Okie, phải bình tĩnh vì nghiệp vụ này hoàn toàn không phức tạp một tẹo nào.
Thứ nhất, đầu tiên em phải nắm đuợc các khái niệm liên quan: Thế nào là TSCĐ, Khấu hao TSCĐ, chi phí khấu hao, khấu hao luỹ kế. Xong rồi mới tới phần quản lý tài sản cố định: cả về quản lý hiện vật, kế toán và sổ sách, thứ ba là báo cáo.
TSCĐ là TS có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài (thoả mãn cả hai điều kiện), theo quy định hiện tại thì phải có giá trị trên 10 triệu và thời gian sử dụng trên 1 năm. Vì TSCĐ được sử dụng trong nhiều năm nhằm phục vụ hoạt động SXKD trong thời gian nhiều năm đó nên khi em mua TSCĐ em không thể tính hết vào chi phí trong kỳ mua được. Thay vào đó, hàng năm em phải "phân bổ" "chi phí" mua TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Ví dụ nhé, cai ô tô được sử dụng 10 năm, giá mua là 250 triệu, mỗi năm mình tính váo chi phí là 25 triệu. Cái việc phân bổ chi phí ấy được gọi là tính khấu hao TSCĐ. Khấu là trừ, hao là hao mòn, cái phần hao mòn ấy được trừ vào giá trị của TSCĐ. Tức là sau một năm cai ô tô của em chỉ còn có giá trị (ghi sổ) là 225 triệu thôi (vì đã hao mòn mất 25 triệu rồi). Ở đây có hai cái lưu ý: thứ nhất, cái số hao mòn 1/10 về giá trị là mình quy ước với nhau là như thế chứ trong thực tế thì cái xe ấy có thể đã hao mòn thực sự với một tỷ lệ khác), thứ hai là giá thị trường của cái xe của mình sau khi sử dụng một năm có thể khacvơis 225 triệu, nhưng mình không quan tâm, vì cái xe của mình trên sổ sách phải được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc.
DO vậy khi em tính vào chi phí 25 triệu, em sẽ phải ghi Nợ cho một tài khoản chi phí- cái khoản chi phí đó được gọi là chi phí khấu hao. Vấn đề là em ghi có cho tài khoản nào. Do TSCĐ bị giảm đi do phần khấu hao là 25 triệu, giá trị ghi sổ bây giờ chỉ còn 225 triệu (kế toán gọi là giá trị còn lại) thì bút toán đơn giản nhất là ghi Có cho TSCĐ là 25 triệu. Thế nhưng để theo dõi TSCĐ một cách chặt chẽ hơn, người ta "đẻ" ra một tài khoản chỉ nhằm mục đích theo dõi các khoản được khấu trừ vào TSCĐ do hao mòn (các khoản khấu hao), và TK này được gọi là khấu hao luỹ kế. Thế là thay bằng việc ghi Có TSCĐ (nguyên giá) người ta sẽ ghi Có cho TK khấu hao luỹ kế.
Bút toán thực hiện trích chi phí khấu hao trong kỳ là
Nợ: Chi phí khấu hao (thuộc chi phí kinh doanh)
Có: Khấu hao luỹ kế.
Cuối kỳ, để xác định giá trị còn lại của TSCĐ, người ta lấy số dư của TK TSCĐ (nguyên giá) trừ đi số dư của TK Khấu hao luỹ kế.
Đấy là quản lý về mặt giá trị, về mặt sổ sách em sẽ phải mở sổ theo dõi TSCĐ (còn gọi là sổ Đăng ký TSCĐ), trong đó em phải ghi ít nhất các thông tin sau: Mã TSCĐ, tên, Mô tả cấu hình, ngày mua, ngày sử dụng, ngưới sử dụng, giá mua, thời gian sử dụng, khấu hao, giá trị còn lại, tình trạng hiện nay. Hình như ở một thread nào đó của WKT đã nói rồi.
TRường hợp của em co hai ý: ý một, không có Hoá đơn "đỏ", ý hai, xử lý (hạch toán thế nào).
Ý một: không có hoá đơn đỏ thì chịu rồi, nhưng phải có hoá đơn "đen" tức là một cái tờ giấy nào đó nói là mấy cái máy tính ấy giá bao nhiêu
Ý hai: Hạch toán thế nào: 3 cái máy tính 9 triệu (túc là 3 triệu/ máy hay là mỗi cái 9 triệu), một cái 1 triệu (rẻ thế, hay là em gõ thiếu số 0).
Nếu mỗi cái 9 triệu, một cái 10 triệu, cả lô là 37 triệu, là máy mới thì mình cho vào TSCĐ (Nợ TSCĐ/Có TK tương ứng)
Khi tính khấu hao, việc đầu tiên là em ướctính thời gian sử dụng, giả sử là 3 năm chẳng hạn. Thứ hai là em phải xác định phương pháp khấu hao, ví dụ khấu hao đường thẳng, thứ ba là giá trị thu hồi (ví dụ 1 triệu)
Chi phí khấu hao hàng năm là (37 - 1)/3= 12 triệu. Ghi Nợ: chi phí khấu hao/ Có Khấu hao luỹ kế.
Nếu mà 4 cái mà chỉ có 10 triệu thì cho vào công cụ dụng cụ (vật rẻ tiền mau hỏng) hoặc cho hết vào chi phí trong năm, hoặc phân bổ trong hai năm.
Hy vọng là em hiểu và làm được