Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel

Thảo luận trong 'Ứng dụng Excel' bắt đầu bởi Thanh Nam, 21 Tháng tám 2009.

88,603 lượt xem

  1. Thanh Nam

    Thanh Nam Admin

    Bài viết:
    2,879
    Đã được thích:
    616
    Giới tính:
    Nam
    Nơi ở:
    HCM
    Bài viết của tác giả Lê Minh Trí -nick ketoangiagan

    Tạo Mail Merge trong MS Word 2003
    Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word

    Một tài liệu mail merge (trộn) bao gồm:
    + Tạo một tài liệu Word bất kỳ - Main Document (tài liệu chính): là tài liệu *.doc đã soạn thảo
    + Tạo file excel *.xls bất kỳ (có thể dùng file kèm theo) - Data Source (nguồn dữ liệu): là file *.xls

    Bài viết này nhằm phục vụ cho việc lập hợp đồng lao động hằng loạt.

    1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
    2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)
    -------
    1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
    Dữ liệu trong excel – tiêu đề phải được đặt trên hàng đầu. (Dòng “Row” 1). Không có dòng trống trên tiêu đề.

    [​IMG]

    Giả sử, ta có các cột dữ liệu sau : (Cố gắng đặt tên tiêu đề dễ nhớ)
    A1 : TT,
    B1 : hoten,
    C1 : namsinh (Kiểu dữ liệu : date)
    D1 : CMND (Kiểu dữ liệu : Text)
    E1 : nghenghiep
    F1 : nguyenquan
    G1 : diachi
    H1: ngaybatdauvaolam (*)
    I1: ngayketthucthuviec (*)
    J1: ngayketthuchopdong (*)
    K1: sothangthuviec (**)
    L1 : sonamhopdong (**)
    M1 : mucluong
    N1 : mucluong1

    Chú ý :
    (**) : Nhập vào cột : số tháng thử việc và số năm hợp đồng
    K2 ….Kn : sothangthuviec (**)
    Giả sử hợp đồng lao động thử việc 2 tháng thì nhập vào các dòng tương ứng số 2 hoặc 1 tháng nhập vào số 1
    L2….Ln : sonamhopdong (**)
    Giả sử hợp đồng lao động ký 1 năm thì nhập vào các dòng tương ứng số 1 (1 năm) hoặc 2 (2 năm) nhập vào số 2

    Từ các cột K2….Kn và L2….Ln sẽ cho kết quả của :

    H2…..Hn : ngaybatdauvaolam (*)
    I2……In : ngayketthucthuviec (*)
    J2……Jn : ngayketthuchopdong (*)

    Kết quả tính toán này được thực hiện bởi hàm =edate (Sử dụng trong Add-ins bởi : Analysis ToolPak)


    [​IMG]

    2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)



    File word hướng dẫn và file mẫu tham khảo do tác giả Lê Minh Trí-ketoangiagan viết
    http://webketoan.net/uploadfiles/0va6zqnuq7xgoom.rar
    http://webketoan.net/uploadfiles/c0czr64b0r4xzj6.rar


     
    Last edited: 28 Tháng tám 2009
    #1
    loc.sc and nghimaikhongra like this.
  2. Kế Toán Già Gân

    Kế Toán Già Gân Già mà ham

    Bài viết:
    2,751
    Đã được thích:
    44
    Nơi ở:
    TP.HCM
    Xin mạn phép viết tiếp bài của anh Thanh Nam,


    2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

    + Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.

    + Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge

    [​IMG]

    Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
    Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)

    Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)

    Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)

    Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)

    Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

    Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.


    [​IMG]
    Hình 1
    Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)



    [​IMG]

    Hình 1.1

    Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)


    [​IMG]

    Hình 2
    Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)



    Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge )

    [​IMG]


    Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4


    [​IMG]

    Hình 3.1 ---> Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 3.2)​


    [​IMG]

    Hình 3.2 : Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls. Xem tiếp hình 3.3 và 3.4​


    [​IMG]

    Hình 3.3​


    Hình 3.4​


    [​IMG]

    Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

    Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau :
    TT ---> xong bấm Insert và close

    Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
    ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1


    [​IMG]

    Hình 4.1 và hình 4.2
    TT ---> xong bấm Insert và close

    Hoten ---> xong bấm Insert và close

    Namsinh ---> xong bấm Insert và close

    CMND ---> xong bấm Insert và close
    …….
    ......
    Hình 4.2​


    [​IMG]


    Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6

    Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.


    Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.

    Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)


    [​IMG]

    Chú ý thêm :

    Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng

    Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy)
    Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :

    Cách 1 :

    Cú pháp cho field dạng date time là:
    {MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}

    Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=54320&postcount=28

    Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '


    Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.

    Ứng dụng hàm fixed()
    http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
    (ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

    Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
    Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
    Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0)
    Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.

    Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.

    Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
    Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :

    Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
    ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}

    Xem cách chèn như sau :
    { MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}

    Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng

    [​IMG]

    Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này qua các bài :

    + Xử lý hàm ngày tháng như thế nào ? http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=22442
    Qua bài viết này, hiểu thêm việc ứng dụng và cài AnalysisToolPak Addin vào Excel để sử dụng hàm =EDATE

    + Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi By Mr. BNTT
    http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
    (ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

    Các bài của các website đọc thêm :

    1. + Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối) - http://tip4pc.com/word2k3-end/
    2. + USING MAIL MERGE IN WORD 2003 FOR THE PC
      http://www.wellesley.edu/Computing/Office03/MailMerge03/mailmerge03.html
    3. + Sử dụng Mail Merge - MICROSOFT WORD 2007
      http://cuocsongso.thanhnien.com.vn/Product/Pages/200921/20090521161826.aspx


    Cơ sở pháp lý để lập hợp đồng lao động :

    - Các văn bản pháp luật hiện hành : Luật lao động, Luật BHXH, Luật BHYT, Luật thuế TNCN


    - Thông tư số: 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 09 năm 2003 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI về việc Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động



    - Thông tư số: 17 /2009/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 5 năm 2009 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động


    Chú ý : bài hướng dẫn Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel cùng các files mẫu DSnhanvien.xls, HDLDMau.doc, Tron van ban 1.doc. Các bạn có thể load từ bài 1 do anh Thanh Nam, đã upload lên.

    Chúc tất cả thành công,

    Thân
     
    #2
  3. Thanh Nam

    Thanh Nam Admin

    Bài viết:
    2,879
    Đã được thích:
    616
    Giới tính:
    Nam
    Nơi ở:
    HCM
    Các bạn chỉ cần cảm ơn anh Tri-ketoangiagan vì anh là người đã tổng hợp bài này. Một bài viết như vậy theo mình anh Trí đã phải mất thời gian rảnh rỗi của ít nhất là 3 ngày + kinh nghiệm hàng chục năm làm về lao động tiền lương. Mỗi người ứng dụng được vào thực tế thì tác giả đã cảm thấy rất vui rồi
     
    #3
  4. hunglm28

    hunglm28 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    3
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ha Noi
    Chức năng này là chức năng tuyệt vời nó làm các bạn giảm được rất nhiều thời gian trong việc tạo ra các văn bản có nội dung giống nhau và khác biệt nhau ở một hoặc nhiều chố, bạn có thể tạo ra một danh sách từ Excel, access hay word cũng đều dùng làm data để mail merger được. Bác kế toán già gân đã làm file hướng dẫn rất kỹ rồi, chắc ai chịu khó làm theo là được thôi, với Word 2003 và 2007 cũng ko khác nhau nhiều. Tuy nhiên chưa có hướng dẫn khi chọn chế độ in nữa nên nếu ai có thắc mắc thì cứ comment thêm nhé !
     
    #4
  5. sunny3108

    sunny3108 Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    87
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Hà Nội
    bài này của anh Trí hữu ích thật đấy. Cám ơn bác nhiều nhé, đúng lúc e cũng đang muốn tham khảo. Cám ơn cả bác Thanh Nam nữa đã post lại bài này lên cho mọi người mở mang kiến thức ạ
     
    #5
  6. hathanhbkd

    hathanhbkd Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    ha noi
    các thông tin của các anh chị rất hữu ích, cảm ơn các anh chị rất nhiều.
     
    #6
  7. tranvanchinh

    tranvanchinh Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Quang nam
    Cảm ơn Webketoan rat nhieu!
     
    #7
  8. bichthao85

    bichthao85 Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    21
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    TP.HCM
    Cám ơn hai anh vì đã cho tụi em bài viết hữu ích luôn :015:
     
    #8
  9. Vuagribank

    Vuagribank Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    6
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    eakar - dak lak
    Thanks very much!
     
    #9
  10. sunday1307

    sunday1307 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ha noi
    bài viết quá hay. Không biết dùng từ nào để nói lời cám ơn
     
    #10
  11. Nguyen Bao khang

    Nguyen Bao khang Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Tp. HCM
    Cảm ơn nhều!
     
    #11
  12. the big

    the big Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Quan Binh Thanh
    Cám ơn thông tin của các anh/chị
     
    #12
  13. dthcuc

    dthcuc Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    3
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    an thanh trung an giang
    bai viet that huu it, dung luc em rat can lam hop dong lao dong. cam on anh nhe
     
    #13
  14. cnguyen

    cnguyen Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    21
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HCMC
    Trước đây tôi cũng hay dùng công cụ này để làm phiếu lương cho NV, và cũng không gặp trục trặc gì. Mới đây dùng lại (ở nơi khác) thì bị lỗi: chữ số trộn từ file excel không có dấu phân cách theo hàng đơn vị (1,000,000 --> 1000000) dù đã được định dạng.
    Các bạn vui lòng chỉ cho cách sửa.
    Cảm ơn các bạn rất nhiều.
     
    #14
  15. quick87

    quick87 Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    92
    Đã được thích:
    14
    Nơi ở:
    35
    Cái này muốn dùng dấu phân cách bạn phải sử dụng ngôn ngữ VBA bác ạ !
     
    #15
  16. Kế Toán Già Gân

    Kế Toán Già Gân Già mà ham

    Bài viết:
    2,751
    Đã được thích:
    44
    Nơi ở:
    TP.HCM
    Thứ nhất, tôi đã đọc qua bài này hôm qua nhưng lý do không trả lời là hỏi đáp cheng ngang topic.

    Thứ hai, muốn xem chuyển đổi số sang text để trộn vào văn bản, bạn load tài liệu trên về đọc kỹ sẽ làm được.

    Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.

    Ứng dụng hàm fixed()

    Ví dụ: như cột A có tên là mucluong, dòng A1 số tiền lương: 1717600
    Ta sẽ cho thêm 1 cột B có tên là mucluong1
    Sau đó, tại cột B dùng công thức như sau =FIXED(A2,0)

    Nếu không muốn dùng cột B làm cột trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào

    Ví dụ: như cột A có tên là mucluong
    Ta có thể ghi vào trong Phiếu lương ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :

    Dùng Alt+F9, thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
    ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}
    Cách chèn như sau :
    { MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}
    Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng


    Có nhất thiết phải VBA mới xử lý được không?

    Việc hỏi đáp xử lý mail merge, tôi đề nghị các bạn mờ riêng topic để không làm loãng chủ đề này.

    Thân ái,
     
    #16
  17. cnguyen

    cnguyen Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    21
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HCMC
    Cảm ơn bạn KTGG đã trả lời, tôi sẽ thử theo cách của bạn hướng dẫn.
    Việc "chen ngang topic" thi tôi không nghĩ ra vì chỉ thấy là "dùng mail merge trong word kết hợp với excel" và nó đúng với cái tôi đã dùng và bị vướng, còn ứng dụng vào HDLD hay BL thì cũng là ứng dụng thôi. Nêu phải lập một topic khác thì tôi nghĩ cũng chẳng nên mất công như vậy.
    @quick87: không cần tới VBA đâu bạn ạ! Vì trước tôi đã làm nhiều lần rồi, bây giờ về hưu làm cho Cty người nhà thì bị vướng, cảm ơn bạn đã góp ý.
     
    #17
  18. nguyentuan0911

    nguyentuan0911 Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    148
    Đã được thích:
    3
    Nơi ở:
    Hà Nội
    Cám ơn Bác bài viết rất hữu ích
     
    #18
  19. hatim202001

    hatim202001 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Quận 12
    Hợp đồng lao động tạo bằng word meil merge

    Em muốn hỏi cách in hợp đồng bằng Mail merge trong word , em đang ở trang nhân viên 1, bây giờ em muốn chuyển sang in hợp đồng nhân viên 2 em không biết vào dâu để chuyển sang nhân viên 2.
    Mong các anh , chị giúp em!.
     
    #19
  20. Kế Toán Già Gân

    Kế Toán Già Gân Già mà ham

    Bài viết:
    2,751
    Đã được thích:
    44
    Nơi ở:
    TP.HCM
    Mở tập tin lên, chọn chế độ view --> Toolsbar --> Mail merge (Minh hoạ - Hình 1).

    Sau đó, chọn nút next record (chọn mẫu tin ta cần in theo yêu cầu: hợp đồng nhân viên 2, hoặc bất kỳ nhân viên nào ta cần in) - (Minh hoạ - Hình 2)

    [​IMG]
    Hình 1





    [​IMG]
    Hình 2
     
    #20

Chia sẻ trang này