Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel

[Thanh Nam]

Bài viết của tác giả Lê Minh Trí -nick ketoangiagan

Tạo Mail Merge trong MS Word 2003
Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word

Một tài liệu mail merge (trộn) bao gồm:
+ Tạo một tài liệu Word bất kỳ - Main Document (tài liệu chính): là tài liệu *.doc đã soạn thảo
+ Tạo file excel *.xls bất kỳ (có thể dùng file kèm theo) - Data Source (nguồn dữ liệu): là file *.xls

Bài viết này nhằm phục vụ cho việc lập hợp đồng lao động hằng loạt.

1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)
-------
1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
Dữ liệu trong excel – tiêu đề phải được đặt trên hàng đầu. (Dòng “Row” 1). Không có dòng trống trên tiêu đề.

Giả sử, ta có các cột dữ liệu sau : (Cố gắng đặt tên tiêu đề dễ nhớ)
A1 : TT,
B1 : hoten,
C1 : namsinh (Kiểu dữ liệu : date)
D1 : CMND (Kiểu dữ liệu : Text)
E1 : nghenghiep
F1 : nguyenquan
G1 : diachi
H1: ngaybatdauvaolam (*)
I1: ngayketthucthuviec (*)
J1: ngayketthuchopdong (*)
K1: sothangthuviec (**)
L1 : sonamhopdong (**)
M1 : mucluong
N1 : mucluong1

Chú ý :
(**) : Nhập vào cột : số tháng thử việc và số năm hợp đồng
K2 ….Kn : sothangthuviec (**)
Giả sử hợp đồng lao động thử việc 2 tháng thì nhập vào các dòng tương ứng số 2 hoặc 1 tháng nhập vào số 1
L2….Ln : sonamhopdong (**)
Giả sử hợp đồng lao động ký 1 năm thì nhập vào các dòng tương ứng số 1 (1 năm) hoặc 2 (2 năm) nhập vào số 2

Từ các cột K2….Kn và L2….Ln sẽ cho kết quả của :

H2…..Hn : ngaybatdauvaolam (*)
I2……In : ngayketthucthuviec (*)
J2……Jn : ngayketthuchopdong (*)

Kết quả tính toán này được thực hiện bởi hàm =edate (Sử dụng trong Add-ins bởi : Analysis ToolPak)

2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)



File word hướng dẫn và file mẫu tham khảo do tác giả Lê Minh Trí-ketoangiagan viết
http://webketoan.net/uploadfiles/0va6zqnuq7xgoom.rar
http://webketoan.net/uploadfiles/c0czr64b0r4xzj6.rar

 

[Kế Toán Già Gân]

Xin mạn phép viết tiếp bài của anh Thanh Nam,


2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

+ Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.

+ Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge

Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)

Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.

Hình 1
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
​

Hình 1.1

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
​

Hình 2
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
​

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge )

Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4​

Hình 3.1 ---> Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 3.2)​

Hình 3.2 : Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls. Xem tiếp hình 3.3 và 3.4​

Hình 3.3​

Hình 3.4​

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau :
TT ---> xong bấm Insert và close

Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1

Hình 4.1 và hình 4.2
TT ---> xong bấm Insert và close

Hoten ---> xong bấm Insert và close

Namsinh ---> xong bấm Insert và close

CMND ---> xong bấm Insert và close
…….
......
Hình 4.2​

Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6

Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.


Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.

Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)

Chú ý thêm :

Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng

Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy)
Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :

Cách 1 :

Cú pháp cho field dạng date time là:
{MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}

Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=54320&postcount=28

Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '​

Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.

Ứng dụng hàm fixed()
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0)
Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.

Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :

Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}

Xem cách chèn như sau :
{ MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}

Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng

Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này qua các bài :

+ Xử lý hàm ngày tháng như thế nào ? http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=22442
Qua bài viết này, hiểu thêm việc ứng dụng và cài AnalysisToolPak Addin vào Excel để sử dụng hàm =EDATE

+ Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi By Mr. BNTT
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Các bài của các website đọc thêm :

1. + Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối) - http://tip4pc.com/word2k3-end/
2. + USING MAIL MERGE IN WORD 2003 FOR THE PC
   http://www.wellesley.edu/Computing/Office03/MailMerge03/mailmerge03.html
3. + Sử dụng Mail Merge - MICROSOFT WORD 2007
   http://cuocsongso.thanhnien.com.vn/Product/Pages/200921/20090521161826.aspx

Cơ sở pháp lý để lập hợp đồng lao động :

- Các văn bản pháp luật hiện hành : Luật lao động, Luật BHXH, Luật BHYT, Luật thuế TNCN

- Thông tư số: 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 09 năm 2003 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI về việc Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động

I. HÌNH THỨC, NỘI DUNG VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

1. Hình thức hợp đồng lao động theo Điều 3 của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP được quy định cụ thể như sau:

a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng, hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng phải ký kết bằng văn bản theo Mẫu số 1 kèm theo Thông tư này. Người sử dụng lao động chuẩn bị hợp đồng lao động theo mẫu quy định trên khổ giấy A4 và đóng dấu giáp lai giữa các trang để sử dụng trong đơn vị.
Trường hợp một bên ký kết hợp đồng lao động là người nước ngoài thì nội dung hợp đồng phải bằng tiếng Việt, sau phần tiếng Việt có thể thêm phần tiếng nước ngoài do hai bên thỏa thuận. Nội dung bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý.
Bản hợp đồng lao động có thể viết bằng bút mực các mầu (trừ mầu đỏ) hoặc đánh máy.
b) Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng hoặc hợp đồng lao động để giúp việc gia đình hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động miệng, nhưng phải bảo đảm nội dung theo qui định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động.
c) Hợp đồng lao động trong doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có thể giảm bớt một số nội dung cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
d) Ngoài hợp đồng lao động hai bên có thể ký hợp đồng trách nhiệm về tài sản được giao.

- Thông tư số: 17 /2009/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 5 năm 2009 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động


Chú ý : bài hướng dẫn Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel cùng các files mẫu DSnhanvien.xls, HDLDMau.doc, Tron van ban 1.doc. Các bạn có thể load từ bài 1 do anh Thanh Nam, đã upload lên.

Chúc tất cả thành công,

Thân

 

[Thanh Nam]

Các bạn chỉ cần cảm ơn anh Tri-ketoangiagan vì anh là người đã tổng hợp bài này. Một bài viết như vậy theo mình anh Trí đã phải mất thời gian rảnh rỗi của ít nhất là 3 ngày + kinh nghiệm hàng chục năm làm về lao động tiền lương. Mỗi người ứng dụng được vào thực tế thì tác giả đã cảm thấy rất vui rồi

 

[hunglm28]

Chức năng này là chức năng tuyệt vời nó làm các bạn giảm được rất nhiều thời gian trong việc tạo ra các văn bản có nội dung giống nhau và khác biệt nhau ở một hoặc nhiều chố, bạn có thể tạo ra một danh sách từ Excel, access hay word cũng đều dùng làm data để mail merger được. Bác kế toán già gân đã làm file hướng dẫn rất kỹ rồi, chắc ai chịu khó làm theo là được thôi, với Word 2003 và 2007 cũng ko khác nhau nhiều. Tuy nhiên chưa có hướng dẫn khi chọn chế độ in nữa nên nếu ai có thắc mắc thì cứ comment thêm nhé !

 

[sunny3108]

bài này của anh Trí hữu ích thật đấy. Cám ơn bác nhiều nhé, đúng lúc e cũng đang muốn tham khảo. Cám ơn cả bác Thanh Nam nữa đã post lại bài này lên cho mọi người mở mang kiến thức ạ