Tại sao chế độ kế toán lại quy định hạch toán giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng trên hai tài khoản riêng? Đối với các doanh nghiệp sản xuất, trên 1 hoá đơn mua vật liệu hay trên 1 chuyến hàng về thường chỉ có 1 loại vật tư nên kế toán rất đơn giản cộng các chi phí liên quan đến lô hàng này vào giá gốc của lô vật tư đó.
Ví dụ 1: Công ty xây dựng A mua một lô hàng 100 tấn thép, giá mua tại xe giao ở kho nhà máy sản xuất chưa thuế 14.000.000 đ/tấn, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển đến kho công ty A là 11.000.000 đồng (gồm cả thuế GTGT 10%). Chi phí bốc xếp hàng xuống 2.000.000 đồng.
Căn cứ vào các chứng từ trên, giá trị nhập kho của 100 tấn thép tại công ty A là: 1.400.000.000 + 10.000.000 + 2.000.000 = 1.412.000.000 đồng
Đơn giá nhập kho: 14.120.000 đồng/tấn.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, nhất là các doanh nghiệp bán lẻ, trên 1 hoá đơn mua hàng hay một chuyến hàng thường gồm nhiều mặt hàng. Các chi phí vận chuyển, bốc xếp liên quan đến chuyến hàng này sẽ phân bổ như thế nào?
Ví dụ 2: Công ty thương mại B mua 1 lô hàng với hoá đơn như sau:
Chi phí vận chuyển, bốc xếp cả thuế GTGT 10% là 5.500.000 đồng.
Nếu chế độ kế toán quy định đơn giá nhập kho của hàng hoá gồm cả chi phí mua hàng thì tổng giá trị chưa thuế của lô hàng trên là 1.005.000.000 đồng. Đơn giá nhập kho của các mặt hàng X, Y, Z như thế nào? Chi phí mua hàng có thể phân bổ cho các mặt hàng dựa trên một số cơ sở như số lượng, khối lượng, giá trị,… Mỗi tiêu thức phân bổ có các ưu điểm hoặc hạn chế nhất định. Giả sử chi phí mua hàng được phân bổ theo số lượng các mặt hàng thì chi phí mua hàng được phân bổ như sau:
Tổng giá trị nhập kho 1.500 đơn vị mặt hàng X: 151.750.000 đồng, đơn giá nhập kho: 101.250 đ/đơn vị. Tương tự như vậy cho các mặt hàng Y, Z.
Nếu hoá đơn mua hàng bây giờ có đến 20 mặt hàng thì sao? Nếu phân bổ cho các mặt hàng trong hoá đơn này thì (1) Sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức cho kế toán, nhất là với các công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán, (2) Việc phân bổ nhiều khi mang tính “bốc thuốc”, không có các căn cứ chặt chẽ.
Nếu bây giờ kế toán căn cứ vào hoá đơn để ghi đơn giá nhập kho cho các mặt hàng thì mọi việc sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Kế toán không cần quan tâm đến các hoá đơn chi phí vận chuyển, bốc xếp mà căn cứ vào hoá đơn mua hàng để ghi nhận giá trị của hàng tồn kho vào sổ chi tiết. Trong trường hợp này thì giá trị hàng mua được hạch toán vào TK 1561 và theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng trên sổ chi tiết (cả số lượng và giá trị, doanh nghiệp áp dụng kê khai thường xuyên). Chi phí mua hàng được theo dõi chung cho tất cả các mặt hàng trên tài khoản 1562. Cuối kỳ kế toán phân bổ chi phí mua hàng cho các mặt hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ. Đối với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã tiêu thụ thì được ghi nhận vào Giá vốn hàng bán trong kỳ. Tiêu thức phân bổ thông thường căn cứ vào số dư các tài khoản ở thời điểm trước khi khoá sổ.
Ví dụ 3: Tại công ty thương mại C, chi phí mua hàng của số hàng tồn kho đầu kỳ (Số dư Nợ đầu kỳ 1562) là 5.000.000 đ, chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ (Số phát sinh Nợ 1562) là 75.000.000 đ. Số dư TK 1561 trước khi khoá sổ là 200.000.000, số dư TK 632 trước khi khoá sổ là 3.800.000.000 đ. Chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng đã tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ như sau:
Chi phí mua hàng đầu kỳ: 5.000.000
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ: 75.000.000
Tổng chi phí mua hàng cần phân bổ: 80.000.000
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán:
80.000.000 / (3.800.000.000 + 200.000.000) x 3.800.000.000 = 76.000.000 đồng
Bút toán phân bổ chi phí mua hàng:
Nợ TK 632 76.000.000
Có TK 1562 76.000.000
Tại sao chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã tiêu thụ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán? Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán khi hàng đã tiêu thụ là Nợ TK 632/Có TK 1561, trong khi TK 1561 mới chỉ ghi nhận theo giá hoá đơn mà chưa có chi phí mua hàng, hay nói cách khác là TK 632 tại thời điểm trước khi khoá sổ chưa phản ánh giá vốn đầy đủ của hàng đã bán do còn thiếu chi phí mua hàng. Do vậy cuối kỳ cần phân bổ và ghi nhận chi phí mua hàng tương ứng với phần hàng đã tiêu thụ để ghi tăng giá vốn hàng bán.
Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam vận dụng quy định hạch toán trên tài khoản 156 như thế nào? Đối với các doanh nghiệp đã dùng phần mềm kế toán? Các doanh nghiệp chưa dùng phần mềm kế toán?
Nếu DN dùng phần mềm kế toán thì có thể phân chia các hoá đơn chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng (kể cả hoá đơn chi phí vận chuyên nhận được sau khi hàng đã nhập kho). Đối với các DN chưa áp dụng phần mềm thì việc phân bổ chi phí vận chuyển theo từng hoá đơn là không khả thi hoặc/và không đảm bảo nguyên tắc cost/benefit, do đó việc hạch toán riêng chi phí mua hàng vào TK 1562 sẽ hiệu quả hơn.