Kinh nghiệm tiêu hủy chứng từ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Đức Thịnh Phát Jsc

Đức Thịnh Phát Jsc

Giải pháp lưu trữ hồ toàn diện cho doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là nơi lưu trữ rất nhiều thông tin quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tiêu hủy chứng từ, tài liệu kế toán là việc làm hết sức quan trọng vì liên quan tới vấn đề bảo mật thông tin và đúng quy định của Luật Kế toán. Vì đây là công việc không thường xuyên nên có rất nhiều Anh/Chị khi được doanh nghiệp giao phó, thường khá mơ hồ về quy trình thủ tục hủy chứng từ kế toán cũng như cách thức tiêu hủy sao cho tối ưu về thời gian và chi phí nhất cho doanh nghiệp mình.
Ở bài viết này, Đức Thịnh Phát xin chia sẻ những kinh nghiệm và lưu ý để Anh/ Chị có thể thực hiện tốt việc xử lý những chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.

dich-vu-huy-giay.jpg

1. Khi nào thì được phép tiêu hủy chứng từ kế toán?
Chứng từ và tài liệu kế toán chỉ được phép tiêu hủy khi chúng đã hết giá trị, không còn cần thiết để giữ lại phục vụ quá trình hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp. Hết giá trị ở đây có thể được hiểu là hết thời hạn lưu trữ hoặc các chứng từ, tài liệu kế toán đó bị loại ra sau khi quá trình chỉnh lý tài liệu hoàn tất.
Nếu các tài liệu kế toán đó không nằm trong diện có thông báo phải giữ lại để thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền. Và đặc biệt hơn là các hồ sơ chứng từ cần hủy không liên quan tới vụ án hình sự bắt buộc phải giữ lại điều tra thì doanh nghiệp được phép tiến hành tiêu hủy.

2. Thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán
Đối với doanh nghiệp có vốn Nhà nước, cơ quan, bộ ngành nào đó. Thì bắt buộc Anh/Chị phải làm tờ trình gửi cấp trên để thẩm định những tài liệu muốn hủy. Sau khi quá trình thẩm định, sẽ ban hành văn bản cho phép tiêu hủy thì người đứng đầu doanh nghiệp, đơn vị mới được phép ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, hoặc doanh nghiệp FDI thì thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán là người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán (là người đứng đầu của cơ quan, doanh nghiệp sở hữu chứng từ kế toán đó).

3. Lên kế hoạch hủy chứng từ kế toán
Để việc hủy chứng từ kế toán diễn ra suôn sẻ và đúng quy định thì trước hết anh/chị cần lên kế hoạch hủy hợp lý. Về cơ bản thì bao gồm những bước như sau:
3.1 Lập danh mục tài liệu kế toán hết giá trị lưu trữ
Để tránh việc hủy nhầm đi các hồ sơ, chứng từ, tài liệu kế toán còn có giá trị thì bước đầu tiên phải kiểm kê lại tài liệu đồng thời lập ra một danh mục chứa các thông tin liên quan tới số lượng chứng từ cần tiêu hủy. Việc lên danh mục cần đi kèm với bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy.
Đây là khâu đầu tiên song đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình. Bởi nó quyết định sự “sống còn” của hồ sơ chứng từ kế toán. Loại chứng từ nào cần loại bỏ, chứng từ nào cần giữ lại lưu trữ được quyết định gần như 80% trong bước này.

danh-muc-tai-lieu-ke-toan-tieu-huy.jpg

3.2 Thành lập hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán
Mục đích của việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là để tiến hành kiểm kê, phân loại, đánh giá một cách khách quan. Nhằm tránh hủy nhầm đi các chứng từ còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn sau này. Các thành viên của hội đồng cần cho ý kiến biểu quyết vào biên bản cuộc họp.

mau-quyet-dinh-thanh-lap-hoi-dong-tieu-huy-tai-lieu.jpg
3.3 Tiến hành thực hiện việc tiêu hủy chứng từ
Quá trình hủy chứng từ tài liệu kế toán phải lập các biên bản liên quan như: Biên bản giao nhận tài liệu hủy, Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu.

4. Các hình thức hủy chứng từ kế toán hiệu quả
Nguyên tắc của việc tiêu hủy tài liệu kế toán là phải đảm bảo tính triệt để. Nghĩa là chứng từ sau khi hủy xong thì các thông tin, số liệu trên tài liệu đó không thể phục hồi dưới bất cứ hình thức nào.
Tùy vào số lượng chứng từ kế toán cần tiêu hủy nhiều hay ít mà doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức hủy hợp lý. Để đảm bảo công suất nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Với số lượng tài liệu hủy không nhiều, thì có thể sử dụng các loại máy hủy giấy văn phòng trên thị trường. Đối với số lượng chứng từ kế toán cần hủy lớn, được dồn lại trong nhiều năm thì cần nghiên cứu thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Nguồn bài viết: ducthinhphat.com
 
  • Like
Reactions: Tranhalinh0203
Khóa học Quản trị dòng tiền
Đức Thịnh Phát Jsc

Đức Thịnh Phát Jsc

Giải pháp lưu trữ hồ toàn diện cho doanh nghiệp
Bài viết rất hay, cho mình hỏi thông tin về thời hạn lưu trữ cụ thể của mỗi chứng từ kế toán được không ạ
Chào bạn, nắm được thời hạn của mỗi loại chứng từ kế toán sẽ giúp cho quá trình quản lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ tốt hơn. Đồng thời cũng giúp xác định thời hạn bảo chính xác và doanh nghiệp sẽ không phải hủy nhầm các chứng từ còn có giá trị. Bảng thời hạn bảo quản chứng từ kế toán bạn có thể xem chi tiết tại Thông tư Số: 155/2013/TT-BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. Hoặc có thể xem tại bài viết sau ạ: Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?
 
yennguyen 2278

yennguyen 2278

Sơ cấp
6/12/22
2
4
3
45
Chào bạn, nắm được thời hạn của mỗi loại chứng từ kế toán sẽ giúp cho quá trình quản lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ tốt hơn. Đồng thời cũng giúp xác định thời hạn bảo chính xác và doanh nghiệp sẽ không phải hủy nhầm các chứng từ còn có giá trị. Bảng thời hạn bảo quản chứng từ kế toán bạn có thể xem chi tiết tại Thông tư Số: 155/2013/TT-BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. Hoặc có thể xem tại bài viết sau ạ: Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?
cảm ơn bạn nhé
 
Thịnh Ktl

Thịnh Ktl

Sơ cấp
6/12/22
1
0
1
33
Bài viết khá chi tiết, cty mìn cũng vừa tiến hành hủy số lượng khá lớn chứng từ kế toán luôn
 
Tranhalinh0203

Tranhalinh0203

Sơ cấp
8/12/22
1
1
3
28
Bài viết cũng khá chi tiết, việc tiêu hủy chứng từ kế toán nếu chưa từng trải qua thì cứ nghĩ là đơn giản. Mình cũng được sếp giao nhiệm vụ hủy cho cơ quan, thủ tục khá rắc rối, chưa kể tới việc hủy một khối lượng lớn chứng từ kế toán từ gần 10 năm trở về rất là vất vả. Rõ ràng các bạn nên thuê công ty chuyên cung cấp dịch vụ hủy giấy để xử lý, tự hủy rất mệt ạ
 
Đức Thịnh Phát Jsc

Đức Thịnh Phát Jsc

Giải pháp lưu trữ hồ toàn diện cho doanh nghiệp
Bài viết cũng khá chi tiết, việc tiêu hủy chứng từ kế toán nếu chưa từng trải qua thì cứ nghĩ là đơn giản. Mình cũng được sếp giao nhiệm vụ hủy cho cơ quan, thủ tục khá rắc rối, chưa kể tới việc hủy một khối lượng lớn chứng từ kế toán từ gần 10 năm trở về rất là vất vả. Rõ ràng các bạn nên thuê công ty chuyên cung cấp dịch vụ hủy giấy để xử lý, tự hủy rất mệt ạ
Cảm ơn bạn, bên mình cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ hủy chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ, và cũng thường xuyên tư vấn cho khách hàng về quy trình và thủ tục tiêu hủy. Với khối lượng chứng từ cần hủy nhiều, nên thuê các nhà cung cấp chuyên nghiệp, như thế sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giúp bảo mật thông tin được tốt hơn ạ.

z3263922760857_fbd7beccb554bc88cafb8bfc6d477dd5-2.jpg
 
Phần mềm Kế toán MISA

Phần mềm Kế toán MISA

Đối tác đồng hành
Thành viên BQT
23/12/22
47
3
8
amis.misa.vn
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Luật kế toán có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Theo điều 40 Luật kế toán: Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ phải bản chính (bản gốc) và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Mời Quý độc giả tham khảo bài viết Quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán, tại đây chúng tôi đã phân tích rất chi tiết về chủ đề này.
Hi vọng sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho Anh chị!

______
MISA SME - Phần mềm Kế toán phổ biến nhất Việt Nam: https://sme.misa.vn/
 

Xem nhiều

Webketoan Zalo OA