Lập ngân sách?

Thảo luận trong 'Kế toán quản trị và tài chính doanh nghiệp' bắt đầu bởi hrongcon8876, 14 Tháng mười 2005.

8,639 lượt xem

  1. hrongcon8876

    hrongcon8876 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    17
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    ho chi minh
    Xin chào,

    Tôi đang phải bắt tay vào lập bảng dự thảo ngân sách cho năm tài chính mới (lần đầu tiên). Có bác nào có những phương pháp hay những chỉ giáo mới, giúp tôi thêm những kiến thức cần thiết nhé. (Cty tôi là công ty cung cấp dịch vụ)
     
    #1
  2. Mtx

    Mtx Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    3
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    USA
    Zero-Base Budgetting. Bạn asign budget theo cost-drivers
     
    #2
  3. lequanghuy

    lequanghuy Giang hồ lãng tử

    Bài viết:
    1,105
    Đã được thích:
    2
    Giới tính:
    Nam
    Nơi ở:
    Hải Phòng
    Việc lập dự thảo này phụ thuộc vào tình hình thi chi của công ty năm trước và dự kiến năm nay. Để có bạn dự thảo này bạn hãy lập dự thảo kế hoạch hoạt động của công ty trong năm và căn cứ vào tình hình tài chính hiện tại đẻ lập kế hoạch theo dõi chu kỳ luân chuyển ngân quỹ . Nói chung đẻ lập một bản dự thảo ngân sách hợp lý phụ thuộc rất nhiều vào quy mô hoạt động của Dn và mục tiêu kinh doanh trong tương lai. Đôi khi nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của chủ DN.
     
    #3
  4. accastudent

    accastudent Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    53
    Đã được thích:
    0
    To: hrongcon

    Nếu đây là lần đầu tiên công ty bạn lập ngân sách (budget) thì sẽ khó khăn hơn nhiều so với việc bản thân bạn lần đầu tiên lập ngân sách.

    Đúng như lequanghuy nói, lập ngân sách đòi hỏi bạn phải căn cứ vào tình hình hoạt động của các năm trước để có dự kiến cho năm tới. Có nhiều cách dự báo để đi đến ngân sách năm tới như phân tích hồi qui, phương pháp chuỗi thời gian,... Tuỳ theo đánh giá của người làm ngân sách mà lựa chọn một hay nhiều phương pháp để có được dự đoán chính xác nhất cho ngân sách của mình.

    Vẫn đúng như lequanghuy, việc dự thảo ngân sách phải là dự thảo kế hoạch hoạt động của công ty bao gồm ngân sách hoạt động cho các bộ phận bao gồm cả bán hàng, mua hàng, sản xuất, chi phí hành chính... và cuối cùng là có được luân chuyển ngân quỹ trong năm để liệu xem có đủ tiền thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì bạn phải thay đổi toàn bộ kế hoạch cho phù hợp.

    Khó có thể có một lời khuyên chi tiết cho bạn bởi lẽ chỉ có đứng ở vị trí hiện tại của bạn mới có thể làm được điều đó. Tuy nhiên tôi xin góp ý một số điểm cần thiết sau đây:

    1. Tổ chức thực hiện lập ngân sách
    Một mình bạn không thể lập được ngân sách cho toàn thể công ty bởi lẽ bạn thể biết được mọi hoạt động của các bộ phận khác. Hơn thế nữa việc lập ngân sách mất khá nhiều thời gian nên một mình bạn làm sẽ khó mà đạt được tiến độ. Việc lập ngân sách sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu không có người thực hiện ngân sách, các bộ phận lập ngân sách sẽ tạo ra động lực mạnh hơn cho việc thực hiện ngân sách đó.

    Do vậy, một ban hoặc uỷ ban ngân sách cần được thành lập có sự tham gia của tất cả các bộ phận (thường là trưởng các bộ phận) trong đó kế toán quản trị sẽ là người điều phối dưới sự điều hành của một lãnh đạo công ty (thường là financial manager hoặc general manager)

    Các thành viên của ban này cần được hướng dẫn cách lập ngân sách và đặc biệt là phải làm sao để họ hiểu được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Các thành viên này đến lượt họ phải chỉ đạo bộ phận của họ lập ngân sách một cách chính xác và hợp lý.

    Bộ phận kế toán mà đặc biệt kế toán quản trị sẽ giúp đỡ ban ngân sách xây dựng các thủ tục lập ngân sách, đặt ra các yêu cầu cho từng loại ngân sách, thiết lập các biểu mẫu....

    2. Cost center
    Một trong các yếu tố rất quan trọng của việc lập ngân sách là thiết lập các cost driver qua đó người lập ngân sách biết được các hoạt động của mình sẽ được phân bổ vào đâu. Kế toán quản trị cần thảo luận với ban ngân sách để xây dựng các cost center này một cách khoa học.

    3. Ngân sách cho hoạt động trọng yếu
    Một hoạt động trọng yếu là hoạt động mà có tầm ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động khác. Do đó, ngân sách của hoạt động trọng yếu cần phải được lập trước nhất so với các hoạt động khác.

    Thông thường, hoạt động bán hàng được cho là hoạt động trọng yếu của một công ty tuy nhiên không loại trừ các hoạt động khác.

    Xin có vài lời như vậy mong các bạn khác cho ý kiến
     
    #4
  5. accastudent

    accastudent Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    53
    Đã được thích:
    0
    To: hrongcon

    Nếu đây là lần đầu tiên công ty bạn lập ngân sách (budget) thì sẽ khó khăn hơn nhiều so với việc bản thân bạn lần đầu tiên lập ngân sách.

    Đúng như lequanghuy nói, lập ngân sách đòi hỏi bạn phải căn cứ vào tình hình hoạt động của các năm trước để có dự kiến cho năm tới. Có nhiều cách dự báo để đi đến ngân sách năm tới như phân tích hồi qui, phương pháp chuỗi thời gian,... Tuỳ theo đánh giá của người làm ngân sách mà lựa chọn một hay nhiều phương pháp để có được dự đoán chính xác nhất cho ngân sách của mình.

    Vẫn đúng như lequanghuy, việc dự thảo ngân sách phải là dự thảo kế hoạch hoạt động của công ty bao gồm ngân sách hoạt động cho các bộ phận bao gồm cả bán hàng, mua hàng, sản xuất, chi phí hành chính... và cuối cùng là có được luân chuyển ngân quỹ trong năm để liệu xem có đủ tiền thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì bạn phải thay đổi toàn bộ kế hoạch cho phù hợp.

    Khó có thể có một lời khuyên chi tiết cho bạn bởi lẽ chỉ có đứng ở vị trí hiện tại của bạn mới có thể làm được điều đó. Tuy nhiên tôi xin góp ý một số điểm cần thiết sau đây:

    1. Tổ chức thực hiện lập ngân sách[/B]Một mình bạn không thể lập được ngân sách cho toàn thể công ty bởi lẽ bạn thể biết được mọi hoạt động của các bộ phận khác. Hơn thế nữa việc lập ngân sách mất khá nhiều thời gian nên một mình bạn làm sẽ khó mà đạt được tiến độ. Việc lập ngân sách sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu không có người thực hiện ngân sách, các bộ phận lập ngân sách sẽ tạo ra động lực mạnh hơn cho việc thực hiện ngân sách đó.

    Do vậy, một ban hoặc uỷ ban ngân sách cần được thành lập có sự tham gia của tất cả các bộ phận (thường là trưởng các bộ phận) trong đó kế toán quản trị sẽ là người điều phối dưới sự điều hành của một lãnh đạo công ty (thường là financial manager hoặc general manager)

    Các thành viên của ban này cần được hướng dẫn cách lập ngân sách và đặc biệt là phải làm sao để họ hiểu được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Các thành viên này đến lượt họ phải chỉ đạo bộ phận của họ lập ngân sách một cách chính xác và hợp lý.

    Bộ phận kế toán mà đặc biệt kế toán quản trị sẽ giúp đỡ ban ngân sách xây dựng các thủ tục lập ngân sách, đặt ra các yêu cầu cho từng loại ngân sách, thiết lập các biểu mẫu....

    2. Cost center
    Một trong các yếu tố rất quan trọng của việc lập ngân sách là thiết lập các cost driver qua đó người lập ngân sách biết được các hoạt động của mình sẽ được phân bổ vào đâu. Kế toán quản trị cần thảo luận với ban ngân sách để xây dựng các cost center này một cách khoa học.

    3. Ngân sách cho hoạt động trọng yếu
    Một hoạt động trọng yếu là hoạt động mà có tầm ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động khác. Do đó, ngân sách của hoạt động trọng yếu cần phải được lập trước nhất so với các hoạt động khác.

    Thông thường, hoạt động bán hàng được cho là hoạt động trọng yếu của một công ty tuy nhiên không loại trừ các hoạt động khác.

    Xin có vài lời như vậy mong các bạn khác cho ý kiến
     
    #5
  6. Vualua

    Vualua Geosynthetics

    Bài viết:
    307
    Đã được thích:
    3
    Nơi ở:
    Hà Nội
    Mình có mấy vấn đề gửi bạn nên chú ý :
    1. Nếu doanh nghiệp bạn là doanh nghiệp mới : Thông thường việc dự toán ngân quỹ hoạt động thường dựa vào yếu tố lịch sử, tức là các số liệu thuộc về lịch sử của những năm trước đó để xây dựng kế hoạch ngân quỹ cho năm tiếp theo. Cái này nếu doanh nghiệp bạn là mới thì không có :)

    Theo kinh nghiệm mình, có một trò rất hay là "Đi mượn số". Bạn có thể mượn tạm số liệu của 1 doanh nghiệp khác hay một tổ chức có quy mô tương tự như doanh nghiệp bạn, cũng có thể mượn toàn bộ hoặc một phần ngân quỹ để xây dựng cho DN mình. Nguồn để mượn thì có rất nhiều cách có thể mượn được các số liệu này.

    Căn cứ vào đó bạn sẽ điều chỉnh các năm tiếp theo để có những con số phù hợp hơn.

    2. Mọi vấn đề của kỹ thuật dự toán ngân quỹ đều xuất phát từ sale forecast, nếu cái này sai thì mọi chỉ tiêu tiếp theo sẽ sai hết, nếu sale forecast chính xac ở biên độ 10% là tốt.

    Trên cơ sở sale forecast, việc đầu tiên là bạn lập ra sale budget. Khi có cái này rồi trên căn cứ các chỉ tiêu yêu cầu cụ thể của ban giám đốc (VD ROC cần phải đạt 12%) bạn xac định các budget về chi phí và xem khoản nào cần duy trì để công ty vẫn hoạt động ổn định và khoản nào cần điều chỉnh.

    3. Đôi khi chi phí nên xem hơn 1 hạn kỳ, có những khoản chi phí trong kế hoạch ngân quỹ của bạn chỉ có tác dụng trong các hạn kỳ tương lai, có những khoản mang giá trị hơn 1 hạn kỳ (VD như quảng cáo hay chi phí giao tế , PR chẳng hạn). Như vậy việc nên xem xét những khoản chi phí nào nên duy trì và những khoản chi phí nào là thứ yếu là một việc lên làm. Theo kinh nghiệm thì khi thị trường tăng trưỏng nên đầu tư vào quảng cáo và chi phí phát triển, khi thị trường đi xuống thì cắt giảm các chi phí này và các chi phí hoạt động thứ yếu.

    4. Xem xét cơ cấu chi phí và quản lý chi phí là một công việc chính của người lập budget. Thông thường nên tính cao lên một chút lúc hoạt động sẽ vừa.

    Nói chung, vấn đề này rất quan trọng, mình có một số tài liệu nhưng đều là hard copy.Có mấy công thức để xác định Gross Margin từ ROC , cũng khá hay
     
    #6
  7. mysterman

    mysterman Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    241
    Đã được thích:
    1
    Giới tính:
    Nam
    Nơi ở:
    Chợ Ông Địa - Sài gềnh
    Anh Vualua có cái nào làm mẫu ko? post lên cho tụi em học hỏi với.
     
    #7
  8. nguyenthy

    nguyenthy Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    11
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HCM city
    Theo mình, để lập 1 ngân sách tốt bạn phải là người am hiểu toàn bộ hoạt động của công ty cũng như các hệ thống báo cáo. Nếu công ty bạn là công ty mới thì hoặc người sếp của bạn hoặc là bạn phải thiết lập hệ thống quản lý kế toán. Thông thường nếu là các tập đoàn thì thường hay có sẵn hệ thống từ công ty mẹ, công ty con chỉ theo hướng dẫn mà làm thôi.
    Trước khi làm budget, các công ty lớn thường đặt ra các kế hoạch dài hạn ( Business plan cho 5 năm hoặc 10 năm) -> đây là chuyện của các Sếp. Các Business plan sẽ là kim chỉ nam để chúng ta làm budget ( target...)
    Các bước làm budget như sau:
    1. Sale budget: Phía Sales ( Sales Director) sẽ phải làm việc này vì họ là người biết rõ nhất về tình hình thị trường & khả năng bán hàng của công ty
    2. Sau khi có Sales Budget sẽ tính đến cần bao nhiêu "sản phẩm hay dịch vụ" để đạt được số sales đó.
    3. Để có "bấy nhiêu sản phẩm hay dịch vụ" thì cần tốn những khoản chi phí nào, bao nhiêu? Cần bao nhiêu nhân lực -> bao nhiêu tiền lương.
    4. Bộ máy quản lý & bán hàng cần bao nhiêu nhân lực, và sẽ tiêu hết bao nhiêu tiền, cho những khoản nào?
    Các khoản chi phí này từng người Manager của bộ phận phải tự tính nhập vào các mẫu biễu do budget accountant cung cấp & hướng dẫn. Người kế toán quản trị có nhiệm vụ hướng dẫn & cung cấp những thông tin cần thiết giúp Manager có thể điền thông tin vào costsheet của mình cho đúng từng khoản mục chi phí. ( Bạn sẽ phải thực hiện những buổi training). Các chi phí này chỉ mang tính chất ước chừng thôi, vì bạn không có năm trước nên chẳng có 1 cơ sở nào để so sánh cả. Vậy thì chỉ trông cậy vào các Manager ước chi phí có chính xác không thôi.
    Thông thường khi làm budget, ai cũng bỏ rất nhiều chi phí vào, quan trọng là nếu bạn thấy quá cao thì nên hỏi lại, để tránh điều chỉnh sau này khi thời gian nộp số liệu gần kề mà số liệu cứ bị chỉnh tới chỉnh lui.

    5. Các khoản tiền thuê đất, thuê văn phòng, bảo hiểm......

    Túm lại là bạn sẽ phải tính tất cả các khoản thu & chi phí có thể phát sinh. Tập hợp tất cả lại, lên P&L, BS, CF và các báo cáo phân tích.

    Good luck!
     
    #8
  9. Vualua

    Vualua Geosynthetics

    Bài viết:
    307
    Đã được thích:
    3
    Nơi ở:
    Hà Nội
    bạn gửi mail cho mình hoặc trao đổi qua địa chỉ :nghiepketoan@yahoo.com, YM: vualua_sieu_hang
     
    #9
  10. Lan-Giao

    Lan-Giao Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    113
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    HCMC
    Quy trình lập ngân sách của các Giám đốc bộ phận

    I/ Chuẩn bị trước khi tiến hành lập ngân sách
    Giữ lại các ghi chú ngân sách cho cả năm:
    Nên lập kế họach trước. Ngay khi mà chúng ta phê duyệt một khoản chi phí đáng kể, hãy ghi chú lại khoản chi phí ấy cùng với các lý do tại sao chi phí ấy là cần thiết trogn một tập tin Word hay Excel. Khi chúng ta tiến hành lập ngân sách cho năm sau, chúng ta sẽ biết tại sao chúng ta đã chi tiêu những khoản trong năm nay, một cơ sở để dự đoán chi phí năm sau.

    Tập trung vào các yếu tố chính
    Không phải mọi khoản mục trong ngân sách đều cần phải được xem xét kỹ lưỡng. Chúng ta nên cẩn thận viết ra những khoản chi phí và những hoạt động nào mang tính chất quyết định đối với bộ phận của chúng ta. Đó là sản xuất, bán hàng, mua hàng, marketing hay tài chính? Đó sẽ là những yếu tố chính của ngân sách chúng ta cần lập chứ không cần phải cặm cụi cho những chi tiết nhỏ. Chẳng hạn như giám đốc phòng kinh doanh không nên lo lắng về tiền điện thoại khi nó chỉ chiếm 0.004% ngân sách của chúng ta và nó thật sự là một chi phí cố định cần có để chúng ta bán được hàng.

    Thu thập các thông tin cần thiết
    * Các thời kỳ ngân sách: Ngân sách chúng ta cần lập là ngân sách cho từng tuần, từng tháng, từng quý hay từng năm? Ngân sách sẽ dự đoán cho khoảng thời gian nào? Ví dụ như ngân sách từng tháng cho các tháng từ tháng 1, 2005 đến tháng 12, 2005 hay ngân sách cho từng quý, từ quý 1 để quý 4 của các năm từ 2005 đến 2006.
    Ngân sách ngắn hạn là ngân sách chúng ta làm cho khoản thời gian một năm hay ngắn hơn. Ngân sách dài hạn có thời gian dài hơn một năm. Người ta chọn mốc thời gian một năm với lý do là có nhiều yếu tố kinh doanh lập đi lập lại theo chu kỳ một năm ví dụ như quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
    Ngân sách ngắn hạn thường phục vụ cho hai mục đích chính là Hoạch Định và Kiểm Soát. Là một giám đốc, chúng ta cần hoạch địch xem tiền chúng ta thu vào và chi ra như thế nào. Đồng thời, chúng ta cũng cần kiểm soát những khoản thu vào chi ra đó bằng cách theo dõi các khoản mục chi phí hay doanh thu thật sự , so sánh chúng với những con số mà chúng ta đã dự đoán trước trong ngân sách và có những hành động thích hợp khi phát hiện ra những chênh lệch ngoài ý muốn.
    Ngay cả khi chúng ta lập các ngân sách hàng quý hay hàng năm, tốt nhất là chúng ta vẫn nên dự đoán cho từng tháng rồi cộng lại để có được các số liệu ngân sách tốt hơn. Ví dụ như ngân sách cho quý I năm 2005 nên được làm bẵng cách cộng các con số cho từng khoản mục của các tháng 1, tháng 2 và tháng 3, thay vì ước tính con số cho một tháng trung bình rồi nhân 3 lên.
    Ngân sách dài hạn thường phục vụ cho công tác Hoạch Định chứ không vì mục đích Kiểm Soát. Các dự đoán bây giờ của chúng ta, cho dù là những dự đoán tốt nhất, cho năm 2010 cũng không thể chính xác bằng các dự đoán chúng ta lập cho năm đó khi chúng ta đang đứng ở cuối năm 2009. Ngân sách dài hạn dùng để lập kế hoạch và chuẩn bị trước cho những gí mà chúng ta nghĩ là sẽ xảy ra trong tương lai. Bộ phận của chúng ta sẽ thu, chi như thế nào, sẽ có những hoạt động nào trong ba, năm, mười hay hai mươi năm nữa? Có thể chúng ta rất khó mà hình dung được. Chúng ta cấn phải liên hệ bộ phận của mình với các kế hoạch, chiến lược, chỉ tiêu dài hạn của cả công ty và các yêu cầu của công ty đối với bộ phận trong việc hoàn thành những mục tiêu dài hạn này. Từ đó vạch ra kế hoạch, mục tiêu dài hạn cho bộ phận và số hoá những kế hoạch, mục tiêu đó trong bản ngân sách dài hạn. Ngân sách dài hạn không nên cố định mà cần phải được xem xét và chỉnh sửa lại để cập nhật các thay đổi trong bộ phận để có được số liệu chính xác hơn.

    * Tầm nhìn: Cty chúng ta sẽ làm gì? Tầm nhìn của công ty cho biết công ty chúng ta sẽ làm gì và muốn trở thành một công ty như thế nào, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông về chất lượng hay một công ty chiếm nhiều thị phần nhất trong ngành phân phối hoá mỹ phẩm? Nếu công ty của chúng ta có một tầm nhìn được ghi ra rõ ràng, hãy dựa vào đó mà lập ra các chương trình hành động phù hợp với tầm nhìn đó. Nếu không, hãy tìm những tầm nhìn ngầm hiểu bằng cách trò chuyện với cấp trên và các đồng nghiệp lâu năm hay trong các phòng ban, bộ phận khác chẳng hạn. Cấp trên của chúng ta nói gì về các dịch vụ khách hàng? Các đồng nghiệp ở bộ phận kinh doanh nói gì về cạnh tranh và chiến lược gia tăng thị phần? Các nhân viên phòng tài chính nói gì về cắt giảm chi phí? Tất cả những thông tin như thế sẽ cho chúng ta một khái niệm về bức tranh tình hình quản trị và tầm nhìn chiến lược của công ty.
    Chúng ta có thể dựa vào đó mà phát triển một “tầm nhìn” riêng, ngắn gọn và đơn giản cho bộ phận của chúng ta, ví dụ như “Hạch toán và báo cáo đúng kỳ hạn” cho bộ phận kế toán khi chúng ta muốn nhấn mạnh vào sự kịp thời, nhanh chóng của công tác kế toán, hay “Làm hài lòng khách hàng” cho bộ phận bán hàng nếu muốn tập trung vào việc cải thiện dịch vụ khách hàng. “Tầm nhìn” của bộ phận có thể được thay đổi khi giám đốc bộ phận thay đổi trọng tâm, ví dụ như chuyển thành “1 xu cũng không thể lãng phí” khi muốn tập trung vào cắt giảm chi phí.

    *Các phân loại doanh thu, chi phí và số hiệu tài khoản
    Phòng kế toán thường đưa ra những các phân loại doanh thu, chi phí và các số hiệu tài khoản mà họ dùng đề nhập ngân sách vào hệ thống và theo dõi tình hình thực hiện ngân sách. Ví dụ như chi phí chúng ta mua 10 thùng giấy in mới cho bộ phận của chúng ta được xếp vào tài khoản “Chi phí đồ dùng văn phòng” với số hiệu 6423100 trong phân loại “Chi phí quản lý doanh nghiệp” số hiệu 642. Chúng ta nên có một danh sách đầy đủ những phân loại, các định nghĩa cũng như số hiệu của nó để có thể dễ dàng làm ngân sách theo cấu trúc kế toán để bộ phận kế toán có thể dễ dàng ghi nhận, tránh nhầm lẫn hay mất thời gian chỉnh sửa của chúng ta sau này.

    Các mẹo nhỏ giúp lập ngân sách dễ dàng hơn
    Một vài người thường đợi cho đến khi không có đủ thời gian để kịp thời làm ngân sách cho kỳ kế tiếp mới bắt đầu lập ngân sách. Một lý do chính đáng cho việc trì hoãn này là vì họ muốn chờ cho đến khi họ có được những số liệu sau cùng, chính xác nhất của kỳ này để làm cơ sở cho việc dự đoán các con số cho kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, không nên mất thời giờ quá lâu cho việc này bởi vì đến một giới hạn thời gian nào đó thì lợi ích của việc có số liệu thực tế tốt hơn sẽ trở nên thấp hơn những bất lợi trong việc không có đủ thời gian làm tốt các bước còn lại khi lập ngân sách. Hai mẹo nhỏ sau đây có thể giúp chúng ta hoàn tất ngân sách đúng thời hạn.

    -Chuẩn bị sẳn mẫu biểu cho các khoảng thời gian tương lai
    Khi chúng ta hoàn thành xong ngân sách cho năm 2005, hãy lập tức tạo ra ngay một bộ mẫu biểu cho ngân sách 2006 bằng cách chèn thêm 1 cột cho năm 2006 vào các kỳ (tháng, quý hay năm). Ở những khoản mục chi phí mà chúng ta có thể biết chắc được chính xác sẽ là bao nhiêu trong kỳ nào đó ở 2006 (ví dụ như chi phí thuê văn phòng dài hạn, các khoản mục đã lên hợp đồng…), hãy đưa các con số đó vào ngay ngân sách năm 2006 thay vì đợi đến năm sau mới làm.

    -Lập ngân sách theo từng bước
    Thường, chúng ta có 2 điểm cơ bản để bắt đầu: số liệu trong quá khứ và kế hoạch làm việc trong tương lai.
    Số liệu trong quá khứ là các loại số liệu về quá khứ mà chúng ta đã có. Ví dụ khi lập ngân sách cho năm 2007 thì số liệu năm 2006 được xem lá các số liệu quá khứ. Chúng ta nên xem xét số liệu tại thời điểm năm trước, thay đổi theo thời điểm hiện tại những số liệu mà chúng ta nghĩ là sẽ thay đổi trong năm sau. Nếu số liệu chính xác của 2006 không được cung cấp đúng và đủ, hay chúng ta sẽ thực hiện có những hoạt động không giống với năm 2007 thì sao? Trong trường hợp này chúng ta nên sử dụng kế hoạch làm việc của năm 2007 để xây dựng ngân sách.
    Kế hoạch: chúng ta có kế hoạch gì cho năm sau? Hãy nhìn vào kế hoạch được xây dựng cho năm sau và hỏi các câu hỏi sau:
     Tôi sẽ sản xuất những gì và số lượng bao nhiêu? Tôi phải tiêu phí những gì và bao nhiêu cho kế hoạch sản xuất của mình ?
     Giữa những nguồn cần thiết, cái gì là đã có sẵn, nguồn nào tôi cần phải mua và mua giá bao nhiêu ?
    Cho dù chúng ta không bắt đầu từ kế hoạch hoạt động năm sau đi nữa thì kế hoạch hoạt động vẫn giúp chúng ta rất nhiều trong việc dự đoán các khoản mục khi lập ngân sách vì chúng ta không thể nào chỉ dựa hoàn toàn vào các số liệu quá khứ mà lập ngân sách cho tương lai được.

    Sau đây là một ví dụ về các bước lập một ngân sách
    Bước 1: Thu thập và tìm hiểu các thông tin quá khứ
    Bước 2: Đánh giá thông tin và dự đoán cho tương lai
    Bước 3: Hoàn chỉnh bản ngân sách, xem xét kết quả tính toán và các giả định
    Bước 4: Kiểm tra lại bản ngân sách
    Bước 5: Trình bày bản ngân sách cho người đọc
     
    #10
  11. Lan-Giao

    Lan-Giao Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    113
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    HCMC
    Một số mẹo/technique trong lập ngân sách

    1/Thu thập và tìm hiểu các thông tin quá khứ

    Thu thập những thông tin quá khứ chính xác không phải lúc nào cũng dễ dàng bởi vì có khi các con số đó không được ghi nhận đầy đủ hay đúng đắn, hay có khi chúng ta phải hoàn tất bản ngân sách cho năm sau trong khi các số liệu năm nay còn chưa được ghi nhận đầy đủ. Thỉnh thoảng, chúng ta có thể tìm thấy chúng ta đã chi ra cho những chi phí gì nhưng không biết tại sao chúng ta lại chi những khoản đó.
    Có hai loại số liệu quá khứ:
     Số liệu quá khứ thật sự: Là số liệu về doanh thu, chi phí, tiền, v.v…. mà bộ phận chúng ta thật sự đã tạo ra trong quá khứ. Đây là loại số liệu tốt nhất bởi vì chúng cho ta biết cái gì đã thật sự xảy ra.
     Số liệu ngân sách/dự đoán của quá khứ: Là số liệu trong bản ngân sách hay số liệu dự đoán của các kỳ trong quá khứ. Đây là loại số liệu thứ hai để thu thập khi chúng ta không thể có được loại thứ nhất. Các dự đoán quá khứ có thể rất khác với những gì trong quá khứ đã thật sự xảy ra nhưng nếu không thu thập được số liệu quá khứ thật sự thì ta chẳng còn lựa chọn nào khác cả. Ngoài ra, ngay cả khi chúng ta đã có được những số liệu quá khứ thật sự, các số liệu dự đoán của quá khứ cũng có thể có ích trong việc chỉ ra được kết quả hoạt động của bộ phận trong quá khứ đã lệch với những ước đoán về chúng như thế nào, những giả định khi lập ngân sách trong quá khứ là như thế nào.
    Thu thập những con số quá khứ
    Lấy những số liệu quá khứ thực tế từ phòng kế toán của công ty và những phòng ban, bộ phận khác có liên quan. Nếu không có tài liệu nào trong công ty cung cấp được số liệu chúng ta cần, trong một vài trường hợp chúng ta có thể yêu cầu bên ngoài cung cấp chúng, ví dụ như yêu cầu một nhà cung cấp gửi cho chúng ta số dư công nợ mà chúng ta chưa trả cho họ.
    Yêu cầu các số liệu được cung cấp theo một định dạng thuận tiện cho chúng ta. Ví dụ như nếu đang chuẩn bị ngân sách hằng tháng thì hãy yêu cầu cung cấp các số liệu theo từng tháng chứ không phải theo từng tuần hay từng quý.
    Các số liệu được cung cấp được dạng bảng tính Excel sẽ dễ sử dụng cho chúng ta hơn là một bản in. Các số liệu thu thập càng đầy đủ càng tốt. Tuy nhiên, đừng bỏ quá nhiều thời gian vào việc thu thập các thông tin này
    Các vấn đề thường gặp trong việc thu thập các số liệu quá khứ
     Không tìm thấy một số số liệu
     Hai nguồn khác nhau cung cấp hai số liệu khác nhau cho cùng một khoản mục
     chúng ta nên cố gắng tìm hiểu tại sao lại không có số liệu đó, hay tại sao lại có hai số liệu khác nhau.
    Đừng ngại yêu cầu đồng nghiệp phòng kế toán giúp đỡ chúng ta, ví dụ như trong trường hợp chúng ta lúng túng với các tài khoản và số hiệu tài khoản, vì
     Hầu hết các kế toán đều hiểu rằng việc giải thích các vấn đề kế toán cho các giám đốc khác là một phần trong công việc được trả lương của họ ở công ty
     Nếu không có được câu trả lời thỏa đáng hay bị chê trách chỉ vì chúng ta đã hỏi, hãy đi kiếm kế toán khác và hỏi lại lần nữa.
    Hiểu rõ các số liệu quá khứ
    Ráp các số liệu quá khứ vào với nhau và tìm hiểu chúng.
    Lưu ý rằng các số liệu chúng ta thu thập được có thể còn trong giai đoạn hỗn hợp giữa các số hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng quý hay hằng năm.

    Chuyển đổi các khoảng thời gian
    Hãy cẩn thận khi chúng ta cần chuyển đổi một con số giữa các khoảng thời gian. Một lỗi thường hay mắc phải là việc suy nghĩ ngay có bốn tuần trong một tháng cho nên nếu cái gì đó tốn $100 một tuần có nghĩa là $400 một tháng. Vậy $100 một tuần thì trung bình là bao nhiêu $ một tháng? $433.33 ($100*52/12) chứ không phải là $400, con số mà chúng ta thường nghĩ đến khi mặc định một tháng có bốn tuần. Ngược lại, $800 một tháng là $184.62 một tuần chứ không phải $200. Bốn tuần thì có 28 ngày nhưng theo lịch của chúng ta thì chỉ có mỗi tháng Hai là có 28 ngày (trừ những năm nhuận), còn thì có bốn tháng có 30 ngày và bảy tháng còn lại có đến 31 ngày. Nếu dự đoán đưa trên cơ sở bốn tuần một tháng, chúng ta có thể chưa dự đoán được đủ số tiền cần phải chi tiêu trong các tháng dài cho các chi phí xảy ra hằng ngày. Vào quý ba, có tới hai tháng dài liền nhau (tháng bảy và tháng tám), tính nhanh như thế có thể làm cho con số dự đoán lệch khoảng 9% so với con số tốt nhất.

    Nếu chúng ta đang tính toán các chi phí cho từng nhân viên, chúng ta có thể cần phải quyết định xem là chúng ta muốn tính các chi phí này theo từng ngày làm việc hay từng ngày trả lương. Hãy lưu ý rằng một nhân viên làm việc năm ngày một tuần được trả lương cho 260 ngày một năm, trong khi ngày làm việc thường là khoảng 240 ngày, sau khi đã trừ đi các ngày nghỉ lễ tết và nghỉ phép, hay chỉ còn khoảng 222 ngày sau khi trừ thêm các khoản nghỉ ốm hay đi học.

    Hiểu rõ từng khoản mục chi phí
    Lập ngân sách là một công việc tỉ mỉ. Chúng ta cần phải biết tại sao chúng ta đã chi tiêu cho những khoản chi phí trong quá khứ và những điều đó có xảy ra trong kỳ tới hay không. Cho nên, chúng ta phải xem xét từng khoản mục chi phí một và cố gắng hiểu rõ chúng dựa vào trí nhớ, ghi chép cá nhân, thảo luận với người khác hay xem xét lại hóa đơn, biên nhận, hợp đồng.

    Ví dụ, tại sao 2005 chúng ta đã chi $300 cho việc thuê các thiết bị văn phòng tháng 12? Chúng ta có thể xem lại hợp đồng và nhận ra rằng từ tháng 12 năm 2005, chúng ta bắt đầu thuê một máy photocopy với giá $200 một tháng và một máy in với giá $100 tháng trong vòng năm năm.

    --> sẽ tiếp tục nếu có người quan tâm
     
    Last edited: 13 Tháng mười hai 2005
    #11
  12. xuantham

    xuantham Moderator Staff Member

    Bài viết:
    5,333
    Đã được thích:
    582
    Giới tính:
    Nữ
    Nơi ở:
    4/1 Văn Chung - P13- Q. Tân Bình- TPHCM
    Nhà này đi đâu vắng rồi nhỉ?

    Tôi thấy cách này phù hợp với cty cung cấp dịch vụ hơn
     
    #12
  13. Huynh Anh Thanh

    Huynh Anh Thanh Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    5
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    tphochiminh
    chào bạn,

     
    #13
  14. Huynh Anh Thanh

    Huynh Anh Thanh Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    5
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    tphochiminh
    Chào bạn, Không rõ hiện tại bạn đã thực hiện dự án của mình đến đâu rồi?
    Hy vọng dự án của bạn đang chạy tốt. Mình cũng mới bắt đầu nghiên cứu việc sọan ngânn sách cho bộ phận sản xuất đây....hơi lúng túng như gà mắc tóc...bạn có thể cho mình một số tài liệu mà bạn đã thu thập hay chỉ giáo cho mình vài chiêu hay không vậy, cám ơn nhiều. Đ/c email của mình: anh.thhuynh@gmail.com. Cty mình là Cty sản xuất và bán hàng...
    Trân trọng.
     
    #14
  15. Huynh Anh Thanh

    Huynh Anh Thanh Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    5
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    tphochiminh
    Bạn ơi, tiếp tục đi chứ...tôi đang chuẩn bị thực hiện Ngân sách cho bộ phận sản xuất nhưng chưa tìm được/sọan được form mẫu để đưa BPSX điền vào...bạn có sẳn mẫu nào không vậy, chia sẻ cho tôi với. Mail của tôi là: anh.thhuynh@gmail.com
    Cám ơn trước nha...
    Thành
     
    #15

Chia sẻ trang này