Thiết kế các mẫu BC & sổ sách
Để thiết kế đúng các mẫu BC & sổ sách, dĩ nhiên chúng ta phải có mẫu đúng chuẩn và mới nhất.
1/ Gom các BC, Sổ sách có cùng mẫu thiết kế trên một Sheet :
Các mẫu này có cùng một cấu trúc giống nhau : số cột bằng nhau, vị trí, độ rộng các cột, chúng khác nhau chỉ phần tiêu đề.
Đó là các mẫu sổ như : Sổ NK Thu Tiền, NK Chi Tiền (của NK Chung), các lọai phiếu Thu, Chi, Nhập Xuất.
Các mẫu BC gồm : BC HH Bán ra & Mua vào, BC HH Mua vào có HĐ bán hàng (không có thuế GTGT)
Tuy nhiên,nếu một số chi cục thuế đã áp dụng bảng kê mã vạch cho tờ khai thuế GTGT, các BC HH Bán ra, Mua vào, thì khi thiết kế, chúng ta phải thiết kế đúng với các mẫu này để dễ dàng Paste vào phần mềm có mã vạch của Bộ Tài Chính.
Đối với lọai 1, chúng ta sẽ đặt sự chọn lựa tại một Cell nào đó, td : trong File Excel - KT, tác giả đặt tại Cell A2, khi A2 là R sẽ là Bảng kê HH DV Bán ra, còn khi A2 ="", sẽ là Bảng Kê HH, DV Mua Vào. Chúng ta chỉ cần sử dụng các công thức IF, là có được các hàng tiêu đề tại các ô tương ứng, phù hợp với các chọn lựa của mình khi in BC. Nếu muốn chuyên nghiệp hơn, bạn có thể dùng Data / Validation.
Bạn chọn một vùng nào đó, nhập các vùng tiêu đề để làm DS nguồn, bạn có thể Hide vùng này đi, hoặc Format cho Font chữ màu trắng.
Các thí dụ về Data / Validation, bạn có thể tham khảo trong các File trên TV hoặc các đề tài trên diễn đàn
2/ Đối với các lọai sổ chi tiết, nhiều mặt hàng, nhiều tài khỏan :
Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm HH, Sổ chi tiết các Tài khỏan, Sổ Cái, Chứng Từ ghi sổ (đối với hình thức Chứng từ ghi sổ), các phiếu Thu, Chi, Nhập, Xuất..., chúng chỉ cần một Sheet duy nhất cho một lọai sổ, phiếu. Các bạn sẽ đặt Data / Validation, để tạo DS cho một Cell cố định, và đặt các công thức tham chiếu đến các ô này để rút dữ liệu ra từ một nguồn chính.
Td : Sổ chi tiết các tài khỏan hay sổ cái, bạn hãy dùng vùng DM của tài khỏan để đặt Data / Validation, sổ CT VLSPHH, bạn dùng vùng DM Mặt Hàng để làm nguồn DS cho Validation
Sau cùng, khi thiết kế sổ, bạn hãy dùng Style. Bạn vào Format Style, đặt tên cho Style là Tieudechinh chẳng hạn cho tiêu đề lớn, bạn quy định Font chữ, màu chữ, kiểu chữ...cùng vài định dạng khác. Bạn đặt thêm vài kiểu Style nữa, khi nào cần, bạn chỉ cần chọn vùng, và mở hộp Style ra để nhấp vào các tên lựa chọn kiểu định dạng của mình.
Bạn cũng cần chọn các sổ, BC có cùng vị trí đặt các thông tin DN lại theo từng nhóm. Giữ phím Ctrl và nhập cùng lúc Tên Cty, ĐC, MST...
Nếu bạn tạo riêng Sheet về thông tin DN, thì bạn nhập công thức vào các Cell này thay vì nhập thẳng tên Cty.
Td : Bạn đặt tên cty tại Cell A2 của Sheet TTDN. Bạn giữ Ctrl và chọn các Sheet cùng nhóm để nhập công thức như sau : ="Tên Cty :"&" "&TTDN!A2. Tương tự cho ĐC, MST...
Đến đây, chúng ta sẽ tạm ngưng. Hẹn các bạn dịp sau nhé. Chúc các bạn thành công