Giới thiệu sơ lược hệ thống kế toán

[richarddang]

Hôm nay tôi mạn phép giới thiệu với các bạn về hệ thống kế toán mà các quốc gia đã phát triển như: Anh, Mỹ, Úc, Gia Nã Đại, Tân Tây Lan, Tân Gia Ba, Hồng kông v.v... đang xử dụng. Lưu ý trong bài này tôi chỉ giới thiệu về phần lý thuyết thôi còn phần ứng dụng thực tế các bạn sẽ xem sau khi ban quản trị upload lên mạng.

Đối với hệ thống kế toán đang xử dụng tại các nước đã phát triển hay kinh tế thị trường được chia ra làm 2 hệ thống căn bản, thứ nhất là hệ thống kế toán theo hình thức tín dụng (Accruals system), thứ hai là hệ thống kế toán theo hình thức tiền mặt (Cash system).

Sau đây tôi sẽ nói về hệ thống kế toán theo hình thức tín dụng trước, sau này chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống tiền mặt sau.

1) Accruals system, hệ thống kế toán theo hình thức tín dụng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp cấp hóa đơn hay ngay khi nhận được hóa đơn tiêu thụ hàng hóa hoặc dịch vụ, bất kể doanh nghiệp nhận được tiền bán hàng hoặc dịch vụ hay chưa, hay là doanh nghiệp đã trả tiền cho dịch vụ và hàng hóa mà doanh nghiệp hưởng thụ hay chưa. Hệ thống này chính xác nhất và cũng là mức đo cao nhất trước khi các cơ sở tài chính có những quyêt định đồng ý hay không đồng ý cho doanh nghiệp mượn tiền. Nó cũng giúp cho chính phủ thâu được nhiều tiền thuế và chính xác nhất mà hiện nay các nước phát triển đang bắt buộc các doanh nghiệp vừa và lớn phải áp dụng.

Với hệ thống này việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phức tạp nhất, nó bao gồm 7 sổ nhật ký như:

1) Sales journal, dùng để ghi các khoản bán hàng theo hình thức bán trước trả sau.
2) Sales returns & allowance journals, dùng để ghi các khoản bị trả lại từ khách hàng.
3) Purchases journal, dùng để ghi các khoản mua hàng theo hình thức mua trước trả sau.
4) Purchases return & allowance journal, dùng để ghi các khoản trả lại nơi cung cấp hàng hóa.
5) Cash receipts journal, dùng để ghi tất cả các loại tiền nhận được có liên quan đến doanh nghiệp.
6) Cash payments journal. dùng để ghi lại tất cả các loại tiền chi trả có liên quan đến doanh nghiệp.
7) General journal, dùng để ghi các khoản có liên quan đến doanh nghiệp mà không thể ghi vào các nhật ký khác.

Hiện nay theo nhu cầu đơn giản hóa thủ tục hành chánh nó đã được giảm xuống còn 5 sổ nhật ký như:

1) Sales distribution journal, dùng để ghi các khoản bán hàng theo hình thức bán trước trả sau.
2) Purchases distribution journal, dùng để ghi các khoản mua hàng theo hình thức mua trước trả sau.
3) Cash receipts journal, dùng để ghi tất cả các loại tiền nhận được có liên quan đến doanh nghiệp.
4) Cash payments journal, dùng để ghi lại tất cả các loại tiền chi trả có liên quan đến doanh nghiệp.
5) General journal, dùng để ghi các khoản có liên quan đến doanh nghiệp mà không thể ghi vào các nhật ký khác.

Một bộ sổ cái General ledger bao gồm tất cả mọi tài khoản phát sinh trong doanh nghiệp và một số sổ phụ như Petty cash (sổ ghi chép các loại chi phí vặt bằng tiền mặt).

Các báo cáo tài chính căn bản bao gồm:
1) Trial balance bảng thử tính chất đúng đắn và chính xác của các tài khỏan.
2) Statement of Financial Performance (Profit & Loss) bảng tường trình lãi lỗ của thương nghiệp.
3) Statement of Financial Position (Balance Sheet) bảng cân đối các khoản nợ và có của doanh nghiệp.
4) Taxes Calculation Report, báo cáo về các khoản thuế mà doanh nghiệp có quyền lợi cũng như nghĩa vụ.
5) Accounts receivable & Payable Ledger, sổ chi tiết các khoản nợ phải thu và nợ phải trả cúa doanh nghiệp.

Riêng về hệ thống tài khoản thì được chia ra làm 7 nhóm như sau:

Statement of Financial Position (Balance Sheet)
1) Current Assets, tài sản ngắn hạn có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong 12 tháng.
2) Non Current Assets, tài sản chỉ có thể chuyển đổi thành tiền mặt sau 12 tháng.
3) Current Liabilities, nợ phải trả trong vòng 12 tháng.
4) Non Current Liabilities, nợ không cần phải trả trong 12 tháng.
5) Proprietor Equity, vốn đầu tư và lợi nhuận lũy tích cũng như các khoản giảm bớt tiền đầu tư.

Statement of Financial Performance (Profit & Loss)
6) Income, các khoản thu nhập phát sinh trong tài khóa quy định.
7) Expenses, các khoản chi xuất phát sinh trong tài khóa quy định.

Các tài khoản tuy không chịu sự chế tài về mã số nhưng phải theo quy định về từng nhóm, tên gọi của các tài khoản không bắt buộc phải theo một định hướng nhất định nhưng vẫn có một số từ chuyên môn mà bất cứ kế toán gia nào cũng đều xử dụng chung do quy định của hiệp hội kế tóan.

Cái hay của nó là mặc dù tự do đặt để mã số tài khoản nhưng bất cứ ai đã từng tốt nghiệp kế tóan, kinh tế ở nước ngoài kể cả các doanh gia cũng có thể đọc và hiểu được các bản báo cáo hay tường trình về tài chính của các doanh nghiệp ở tất cả các nuớc theo khối kinh tế thị trường. Các bạn hãy xem biểu mẫu mà webketoan trình bày sẽ rõ hơn (trăm nghe không bằng 1 thấy phải không các bạn)

Nếu các bạn có cao kiến thì xin cho tại hạ thọ giáo với, cảm ơn trước. Hẹn các bạn lần tới nhé

 

[HaiTam]

Phần minh họa do bạn richarddang gửi

 

[richarddang]

Lần trước chúng ta đã nói về cách tổ chức một hệ thống sổ sách cũng như hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo tài chính mà các quốc gia đã phát triển hay áp dụng kinh tế thị trường đang áp dụng.

Hôm nay chúng ta hãy tìm hiểu về nguyên lý căn bản mà hệ thống kế toán quy định cho các kế toán gia phải thực hiện:

1) Accounting Entity Convention: tất cả mọi chi tiết có liên quan đến doanh nghiệp phải được tách rời hẳn ra với những chi tiết riêng tư của doanh nhân, mục đích là để tránh lẫn lộn trong lúc tính toán lãi lỗ cũng như tài sản của doanh nghiệp.

2) Accounting Monetary: tất cả mọi bút toán có liên quan đến doanh nghiệp phải được quy thành tiền, kể cả những tài sản vô hình lẫn hữu hình.

3) Accounting Period Convention: Khi bút toán chúng ta phải phân đọan theo thời gian thí dụ như hàng tháng, hàng quý, hàng năm và cũng cần phải quy định rõ ràng chu kỳ hạch toán phải bắt đầu từ đâu đến đâu thì chấm dứt chu kỳ hạch tóan.

4) Historical Record Convention: tất cả mọi bút toán phải được thực hiện vào lúc giá trị nguyên thủy, thí dụ lúc mua là 5 triệu thì cho dù 20 năm sau giá trị của nó vẫn là 5 triệu mặc cho giá thị trường của nó có thay đổi hay không.

5) Accounting Equation Convention: Vốn chủ sở hữu phải bằng với tài sản trừ đi các khoản nợ của doanh nghiệp. Vốn đầu tư của chủ sở hữu gia tăng được thể hiện qua sự gia tăng của lợi nhuận hoặc ngược lại.

6) Continuity of Activity Convention: doanh nghiệp phải hoạt động liên tục, một khi doanh nghiệp không hoạt động nữa kể như doanh nghiệp phải giải thể.

 

[Anhchuot]

Quả thực việc tiếp cận với KT quốc tế đối với mình còn khá mới mẻ, chuyên mục mới này ra đời, được sự ủng hộ rất tích cực của richarddang làm cho mình vỡ lẽ ra nhiều điều. Đúng là đi một ngày đàng, học một sàng khôn.

Mong bạn tiếp tục chia sẻ những kiến thức cơ bản để mọi người có cái nhìn, hiểu về KTQT và có sự so sánh với KTVN trong quá trình học, giảng dạy và trực tiếp làm KT :thank

 

[richarddang]

Trong bài tập minh họa trên đây có một chút lầm lẫn (mistake) trong lúc đánh máy đó là trong phần câu hỏi (question) ở đoạn cash payment journals thay vì discount received mình lại đánh lộn là discount allowed và ngược lại ở đoạn cash receipts journals, các bạn vui lòng sửa lại dùm mình nhé, cảm ơn. Lưu ý phần diễn giải không có gì trục trặc nên vẫn phải để y nguyên.

 

[account]

Chao ban Richarddang.
Doc cac bai viet cua ban tren chuyen muc nay, toi khong the khong dua ra mot vai y kien.
Thu nhat, trong bai viet Giới thiệu sơ lược hệ thống kế toán, Sử dụng tại các quốc gia đã phát triển, ban lai gioi thieu ve co so ke toan don tich (accrual acc.) nhu muon noi day la dac thu cua ke toan cac quoc gia phat trien. Toi xin co may y kien:
- Xin hoi tai cac quoc gia dang phat trien va cham phat trien co su dung cac nguyen tac ke toan nay khong ? Tat nhien la co, nuoc nao cung dung het, vi do la nguyen tac ke toan. O nuoc ta, co so ke toan accrual duoc ngam hieu tu lau va chinh thuc duoc neu len gan day trong chuan muc ke toan so 1.
- Chi noi ve co so ke toan thi khong the dung de dai dien cho noi dung bai viet Giới thiệu sơ lược hệ thống kế toán, Sử dụng tại các quốc gia đã phát triển duoc
- Ban noi : Hiện nay theo nhu cầu đơn giản hóa thủ tục hành chánh nó đã được giảm xuống còn 5 sổ nhật ký như ..., that khong the hieu nieu cach lap luan cua ban. Co ve ban dang lam o ban cai cach hanh chinh cua Thanh pho ? Toi chua noi den van de ban gan hinh thuc so ke toan, he thong tai khoan cho co so ke toan accrual.

Bai viet thu hai:Hôm nay chúng ta hãy tìm hiểu về nguyên lý căn bản mà hệ thống kế toán quy định cho các kế toán gia phải thực hiện cung chi la nguyen tac (tien de) ke toan duoc thua nhan. La co so cua chuan muc ke toan o tat ca cac nuoc, khong phai chi ap dung o cac nuoc phat trien

Tom lai, hai bai viet nay ban gioi thieu nguyen tac (tien de) ke toan, no thuoc pham tru ly thuyet ke toan (quoc te) chu khong phai ke toan cua cac nuoc phat trien. So di toi muon phan hoi bai viet cua ban la muon lam ro van de de nguoi doc khoi nham lan va voi tinh than hoc hoi chu khong co gi dau.
Cam on
TK

 

[AFT]

Chào bạn account đọc bài viết của bạn tôi nhận thấy hình như bạn hơi khó tính, thật ra anh Richard sống xa quê hương quá lâu nên anh ấy có thể dùng từ ngữ không như các bạn đang dùng ở trong nước. Nếu anh xem lại các bài viết của các bạn khác trước đây chính bạn Vualua cũng nghĩ về Richard như anh, tôi biết anh ấy cũng đã hơn 15 năm rồi nên tôi xác nhận với các bạn là Richard rất có lòng với quê hương nhất là giới trẻ, anh ấy không có ý định gắn hình thức sổ sách kế toán và hệ thống tài khoản cho cơ sở kế toán accrual như bạn nói đâu. Thực sự thì hình thức thực hiện sổ sách kế toán với 5 nhật ký và một bộ sổ cái ở Úc đã áp dụng 4 năm nay rồi, bạn có thể kiểm chứng với các bạn du học sinh ở bên này dễ dàng mà.

Chỉ có mỗi một điểm khác biệt là hàng tổng kết thông thường nếu ta thực hiện theo hình thức thủ công (cổ điển) thì nó được đặt dưới cùng nhưng vì anh ấy xử dụng Excel để thực hiện nên anh ấy đặt hàng tổng kết lên trên đầu bảng, xét về mặt hình thức thì hơi lạ nhưng nếu xét về tiện lợi và điện toán hóa thì rất hay bởi vì chúng ta không cần phải lo sự giới hạn bởi trang giấy, các bạn có thể lập bảng nhật ký cả hàng nghìn trang giấy mà không cần phải di dời hàng tổng kết.

Riêng về hệ thống tài khoản thì mỗi quốc gia đều có quy định riệng của chính họ chứ không riêng gì VN, có điều anh ấy chỉ nói về những gì anh ấy đang xử dụng tại Úc, Anh, Mỹ v.v... mà thôi, ngay trong hệ thống kế toán của Anh quốc nếu các bạn xem kỹ thì cách làm cũng giống y như Úc nhưng từ ngữ chuyên môn cũng không giống hoàn toàn mặc dù nước Úc là một thuộc địa của Anh họ có cùng chung một Nữ Hòang tất cả luật lệ ở Úc đều được du nhập từ Anh qua cả.

Mục đích của chúng ta vào trang webketoan này cũng chỉ là để cùng nhau chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm chứ đâu có ai cần khoe môi múa mỏ gì đâu, môi trường để Richard tranh đấu hay khoe tài là ở Úc chứ không phải tại quê nhà, tất cả chúng ta đều là người Việt Nam cho dù anh ấy nói riêng hay chúng tôi nói chung có sống xa quê hương vạn dặm hay là chúng tôi có được may mắn tiếp cận với những cái hay của xứ người thì chúng tôi cũng thừa nhận tại quê nhà cũng có thiếu gì những bậc sư phụ đầy kinh nghiệm (trên đời này đâu có ai hoàn toàn phải không bạn).

À còn chữ quốc tế tôi có cảm tưởng các bạn có cảm giác không vui khi nghe ai đó nói đến để so sánh với quê nhà, thật ra cái chữ kép này nó chỉ có ý nghĩa muốn diễn tả một sự giao tế giữa nhiều quốc gia với nhau chứ đâu có ý nghĩa hơn thua, chúng ta chỉ cần xác định là chúng ta có muốn chơi với mọi người hay là chỉ cần đóng cửa quay quần chơi chung với nhau sau đó chúng ta sẽ quyết định gia nhập cuộc chơi hay không mà thôi.

Trước khi dứt lời tôi mến chúc các bạn đồng nghiệp tại quê nhà có được nhiều may mắn cũng như cơ hội tiến thân trong nghề nghiệp mà chúng ta cùng yêu thích :bia :bia :bia :bia

 

[Vualua]

Trước hết xin cho hỏi Account là ai vậy? Gây cho mình ít nhiều về sự ấn tượng của bạn trên diễn đàn này.Cám ơn trước.

To RichardDang :Cái mà mình dành thiện cảm nhất với bạn là bạn có một cái tâm rất tốt. Mình khẳng định điều này mặc dù chưa tiếp xúc nhiều. Dĩ nhiên chúng ta chưa có cơ hội nói chuyện với nhau nhưng mình nghĩ sẽ có cơ hội để trao đổi thường xuyên hơn.Trước hết có thể nói những bài viết của bạn góp ích rất nhiều cho những ai đang học và theo nghiệp kế toán.

Còn dưới đây mình xin nói thêm vài điều (Có liên quan đến cả nyhwũng chuyên mục phía dưới nữa) :

Thứ nhất về cash Basic Accounting và Accrual Accounting :Hai vấn đề này không phân biệt là kế toán quócc tế hay VN mà nên xem xét dưới góc độ bản chất thì đúng hơn :

Nếu là kế toán bằng tiền mặt, các giả định hệ thống này hoạt động nếu không có tác động của vấn đề cho nợ và nợ lại của DN với nhà cung cấp thì hệ thống này hoạt động trên cơ sở đó. Tức là các nghiệp vụ được thanh toán và cấp chứng từ tức thì, kết quả xác định trực tiếp .

Trong một nền kinh tế có các hoạt động tín dụng > Việc sử dụng hạch toán accrual mới đáp ứng được yêu cầu về mặt hạch toán chính xác doanh thu và chi phí cũng như kết quả kinh doanh.

Như vậy thì kế toán tại VN hay ở nước ngoài thì cũng xây dựng hệ thống hạch toán theo hai hướng trên. Vấn đề này ở VN cũng có và ở Úc cũng tương tự. Cái khác biệt cơ bản là VN đang trong quá trình xây dựng từ hệ thống kế toán thủ công lên nên nó còn mang nhiều dáng dấp của kế toán Manual, tức là kế toán tay.

Vấn đề thứ hai là sổ kế toán :Vấn đề có bao nhiêu sổ kế toán và tài khoản hoàn toàn phụ thuộc yêu cầu của công tác kế toán và quản lý của DN. vấn đề bạn đưa có lễ chỉ mang tính chuẩn mực thì đúng hơn chứ thực tế về kinh doanh và công việc kế toán thì không như vậy.Thực chất nếu mà quy mô của mình nhỏ thì mình chỉ có một bộ sổ cái và sổ nhật ký chung, cái mà mình đã làm cho một cửa hàng bộ sổ này để họ ghi chép .

To AFT : Mình không có ý định phê phán bạn cậu, và chuyện đó sao không thể để nó xảy ra tự nhiên nhỉ? Có lẽ như vậy tốt hơn một lời bào chữa của AFT. Hãy xem cái chữ ký của mình là hiểu ngay mà. Nếu mà mình coi một bộ máy KT, mình cũng thich nhân viên của mình thẳng thắn trao đổi như thế này

 

[HyperVN]

Các bạn nói chuyện nhiều về lý thuyết quá, chúng mình làm kế toán ở Việt Nam rất ít khi được thấy các hình thức sổ sách báo cáo kế toán của các Quốc gia khác trên thế giới, mấy bạn đang làm việc tại nước ngoài có thể gửi lên WKT cho mọi người cùng tham khảo và phân tích không, lúc đó chắc là chúng ta nói chuyện có ý nghĩa hơn nhiều.

 

[AFT]

Đồng ý với ý kiến của bạn HypeVN cách nào cũng được, vấn đề là chúng ta muốn tìm hiểu, trao đổi thông tin kỹ thuật của nhiều người, nhiều nước nên chăng chúng ta hãy cùng nhau đóng góp thêm những gì chúng ta biết để cùng nhau học hỏi . Tôi mời bạn :bia :bia :bia .

 

[quehuong]

richarddang
May quá, tôi đang cần học hỏi kiến thức từ International đây. Giá như ai có một file ví dụ vể Accounting Manual để tham khảo thì tốt quá nhỉ, đặc biệt là của các công ty đa quốc gia hoặc đại loại là một công ty lớn thì tuyệt. Tôi đang phải xây dựng cho 1 công ty: Accounting Manual. Phải bắt đầu từ đâu nhỉ? Hòm hòm là gồm những gì nhỉ? Hơi khó đấy! Xin ý kiến của tất cả các bạn nào!

 

[iso]

Chào quehuong, bạn thử lọ mọ trong cái này http://www.resource-accounting.gov.uk/curr...rent/frames.htm xem thế nào.

 

[Roadbrowser]

Những thông tin về kế toán quốc tế mà Richarddang và mọi người đưa ra mình thấy rất bổ ích. Richarddang có thể triển khai tiếp ý định của bạn được không.

 

[Zelly]

6) Continuity of Activity Convention: doanh nghiệp phải hoạt động liên tục, một khi doanh nghiệp không hoạt động nữa kể như doanh nghiệp phải giải thể.

Xin bổ sung thêm 1 chút ạ: continuity convention còn để chỉ sự dễ dàng chuyển giao ownership (1 cổ đông chết hay bán cổ phiếu cũng ko ảnh hưởng đến cty nhiều như dạng proprietorship hay partnership), ngoài ra còn để chỉ sự tách biệt giữa control and management của các corporations.

 

[dragon76]

Còn những minh chứng mà richarddang đã đề cập sao mình không thấy webketoan upload lên mạng để mọi người tham khảo nhỉ ??

 

[lgtg7679]

Mình cũng đang mong chờ những minh chứng của webketoan cho phần lý thuyết của richardDang đây.

 

[PhanNu Minh Son]

Xin bổ sung thêm 1 chút ạ: continuity convention còn để chỉ sự dễ dàng chuyển giao ownership (1 cổ đông chết hay bán cổ phiếu cũng ko ảnh hưởng đến cty nhiều như dạng proprietorship hay partnership), ngoài ra còn để chỉ sự tách biệt giữa control and management của các corporations.

Khái niệm continuity convention có sách còn viết là Going Concern (concept) là một trong các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) , ám chỉ khi nói về 1 thực thể kinh doanh luôn phải hiểu la thực thể đó tồn tại không có giới hạn về thời gian. Nôm na ra là công ty đó đang hoạt động kinh doanh và còn hoạt trong nhiều năm nữa không biết trước sự kêt thúc.
Tôi viết ra theo hiểu biết của mình, trong câu chữ hoặc ý nghĩa có gì khác biệt xin các bạn chỉ giáo thêm.

 

[phamcung]

Going concern còn được hiểu là một doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong một "foreseeable future". Trên phương diện của kế toán và kiểm toán, một "forseeable future" thường được hiểu là một năm kể từ ngày báo cáo tài chính được ký. Đây là một giả định (basis) rất quan trọng trong việc soạn lập các báo cáo tài chính, vì trên giả định này một loạt các nguyên tắc kế toán khác (như historical cost) mới có cơ sở để được áp dụng.

 

[computervae]

Rất cảm on những thành viên tích cực đã đưa ra những khái niệm hết sức cơ bản về hệ thống kế toán quốc tế. Trên đây chỉ là những lý thuyết đơn thuần nhưng cũng làm cho người đọc hiểu được phần nào về hệ thống kế toán mới mà để tiếp cận và vận dụng nó thì không phải ai cũng xó điều kiện. Hy vộng rằng ngày càng có những bài viết chuyên sâu về vấn đề này và rất mong được sự giúp đỡ của những thành viên giầu kinh nghiệm.

 

[SCM]

Going concern còn được hiểu là một doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong một "foreseeable future". Trên phương diện của kế toán và kiểm toán, một "forseeable future" thường được hiểu là một năm kể từ ngày báo cáo tài chính được ký. Đây là một giả định (basis) rất quan trọng trong việc soạn lập các báo cáo tài chính, vì trên giả định này một loạt các nguyên tắc kế toán khác (như historical cost) mới có cơ sở để được áp dụng.

Bác phamcung có thể nói thêm về Going concern được không? Ví dụ tại sao nó cần thiết và nếu không có giả định này thì ảnh hưởng của nó là gì?
Thanks bac nhieu.