Cự ly kho xa như vậy thì chắc chắn việc quản lý kho phải được quy định chặt chẽ, và như vậy thì mỗi kho phải có một thủ trưởng quản lý, người này được giám đốc giao toàn bộ trách nhiệm - quyền hạn với hàng hoá vật tư nhập xuất tại kho mình quản lý?
Để củng cố lại công tác quản lý kho - bạn cần rà soát lại quy chế tổ chức kho, phân công công việc, trách nhiệm và tổ chức nhân sự tại kho, những tài liệu này sẽ có tại phòng tổ chức hoặc phòng Kế toán khi thành lập kho. Chủ yếu là các vấn đề quy định về nhập xuất quản lý kho (tôi đã có viết ỏ trên), nếu xét thấy chưa hợp lý thì cần phải ban hành lại văn bản quy định hoặc bổ sung. Trong đó quan trọng là mẫu thẻ kho và phiếu nhập - xuất kho, mẫu này phải được đăng ký và quản lý mã số tại Công ty.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho tiến hành thẩm định các chứng từ ban đầu: giấy đề nghị đã được duyệt, lệnh xuất nhập kho, thẩm định tồn chứa khả năng nhập xuất và kế hoạch nhập xuất (có trong quy chế quản lý kho), thực hiện thu - phát vật tư khi thoả mãn đầy đủ các điều kiện đó. Đồng thời ghi phiếu nhập xuất vật tư hàng hoá (theo mẫu ban hành). Căn cứ phiếu nhập xuất thủ kho ghi thẻ kho, mỗi phiếu được ghi một dòng trên thẻ kho, theo thứ tự thời gian và có đánh số phiếu, trường hợp đơn vị chưa có hệ thống quản lý trên máy vi tính thì bạn cần mở thẻ kho theo từng chủng loại hàng hoá vật tư cho dễ theo dõi, như vậy ngoài thẻ kho, thủ kho lên theo dõi việc nhập xuất trên một nhập ký chung trước khi ghi thẻ theo chủng loại.
Sao kê gửi kế toán: vì đơn vị bố trí kho ở xa như vậy thì bạn nên quy định sao kê gửi chứng từ về trong vòng 5 -10 ngày 1 lần, gồm: bảng kê chứng từ: bảng kê tổng hợp nhập xuất theo từng chủng loại hàng hoá, bảng kê chi tiết nhập xuất theo ngày và số chứng từ (nội dung bảng kê bạn tự tìm hiểu). Đính kèm là chứng từ nhập xuất hàng hoá.
Trước khi sao kê, thủ kho tiến hành cân đối nhập xuât tồn kho trên thẻ kho và kiểm kê thực tế để kiểm soát và lập biên bản xử lý (nếu có)
Phần việc kế toán thì chắc là bạn lắm rõ rồi.
Bạn hỏi đi hỏi lại vấn đề này mà không nói rõ thêm là đã thiết lập được hệ thống sổ sách đến đâu rồi, ghi chép song song là đồng thời cả thủ kho và kế toán cùng theo dõi một nghiệp vụ phát sinh.
