Đức Thịnh Phát Jsc
Giải pháp lưu trữ hồ toàn diện cho doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là nơi lưu trữ rất nhiều thông tin quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tiêu hủy chứng từ, tài liệu kế toán là việc làm hết sức quan trọng vì liên quan tới vấn đề bảo mật thông tin và đúng quy định của Luật Kế toán. Vì đây là công việc không thường xuyên nên có rất nhiều Anh/Chị khi được doanh nghiệp giao phó, thường khá mơ hồ về quy trình thủ tục hủy chứng từ kế toán cũng như cách thức tiêu hủy sao cho tối ưu về thời gian và chi phí nhất cho doanh nghiệp mình.
Ở bài viết này, Đức Thịnh Phát xin chia sẻ những kinh nghiệm và lưu ý để Anh/ Chị có thể thực hiện tốt việc xử lý những chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
1. Khi nào thì được phép tiêu hủy chứng từ kế toán?
Chứng từ và tài liệu kế toán chỉ được phép tiêu hủy khi chúng đã hết giá trị, không còn cần thiết để giữ lại phục vụ quá trình hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp. Hết giá trị ở đây có thể được hiểu là hết thời hạn lưu trữ hoặc các chứng từ, tài liệu kế toán đó bị loại ra sau khi quá trình chỉnh lý tài liệu hoàn tất.
Nếu các tài liệu kế toán đó không nằm trong diện có thông báo phải giữ lại để thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền. Và đặc biệt hơn là các hồ sơ chứng từ cần hủy không liên quan tới vụ án hình sự bắt buộc phải giữ lại điều tra thì doanh nghiệp được phép tiến hành tiêu hủy.
2. Thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán
Đối với doanh nghiệp có vốn Nhà nước, cơ quan, bộ ngành nào đó. Thì bắt buộc Anh/Chị phải làm tờ trình gửi cấp trên để thẩm định những tài liệu muốn hủy. Sau khi quá trình thẩm định, sẽ ban hành văn bản cho phép tiêu hủy thì người đứng đầu doanh nghiệp, đơn vị mới được phép ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, hoặc doanh nghiệp FDI thì thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán là người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán (là người đứng đầu của cơ quan, doanh nghiệp sở hữu chứng từ kế toán đó).
3. Lên kế hoạch hủy chứng từ kế toán
Để việc hủy chứng từ kế toán diễn ra suôn sẻ và đúng quy định thì trước hết anh/chị cần lên kế hoạch hủy hợp lý. Về cơ bản thì bao gồm những bước như sau:
3.1 Lập danh mục tài liệu kế toán hết giá trị lưu trữ
Để tránh việc hủy nhầm đi các hồ sơ, chứng từ, tài liệu kế toán còn có giá trị thì bước đầu tiên phải kiểm kê lại tài liệu đồng thời lập ra một danh mục chứa các thông tin liên quan tới số lượng chứng từ cần tiêu hủy. Việc lên danh mục cần đi kèm với bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy.
Đây là khâu đầu tiên song đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình. Bởi nó quyết định sự “sống còn” của hồ sơ chứng từ kế toán. Loại chứng từ nào cần loại bỏ, chứng từ nào cần giữ lại lưu trữ được quyết định gần như 80% trong bước này.
3.2 Thành lập hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán
Mục đích của việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là để tiến hành kiểm kê, phân loại, đánh giá một cách khách quan. Nhằm tránh hủy nhầm đi các chứng từ còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn sau này. Các thành viên của hội đồng cần cho ý kiến biểu quyết vào biên bản cuộc họp.
3.3 Tiến hành thực hiện việc tiêu hủy chứng từ
Quá trình hủy chứng từ tài liệu kế toán phải lập các biên bản liên quan như: Biên bản giao nhận tài liệu hủy, Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu.
4. Các hình thức hủy chứng từ kế toán hiệu quả
Nguyên tắc của việc tiêu hủy tài liệu kế toán là phải đảm bảo tính triệt để. Nghĩa là chứng từ sau khi hủy xong thì các thông tin, số liệu trên tài liệu đó không thể phục hồi dưới bất cứ hình thức nào.
Tùy vào số lượng chứng từ kế toán cần tiêu hủy nhiều hay ít mà doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức hủy hợp lý. Để đảm bảo công suất nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Với số lượng tài liệu hủy không nhiều, thì có thể sử dụng các loại máy hủy giấy văn phòng trên thị trường. Đối với số lượng chứng từ kế toán cần hủy lớn, được dồn lại trong nhiều năm thì cần nghiên cứu thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Nguồn bài viết: ducthinhphat.com
Ở bài viết này, Đức Thịnh Phát xin chia sẻ những kinh nghiệm và lưu ý để Anh/ Chị có thể thực hiện tốt việc xử lý những chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
1. Khi nào thì được phép tiêu hủy chứng từ kế toán?
Chứng từ và tài liệu kế toán chỉ được phép tiêu hủy khi chúng đã hết giá trị, không còn cần thiết để giữ lại phục vụ quá trình hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp. Hết giá trị ở đây có thể được hiểu là hết thời hạn lưu trữ hoặc các chứng từ, tài liệu kế toán đó bị loại ra sau khi quá trình chỉnh lý tài liệu hoàn tất.
Nếu các tài liệu kế toán đó không nằm trong diện có thông báo phải giữ lại để thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền. Và đặc biệt hơn là các hồ sơ chứng từ cần hủy không liên quan tới vụ án hình sự bắt buộc phải giữ lại điều tra thì doanh nghiệp được phép tiến hành tiêu hủy.
2. Thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán
Đối với doanh nghiệp có vốn Nhà nước, cơ quan, bộ ngành nào đó. Thì bắt buộc Anh/Chị phải làm tờ trình gửi cấp trên để thẩm định những tài liệu muốn hủy. Sau khi quá trình thẩm định, sẽ ban hành văn bản cho phép tiêu hủy thì người đứng đầu doanh nghiệp, đơn vị mới được phép ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, hoặc doanh nghiệp FDI thì thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy chứng từ kế toán là người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán (là người đứng đầu của cơ quan, doanh nghiệp sở hữu chứng từ kế toán đó).
3. Lên kế hoạch hủy chứng từ kế toán
Để việc hủy chứng từ kế toán diễn ra suôn sẻ và đúng quy định thì trước hết anh/chị cần lên kế hoạch hủy hợp lý. Về cơ bản thì bao gồm những bước như sau:
3.1 Lập danh mục tài liệu kế toán hết giá trị lưu trữ
Để tránh việc hủy nhầm đi các hồ sơ, chứng từ, tài liệu kế toán còn có giá trị thì bước đầu tiên phải kiểm kê lại tài liệu đồng thời lập ra một danh mục chứa các thông tin liên quan tới số lượng chứng từ cần tiêu hủy. Việc lên danh mục cần đi kèm với bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy.
Đây là khâu đầu tiên song đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình. Bởi nó quyết định sự “sống còn” của hồ sơ chứng từ kế toán. Loại chứng từ nào cần loại bỏ, chứng từ nào cần giữ lại lưu trữ được quyết định gần như 80% trong bước này.
3.2 Thành lập hội đồng tiêu hủy chứng từ kế toán
Mục đích của việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là để tiến hành kiểm kê, phân loại, đánh giá một cách khách quan. Nhằm tránh hủy nhầm đi các chứng từ còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn sau này. Các thành viên của hội đồng cần cho ý kiến biểu quyết vào biên bản cuộc họp.
3.3 Tiến hành thực hiện việc tiêu hủy chứng từ
Quá trình hủy chứng từ tài liệu kế toán phải lập các biên bản liên quan như: Biên bản giao nhận tài liệu hủy, Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu.
4. Các hình thức hủy chứng từ kế toán hiệu quả
Nguyên tắc của việc tiêu hủy tài liệu kế toán là phải đảm bảo tính triệt để. Nghĩa là chứng từ sau khi hủy xong thì các thông tin, số liệu trên tài liệu đó không thể phục hồi dưới bất cứ hình thức nào.
Tùy vào số lượng chứng từ kế toán cần tiêu hủy nhiều hay ít mà doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức hủy hợp lý. Để đảm bảo công suất nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Với số lượng tài liệu hủy không nhiều, thì có thể sử dụng các loại máy hủy giấy văn phòng trên thị trường. Đối với số lượng chứng từ kế toán cần hủy lớn, được dồn lại trong nhiều năm thì cần nghiên cứu thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Nguồn bài viết: ducthinhphat.com
