Ưu điểm: - Làm theo ý muốn, kể cả làm sai hoặc không logic thì cũng được
(Ví dụ: Làm kế toán Excel nhiều người chả có khái niệm Danh mục cũng ... chả sao)
- Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả năng tự mày mò, làm chủ công việc (cái này phong2v thích lắm). Nhưng mà làm kế toán SX thì thế nào trên Excel hả các bạn ơi?
- Không mất tiền mua phần mềm kế toán nhưng phải bỏ tiền mua bản quyền MS Office từ 300 đến 500$ (ở đây ko nói chuyện vi phạm bản quyền)
Nhược điểm: - Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm (phù hợp với cty cực bé)
- Phần mềm kế toán được phát triển bởi những người làm IT chuyên nghiệp và có sự tư vấn của những người làm kế toán nên dữ liệu kế toán được tổ chức khoa học, có quan hệ dàng buộc chặt chẽ (ví dụ: không thể xóa linh tinh 1 chứng từ nếu có chứng từ phát sinh sau đó, không thể xóa đối tượng nếu đã tham gia giao dịch kinh tế phát sinh). Còn Excel thì ngược lại
- Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều files độc lập
- Dữ liệu lớn trên 5Mb thì mở ra rất chậm
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA - mà lập trình cỡ đó ko phải ai cũng làm được)
- Các chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 Sheet, không đúng mẫu chứng từ thực sự (tức là ko có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa của 1 chứng từ)
- Sửa xóa chứng từ thoải mái (thậm chí ko có cả các danh mục đối tượng, và nếu có thì có thể xóa xoẹt đi mà chả sao cả) nhưng chưa chắc đã có quan hệ tốt nên có thể dữ liệu ko đúng. Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ. Và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được.
- Làm excel thì phụ thuộc vào người làm. Nhân viên kế toán bỏ đi thì nhân viên khác sẽ chưa chắc có các file kế toán đó, mà có chưa chắc đã sử dụng được. Còn phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng để người sau có thể dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với NCC)
- Nếu làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày. Trong khi làm PMKT thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ KT thì người dùng ko còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa. Nhưng bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.
- Macro của Excel có thể bị xóa bởi các PM diệt virus trong khi các CSDL của PMKT thì ít bị trục trặc. Tính an toàn cao của PMKT với các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu ko có quyền
- Nếu muốn phân quyền trên Excel thì cũng phải viết gần như 1 PMKT. Tuy nhiên ở VN chỉ có 1 vài người làm được việc đó. Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là = 0
- Lấy đâu ra các chức năng như thiết lập chính sách giá, hệ thống KHTT, v.v... liên quan tới các nghiệp vụ front-end của doanh nghiệp (khách sạn, nhà hàng, siêu thị, sản xuất phức tạp, v.v...)
- v.v... (có thể kể tới hàng nghìn cái ko thể làm được trên excel hoặc nếu làm được thì phải mất rất nhiều thời gian để xây dựng thành 1 PMKT bài bản trên Excel)