thêm 131 trước mã KH, và 331 trước mã NCC để phân biệt.
TD : 131AA nghĩa là Cty AA là KH. Và 331AA thì Cty AA là NCC.
Với File KT của Vanet, tác giả thiết kế như sau : Ngoài các bảng DM bình thường, có thêm bảng DM các đối tượng KT. Đối tượng KT, ta tạm hiểu bao gồm tất cả các TK chi tiết cần theo dõi như : 131, 141, 142, 156, 331, 333...Tác giả cũng đặt các Mã TK tiêu biểu trước các Mã đối tượng khác nhau. Cách này khá nhiều ưu điểm khi thiết kế File để theo dõi, nhất là với cách thiết kế bao gồm 1 Form cho nhiều loại sổ khác nhau để tiết kiệm việc mở thêm quá nhiều Sheet. Nhưng ngược lại, sẽ nảy sinh hạn chế khác : Nếu KH của bạn khoảng vài trăm, mặt hàng của bạn khoảng vài trăm, công nợ của bạn khoảng vài chục, bạn sẽ không quản lý nổi. Bạn đừng vội nói rằng vì Excel không thể sử dụng để làm CSDL hay hạn chế của nó ...gì gì khác... Chẳng qua, chúng ta chưa sắp xếp chỗ đủ cho nó thôi.
Nhưng điều quan trọng nhất là, ta phải đặt mã sao cho có một phần cố định để sắp xếp cho các công thức, các hàm của ta không bị xáo trộn, thay đổi và một phần mở để người sử dụng tuỳ thích sửa đổi cho phù hợp.
Và nếu với cách nghĩ này, giải pháp đúng sẽ là đặt các Mã TK là phần cố định, kết hợp với phần mở rộng là các mã KH, NCC, MH...tương ứng
Chúng ta sẽ tiếp tục nữa trong bài sau...Các bạn cho ý kiến nhé
Trong thiết kế danh mục, có trường hợp 331 và 131 chỉ là một thì phải tạo 2 mã, như vậy thì data sẽ nhiều lên và cũng mất thời gian nữa.
Ta cũng có thể làm như vầy được không:
1. DM tài khoản: sẽ kiêm luôn bảng cân đối
2. DM tên: bao gồm cả các nhà cung cấp, khách hàng, tên công ty, các đối tượng thu chi.
Và như thế, sheet nhập liệu của chúng ta sẽ bao gồm 2 cột: cột tên và cột tài khoản, tôi thấy như vậy tổng hợp cũng không khó lắm.
Riêng phần đặt mã, tôi muốn hỏi làm như thế nào cho tiện và dễ nhớ.
Ví dụ: Nhân viên tên: Hoàng Nghĩa Khang, thì phải đặt mã như thế nào?
Các bạn vui lòng thảo luận thêm.
Ta cũng có thể làm như vầy được không:
1. DM tài khoản: sẽ kiêm luôn bảng cân đối
2. DM tên: bao gồm cả các nhà cung cấp, khách hàng, tên công ty, các đối tượng thu chi.
Và như thế, sheet nhập liệu của chúng ta sẽ bao gồm 2 cột: cột tên và cột tài khoản, tôi thấy như vậy tổng hợp cũng không khó lắm.
Riêng phần đặt mã, tôi muốn hỏi làm như thế nào cho tiện và dễ nhớ.
Ví dụ: Nhân viên tên: Hoàng Nghĩa Khang, thì phải đặt mã như thế nào?
Các bạn vui lòng thảo luận thêm.
- Trạng thái
Similar threads
Xem nhiều
- M
- M
- T
- MTổng hợp các nội dung liên quan đến việc thi tuyển vào ngân hàng!
- Started by mechipchip
- Lượt xem: 2,901,183
- J
Liên kết
Chia sẻ trang
