Quy trình lập ngân sách của các Giám đốc bộ phận
I/ Chuẩn bị trước khi tiến hành lập ngân sách
Giữ lại các ghi chú ngân sách cho cả năm:
Nên lập kế họach trước. Ngay khi mà chúng ta phê duyệt một khoản chi phí đáng kể, hãy ghi chú lại khoản chi phí ấy cùng với các lý do tại sao chi phí ấy là cần thiết trogn một tập tin Word hay Excel. Khi chúng ta tiến hành lập ngân sách cho năm sau, chúng ta sẽ biết tại sao chúng ta đã chi tiêu những khoản trong năm nay, một cơ sở để dự đoán chi phí năm sau.
Tập trung vào các yếu tố chính
Không phải mọi khoản mục trong ngân sách đều cần phải được xem xét kỹ lưỡng. Chúng ta nên cẩn thận viết ra những khoản chi phí và những hoạt động nào mang tính chất quyết định đối với bộ phận của chúng ta. Đó là sản xuất, bán hàng, mua hàng, marketing hay tài chính? Đó sẽ là những yếu tố chính của ngân sách chúng ta cần lập chứ không cần phải cặm cụi cho những chi tiết nhỏ. Chẳng hạn như giám đốc phòng kinh doanh không nên lo lắng về tiền điện thoại khi nó chỉ chiếm 0.004% ngân sách của chúng ta và nó thật sự là một chi phí cố định cần có để chúng ta bán được hàng.
Thu thập các thông tin cần thiết
* Các thời kỳ ngân sách: Ngân sách chúng ta cần lập là ngân sách cho từng tuần, từng tháng, từng quý hay từng năm? Ngân sách sẽ dự đoán cho khoảng thời gian nào? Ví dụ như ngân sách từng tháng cho các tháng từ tháng 1, 2005 đến tháng 12, 2005 hay ngân sách cho từng quý, từ quý 1 để quý 4 của các năm từ 2005 đến 2006.
Ngân sách ngắn hạn là ngân sách chúng ta làm cho khoản thời gian một năm hay ngắn hơn. Ngân sách dài hạn có thời gian dài hơn một năm. Người ta chọn mốc thời gian một năm với lý do là có nhiều yếu tố kinh doanh lập đi lập lại theo chu kỳ một năm ví dụ như quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngân sách ngắn hạn thường phục vụ cho hai mục đích chính là Hoạch Định và Kiểm Soát. Là một giám đốc, chúng ta cần hoạch địch xem tiền chúng ta thu vào và chi ra như thế nào. Đồng thời, chúng ta cũng cần kiểm soát những khoản thu vào chi ra đó bằng cách theo dõi các khoản mục chi phí hay doanh thu thật sự , so sánh chúng với những con số mà chúng ta đã dự đoán trước trong ngân sách và có những hành động thích hợp khi phát hiện ra những chênh lệch ngoài ý muốn.
Ngay cả khi chúng ta lập các ngân sách hàng quý hay hàng năm, tốt nhất là chúng ta vẫn nên dự đoán cho từng tháng rồi cộng lại để có được các số liệu ngân sách tốt hơn. Ví dụ như ngân sách cho quý I năm 2005 nên được làm bẵng cách cộng các con số cho từng khoản mục của các tháng 1, tháng 2 và tháng 3, thay vì ước tính con số cho một tháng trung bình rồi nhân 3 lên.
Ngân sách dài hạn thường phục vụ cho công tác Hoạch Định chứ không vì mục đích Kiểm Soát. Các dự đoán bây giờ của chúng ta, cho dù là những dự đoán tốt nhất, cho năm 2010 cũng không thể chính xác bằng các dự đoán chúng ta lập cho năm đó khi chúng ta đang đứng ở cuối năm 2009. Ngân sách dài hạn dùng để lập kế hoạch và chuẩn bị trước cho những gí mà chúng ta nghĩ là sẽ xảy ra trong tương lai. Bộ phận của chúng ta sẽ thu, chi như thế nào, sẽ có những hoạt động nào trong ba, năm, mười hay hai mươi năm nữa? Có thể chúng ta rất khó mà hình dung được. Chúng ta cấn phải liên hệ bộ phận của mình với các kế hoạch, chiến lược, chỉ tiêu dài hạn của cả công ty và các yêu cầu của công ty đối với bộ phận trong việc hoàn thành những mục tiêu dài hạn này. Từ đó vạch ra kế hoạch, mục tiêu dài hạn cho bộ phận và số hoá những kế hoạch, mục tiêu đó trong bản ngân sách dài hạn. Ngân sách dài hạn không nên cố định mà cần phải được xem xét và chỉnh sửa lại để cập nhật các thay đổi trong bộ phận để có được số liệu chính xác hơn.
* Tầm nhìn: Cty chúng ta sẽ làm gì? Tầm nhìn của công ty cho biết công ty chúng ta sẽ làm gì và muốn trở thành một công ty như thế nào, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông về chất lượng hay một công ty chiếm nhiều thị phần nhất trong ngành phân phối hoá mỹ phẩm? Nếu công ty của chúng ta có một tầm nhìn được ghi ra rõ ràng, hãy dựa vào đó mà lập ra các chương trình hành động phù hợp với tầm nhìn đó. Nếu không, hãy tìm những tầm nhìn ngầm hiểu bằng cách trò chuyện với cấp trên và các đồng nghiệp lâu năm hay trong các phòng ban, bộ phận khác chẳng hạn. Cấp trên của chúng ta nói gì về các dịch vụ khách hàng? Các đồng nghiệp ở bộ phận kinh doanh nói gì về cạnh tranh và chiến lược gia tăng thị phần? Các nhân viên phòng tài chính nói gì về cắt giảm chi phí? Tất cả những thông tin như thế sẽ cho chúng ta một khái niệm về bức tranh tình hình quản trị và tầm nhìn chiến lược của công ty.
Chúng ta có thể dựa vào đó mà phát triển một “tầm nhìn” riêng, ngắn gọn và đơn giản cho bộ phận của chúng ta, ví dụ như “Hạch toán và báo cáo đúng kỳ hạn” cho bộ phận kế toán khi chúng ta muốn nhấn mạnh vào sự kịp thời, nhanh chóng của công tác kế toán, hay “Làm hài lòng khách hàng” cho bộ phận bán hàng nếu muốn tập trung vào việc cải thiện dịch vụ khách hàng. “Tầm nhìn” của bộ phận có thể được thay đổi khi giám đốc bộ phận thay đổi trọng tâm, ví dụ như chuyển thành “1 xu cũng không thể lãng phí” khi muốn tập trung vào cắt giảm chi phí.
*Các phân loại doanh thu, chi phí và số hiệu tài khoản
Phòng kế toán thường đưa ra những các phân loại doanh thu, chi phí và các số hiệu tài khoản mà họ dùng đề nhập ngân sách vào hệ thống và theo dõi tình hình thực hiện ngân sách. Ví dụ như chi phí chúng ta mua 10 thùng giấy in mới cho bộ phận của chúng ta được xếp vào tài khoản “Chi phí đồ dùng văn phòng” với số hiệu 6423100 trong phân loại “Chi phí quản lý doanh nghiệp” số hiệu 642. Chúng ta nên có một danh sách đầy đủ những phân loại, các định nghĩa cũng như số hiệu của nó để có thể dễ dàng làm ngân sách theo cấu trúc kế toán để bộ phận kế toán có thể dễ dàng ghi nhận, tránh nhầm lẫn hay mất thời gian chỉnh sửa của chúng ta sau này.
Các mẹo nhỏ giúp lập ngân sách dễ dàng hơn
Một vài người thường đợi cho đến khi không có đủ thời gian để kịp thời làm ngân sách cho kỳ kế tiếp mới bắt đầu lập ngân sách. Một lý do chính đáng cho việc trì hoãn này là vì họ muốn chờ cho đến khi họ có được những số liệu sau cùng, chính xác nhất của kỳ này để làm cơ sở cho việc dự đoán các con số cho kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, không nên mất thời giờ quá lâu cho việc này bởi vì đến một giới hạn thời gian nào đó thì lợi ích của việc có số liệu thực tế tốt hơn sẽ trở nên thấp hơn những bất lợi trong việc không có đủ thời gian làm tốt các bước còn lại khi lập ngân sách. Hai mẹo nhỏ sau đây có thể giúp chúng ta hoàn tất ngân sách đúng thời hạn.
-Chuẩn bị sẳn mẫu biểu cho các khoảng thời gian tương lai
Khi chúng ta hoàn thành xong ngân sách cho năm 2005, hãy lập tức tạo ra ngay một bộ mẫu biểu cho ngân sách 2006 bằng cách chèn thêm 1 cột cho năm 2006 vào các kỳ (tháng, quý hay năm). Ở những khoản mục chi phí mà chúng ta có thể biết chắc được chính xác sẽ là bao nhiêu trong kỳ nào đó ở 2006 (ví dụ như chi phí thuê văn phòng dài hạn, các khoản mục đã lên hợp đồng…), hãy đưa các con số đó vào ngay ngân sách năm 2006 thay vì đợi đến năm sau mới làm.
-Lập ngân sách theo từng bước
Thường, chúng ta có 2 điểm cơ bản để bắt đầu: số liệu trong quá khứ và kế hoạch làm việc trong tương lai.
Số liệu trong quá khứ là các loại số liệu về quá khứ mà chúng ta đã có. Ví dụ khi lập ngân sách cho năm 2007 thì số liệu năm 2006 được xem lá các số liệu quá khứ. Chúng ta nên xem xét số liệu tại thời điểm năm trước, thay đổi theo thời điểm hiện tại những số liệu mà chúng ta nghĩ là sẽ thay đổi trong năm sau. Nếu số liệu chính xác của 2006 không được cung cấp đúng và đủ, hay chúng ta sẽ thực hiện có những hoạt động không giống với năm 2007 thì sao? Trong trường hợp này chúng ta nên sử dụng kế hoạch làm việc của năm 2007 để xây dựng ngân sách.
Kế hoạch: chúng ta có kế hoạch gì cho năm sau? Hãy nhìn vào kế hoạch được xây dựng cho năm sau và hỏi các câu hỏi sau:
Tôi sẽ sản xuất những gì và số lượng bao nhiêu? Tôi phải tiêu phí những gì và bao nhiêu cho kế hoạch sản xuất của mình ?
Giữa những nguồn cần thiết, cái gì là đã có sẵn, nguồn nào tôi cần phải mua và mua giá bao nhiêu ?
Cho dù chúng ta không bắt đầu từ kế hoạch hoạt động năm sau đi nữa thì kế hoạch hoạt động vẫn giúp chúng ta rất nhiều trong việc dự đoán các khoản mục khi lập ngân sách vì chúng ta không thể nào chỉ dựa hoàn toàn vào các số liệu quá khứ mà lập ngân sách cho tương lai được.
Sau đây là một ví dụ về các bước lập một ngân sách
Bước 1: Thu thập và tìm hiểu các thông tin quá khứ
Bước 2: Đánh giá thông tin và dự đoán cho tương lai
Bước 3: Hoàn chỉnh bản ngân sách, xem xét kết quả tính toán và các giả định
Bước 4: Kiểm tra lại bản ngân sách
Bước 5: Trình bày bản ngân sách cho người đọc