Excel và những vấn đề bạn ít biết

  • Thread starter handung107
  • Ngày gửi
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#1
Trong Excel, có những vấn đề mà chúng ta chỉ nghe thóang qua và ít để ý đến, nhưng đôi khi chính những vấn đề này lại thú vị biết chừng nào.
Bạn biết đấy, với một File Excel, bạn có thể lưu nó dưới những dạng sau : Add-in (.xla), Template (.xlt), Backup (.xlk)...Đặc biệt, có dạng lưu Workspace (.xlw) chắc bạn ít biết đến.
Bạn hãy thử mở cùng một lúc vài ba Workbook và dùng lệnh Window / arrange để sắp xếp thứ tự các Workbook này trên màn hình. Sau đó, bạn chọn File / Save Workspace. File này được mặc định với cái tên là Resume, nhưng bạn có thể đặt tên File tùy theo ý bạn.
Bây giờ, bạn đóng các Workbook trên lại, và bạn hãy Click chọn File Resume mà bạn vừa lưu ở trên, bạn sẽ thấy Excel mở cùng lúc các File mà bạn vừa mở lần trước và sắp xếp chúng theo đúng trật tự trước khi lưu
Bạn không nên di chuyển trật tự các File có trong File Workspace, vì Excel sẽ không tìm được các File này nữa. Nếu bạn thay đổi một Workbook có trong File Workspace, bạn phải lưu lại nó, vì thực ra File Workspace chỉ lưu tên và vị trí của các Workbook chứ nó không lưu lại dữ liệu.
Để thay đổi tên và vị trí các Workbook trong File Workspace, bạn hãy mở File Workspace ra, rồi điều chỉnh và sắp xếp lại các File Workbook, sau đó chọn File/ Save Workspace.
Bạn sẽ hỏi tiện ích của File này là gì ?
Nếu bạn thiết kế File Kế Tóan của bạn, và đặt các dữ liệu của bạn trong một Workbook bạn chọn là dữ liệu nguồn, các Workbook khác được thiết kế sẽ rút dữ liệu từ nguồn này. Bạn cũng biết là để các công thức trong Workbook làm việc tốt, thì Workbook nguồn phải được mở đồng thời với Workbook làm việc. Có nhiều cách để bạn mở đồng thời các Workbook này một lúc, thí dụ bạn tạo Macro chẳng hạn, hay bạn dùng Window/Hide workbook nguồn giống như File Personal.xls, nhưng như vậy mỗi lần Excel khởi động sẽ rất nặng. File Workspace này sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả việc mở cùng lúc nhiều Workbook trong một phiên làm việc
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#2
Thiết kế DS trong Excel

Khi bạn tạo một danh sách trong Excel, bạn thường được khuyên nên chừa ít nhất một dòng trông phía trên hàng tiêu đề, cũng như chừa ít nhất một cột trống phía bên trái DS.
Nếu đây là Workbook chứa dữ liệu, bạn nên tạo mỗi DS trên mỗi Sheet khác nhau, và bạn có thể Hide tất cả các cột dư ở bên phải cũng như Hide bớt các hàng dư phía dưới. Bạn cũng cần chừa lại một cột trống bên phải và hàng trống phía dưới của DS, nghĩa là xung quanh DS có ít nhất là một hàng và một cột trống.
Làm như vậy để làm gì ?
Có một lợi điểm rõ nhất là ta có thể sử dụng được tổ hợp phím tắt để lựa chọn tòan bộ DS này. Bạn hãy đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào của DS và nhấn Ctrl + Shift + * (nhớ là dấu * ở bên phần phím chữ, không phải phần số ), và như thế, tòan bộ DS sẽ được chọn
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#3
Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.
Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào
Bạn cứ thử xem nhé
 
Thích: thutran276
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#4
Không cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên ô

Thường khi muốn sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bạn chỉ cần Double Click vào ô đó, con trỏ chuột sẽ hiện diện và giúp bạn thực hiện việc sửa chữa này.
Muốn vô hiệu hóa chưc năng này, bạn hãy chọn Tool/Options, chọn Edit. Trong mục Edit, bỏ chọn mục Edit directly in Cell.
Bây giờ, nếu bạn cho ẩn thanh Formula Bar, thì người khác sẽ gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa dữ liệu đấy
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#5
In đường lưới Excel mà không phải tạo khung cho mỗi Cell

Ngòai cách dùng đặc tính Format/Cell/Border, để tạo khung viền cho các Cell, bạn cũng có thể đặt đường lưới in trên trang bảng tính bằng cách dùng Menu File / Page Setup. Nhấp chọn Tab Sheet, đánh dấu chọn ô Gridlines. (Trong một số phiên bản trước của Excel, ô này được chọn theo mặc định)
Bên cạnh đặc tính Gridlines, có 2 tùy chọn trên trang Sheet của cửa sổ Page Setup rất đáng được chú ý. Đó là Row and Column Headings cho phép in tiêu đề cột A, B, C...và số hiệu hàng 1, 2, 3...Đây là công cụ rất lý tuởng nếu bạn định in trang bảng tính làm tài liệu cho nhóm. Với tiêu đề cột và hàng này, bạn chỉ cần nói : "Chúng ta hãy chú ý ô D23", và mọi người trong nhóm sẽ nhanh chóng tìm thấy ngay vị trí đó
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#6
Chuyển giá trị Text thành công thức để tính tóan

Giả sử ta có các dữ liệu chuỗi như sau :
- Ô B1 : 1+2+3+4+5
- Ô B2 : 2*5
- Ô B3 : 10+2-4
- Ô B4 : 5*5
- Ô B5 : 8*6
Tại C1:C5, ta muốn hiện kết quả của phép tình này. Bạn có thể dùng hàm EVAL(B1), hay bạn đặt con trỏ tại C1, vào INsert/Name/Define. Bạn đặt tên công thức là KetQua. Tại Refers To, bạn nhập : =EVALUATE($B1), bạn cũng sẽ được kết quả là phép tình của các chuỗi số trên
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#7
Tổng của một dãy số liên tục

Giả sử bạn có một dãy số liên tục từ A1:A200 hay A1:W1, bạn sẽ tính tổng của dãy số này tại cell A201 và X1. Bạn chỉ cần giữ phím Alt và gõ dấu =, Excel sẽ tự động nhập công thức =SUM(A1:A200) và SUM(A1:W1) tại Cell A201 và Cell X1 giùm cho bạn.
Còn nếu bạn muốn có dấu $ để hiểu đó là giá tiền, bạn hãy thêm hàm DOLLAR vào, td : =DOLLAR(SUM(A1:A200)), bạn sẽ có kết quả $1500 chẳng hạn.
Excel còn hỗ trợ cho kế tóan một dạng Format / Cell nữa rất hay, Td nếu bạn muốn gạch dưới $1500 để nhấn mạnh, bạn hãy vào phần Underline, nhưng thay vì bạn chọn Single hay Double, bạn hãy chọn Single accounting và Double Accounting, các dạng đường kẻ dưới sẽ thóang và dễ nhìn hơn
 
adam_tran

adam_tran

Steel Partner
17/5/05
1,373
32
48
41
Goooogle
#8
Hay quá!
Về khóa dữ liệu trong cell (lock cell) bạn có thể dùng Protect sheet, công cụ này cũng rất hay nếu bạn muốn hạn chế việc nhập dữ liệu vào sheet, chỉ cho nhập một số cells và chỉ hiển thị một số công thức! Tớ mới tham gia diễn đàn, tớ nghỉ chắc có bài viết về Protection rồi.
 
ketoan4mat

ketoan4mat

Thành viên thân thiết
24/4/03
3,910
14
38
Sài Gòn đẹp lắm
#9
handung107 nói:
Thường khi muốn sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bạn chỉ cần Double Click vào ô đó, con trỏ chuột sẽ hiện diện và giúp bạn thực hiện việc sửa chữa này.
Muốn vô hiệu hóa chưc năng này, bạn hãy chọn Tool/Options, chọn Edit. Trong mục Edit, bỏ chọn mục Edit directly in Cell.
Bây giờ, nếu bạn cho ẩn thanh Formula Bar, thì người khác sẽ gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa dữ liệu đấy
Đâu cần fải Double click mới chỉnh sửa dữ liệu được, đưa con trỏ vào ô cần chọn rồi bấm F2 thì sẽ chỉnh sửa được mà. Nên việc bỏ chọn mục Edit directly in Cell trong trường hợp này ko còn tác dụng.
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#10
ketoan4mat nói:
Đâu cần fải Double click mới chỉnh sửa dữ liệu được, đưa con trỏ vào ô cần chọn rồi bấm F2 thì sẽ chỉnh sửa được mà. Nên việc bỏ chọn mục Edit directly in Cell trong trường hợp này ko còn tác dụng.
Nếu bạn giấu thanh Formula, bạn cũng sẽ không chỉnh sửa trực tiếp được trong ô ngay cả khi nhấn F2, nên việc bỏ chọn mục Edit directly in Cell vẫn có tác dụng của nó.
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#11
Chú ý Cell IV65536

Khi bạn không thể Insert thêm bất kỳ cột hay hàng nào cho bảng tính của mình, bạn hãy thử nhấn Ctrl + phím --> để đến cột cuối cùng IV, sau đó nhấn Ctrl + phím mũi tên xuống để đến hàng cuối cùng 65536 xem có ai đã nhập dữ liệu vào Cell IV65536 không ? Nếu có dữ liệu ở cell này, Excel sẽ không cho bạn Insert thêm hàng hay cột đâu
Trong trường hợp này, bạn chỉ cần Delete bớt vài cột hay vài hàng, bạn sẽ Insert lại được bình thường.
Bạn cần hiểu rằng Excel bao giờ cũng có 256 cột và 65536 dòng, thật ra khi bạn Insert thêm bao nhiêu cột trong vùng làm việc của bạn, thì Excel sẽ xóa bớt bấy nhiêu cột hay hàng ở phía sau hay phía dưới cùng của bảng tính để lúc nào cũng đảm bảo bảng tính của bạn có đúng số cột và hàng như vậy. Ngược lại, nếu bạn Delete bao nhiêu cột, hay hàng dữ liệu, thì Excel sẽ điền lại vào phía sau hay phía dưới cùng một số hàng hay cột
Thực tế, nếu muốn bảng tính của bạn chỉ hiện diện một số hàng hay cột cần thiết, bạn chỉ có thể Hide hay Unhide cột và hàng thôi
Nhưng cũng có khi, bạn thấy các Menu Insert, Delet chìm hẳn, và bạn cũng không thể chỉnh sửa độ rộng của các cột hay hàng. Khi đó, bạn có thể vào Tool / Protection để xem, nếu có Unprotect Sheet có nghĩa là Sheet đã bị khóa, bạn cứ Click vào đây để mở Sheet, đôi khi Sheet bị cài mật mã, nhưng cũng có khi không có Password, mà chỉ để ngăn bạn nếu không rành sử dụng có thể làm hư bảng tính thôi.
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#12
Bảng tính Excel chỉ có 256 cột và 65536 hàng. Nhưng nếu bạn vào Menu View/Toolbars / Control ToolBox, trên thanh Control ToolBox, bạn chọn nút More Control, khi Click vào đây, bạn sẽ thấy một DS xổ xuống. Khi bạn Click chọn Microsoft Office Spreadsheet 9.0, bạn sẽ vẽ lên trang bảng tính của mình một bảng tính khác. Bảng tính mới này có 702 cột và 65536 hàng. (cột cuối cùng là ZZ chứ không phải IV)
Nếu bạn chọn Microsoft Office Spreadsheet 10.0, trang bảng tính của bạn sẽ có 18.278 cột và 262.144 hàng. (Cột cuối cùng là ZZZ). Giao diện cũn gnhư Format của những trang bảng tính này giống như một Spreadsheet bình thường. Đây là một phần của bộ Office Web Component.
Dĩ nhiên, đây chỉ là một chi tiết thú vị của Excel thôi. Không hiểu vì lý do gì, Microsoft vần duy trì trang bảng tính chuẩn với 256 cột và 65536 hàng. Nhưng họ tìm mọi cách để nâng cao số hàng và số cột của bảng tính vì những vấn đề liên quan đến công nghệ Web. Bạn nào muốn tìm hiểu thêm về công dụng của những trang bảng tính này có thể vào trang Web của Microsoft tham khảo, hay bạn nào biết thêm ít nhiều về vấn đề này hãy chia xẻ để mọi người cùng học hỏi
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#13
Chức năng Office Clipboard

Giả sử bạn đã có một DS được nhập liệu sẵn từ các Cell trong WorkSheet và bạn muốn Copy chúng vào một Comment hay một AutoShape như TextBox hay Callout..., chắc chắn bạn không thể sử dụng chức năng Edit / Copy hay Edit / Paste như bình thường được.
Bạn hãy thử làm như sau : Chọn vùng muốn Copy, rồi dùng Edit / Cut. Sau đó, bạn chọn Office Clipboard để dán vùng dữ liệu này vào TextBox hay Comment, bảo đảm bạn sẽ thực hiện được dễ dàng
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#14
In trong Excel

Khi bảng tính của bạn có nhiều màu, có thể in bằng máy in trắng đen sẽ cho nhiều độ đen, xám đậm lạt khác nhau, nhưng bạn chỉ muốn các báo cáo có một màu đen duy nhất.
Bạn hãy vào File/Page Setup, chọn thẻ Sheet, tại mục Print, bạn đánh dấu kiểm vào Black and White. Bạn sẽ được một bản in đẹp như mong muốn
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#15
Điều khiển tính năng Zoom

Nếu bạn muốn điều khiển chức năng Zoom một cách nhanh chóng mà không cần vào Menu Zoom thì đây là một cách hiệu quả nhất.
Bạn giữ phím Ctrl và lăn nút Scroll của Mouse theo chiều kim đồng hồ, Zoom sẽ thu nhỏ lại từ từ cho đến khi chỉ còn 10%
Ngược lại, để phục hồi, bạn nhấn Ctrl và lăn Scoll theo chiều ngược lại. Mong các bạn sẽ hài lòng với tính năng này
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#16
Bạn đã dùng Add-in CellMath chưa ?

Add-in CellMath Download từ www.j-walk.com sẽ giúp các bạn cộng, trừ, nhân, chia một số vào một vùng hay dãy được chọn một cách chuyên nghiệp hơn chức năng Edit / Paste Special, ngòai ra còn các tính năng khác như áp dụng các hàm : làm tròn số, trị tuyệt đối, hàm DAY, MONTH, YEAR và các hàm khác vào dãy đã chọn. Đây là một Add-in khá hay, có thể bổ sung cho các bạn làm KT
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#17
Bạn đã thử hàm REPT chưa ?

Hàm REPT (lặp lại), gồm 2 đối số : Đối số thứ nhất là một chuỗi Text, và đối số thứ hai là số lần lập lại.
=REPT("text",n)
Td : =REPT("*",20) sẽ cho kết quả là có 20 dấu ********************
Tương tự, REPT("_",20) sẽ cho bạn một đường gạch liền nét dài 20 lần _
Ta có thể kết hợp hàm này cùng các Font Wingdings để trang trí cho bảng tính của chúng ta, vẽ các biểu đồ, đồ thị bằng cách cho chuỗi ký tự của chúng ta là những ô vuông nhỏ, kết hợp cùng các hàm khác nữa. Bạn thử dùng xem, cũng khá nhiều điều thú vị đấy
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#18
Khi một số không được xem là một số

Cách nhanh nhất để bạn chuyển các giá trị không phải số (Text) trở thành số (Number) là :
- Kích hoạt bất kỳ một ô trống nào đó trên bảng tính. Chọn Menu Edit/Copy
- Chọn vùng Text mà bạn muốn chuyển thành giá trị số. Tại hộp thoại Edit / Paste Special, chọn Add, nhấp OK
- Thủ tục này sẽ cộng thêm số 0 vào các ô, và Excel buộc phải xử lý các giá trị không phải số dưới dạng các giá trị thật sự
 
B

Bình_OverAC

Over Abnormal / Crazy
14/5/04
845
7
18
37
Nha Trang
#19
handung107 nói:
Cách nhanh nhất để bạn chuyển các giá trị không phải số (Text) trở thành số (Number) là :
- Kích hoạt bất kỳ một ô trống nào đó trên bảng tính. Chọn Menu Edit/Copy
- Chọn vùng Text mà bạn muốn chuyển thành giá trị số. Tại hộp thoại Edit / Paste Special, chọn Add, nhấp OK
- Thủ tục này sẽ cộng thêm số 0 vào các ô, và Excel buộc phải xử lý các giá trị không phải số dưới dạng các giá trị thật sự
mèn đét ơi! Cách hay như vậy mà em lại không biết! Hay quá (vậy mà em vẩn tự hào là mình hiểu hết về Paste Special).

Chị Dung ơi! Chị cho một cái đinh cho Topic này nổi lên trên để cho mọi người dể thấy nó nhất. Cám ơn chị nhiều.
 
H

handung107

Thành viên thân thiết
28/8/04
576
13
0
VN
www.giaiphapexcel.com
#20
Bản sao chính xác của công thức

Khi bạn tạo ra một côn gthức và muốn sao chép nó sang một ô khác, Excel sẽ điều chỉnh các tham chiếu của bạn cho phù hợp. Đôi khi bạn muốn giữ chính xác công thức, thông thường, bạn sẽ tạo những tham chiếu tuyệt đối, nhưng không phải lúc nào cũng như ý muốn. Một phương pháp tốt hơn là chọn công thức và sao chép nó sang Clipboard dưới dạng Text.
-Nhấp đôi Cell có chứa công thức hay nhấn F2 để nhập vào chế độ Edit
- Rê chuột để chọn toàn bộ công thức. Bạn có thể rê chuột từ phải sang trái hay từ trái sang phải
-Nhấp nút Copy. Nhấn Enter để kết thúc
-Chọn Cell cần sao chép
-Nhấp nút Paste để dán công thức vào. Bạn có thể vào Edit / Office Clipboard, bạn sẽ thấy công thức vừa rồi nằm sẵn trong hộp này. Nếu bạn muốn tiếp tục việc sao chép, bạn chỉ cần chọn Cell và Click chọn công thức trong Office Clipboard mà thôi
 

Thành viên trực tuyến

  • prokhong5
  • daongocnam0603
  • thuongdan
  • hong hanh le
  • Mai Chi B
  • congducsk



Xem nhiều