SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG CẦN BIẾT

[Phần mềm SIS]

Sổ sách kế toán là tài liệu dùng để ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Những lưu ý quan trọng gì của quy định về sổ sách kế toán cần phải nắm rõ? Bài viết sẽ giúp bạn đọc làm rõ về vấn đề này một cách chính xác và đầy đủ nhất.

1. Tổng hợp kiến thức chung về sổ sách kế toán​

Sổ sách kế toán là loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Mỗi doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

Sổ sách kế toán bao gồm 2 loại sổ: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Trong đó:

• Sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn cảnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và giúp cho doanh nghiệp đề ra những kế hoạch tài chính cũng như kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký chung và sổ cái.
• Sổ kế toán chi tiết: Là các loại sổ ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của các tài khoản kế toán cần được theo dõi kỹ theo yêu cầu từ hoạt động quản lý doanh nghiệp. Số liệu được ghi nhận trong sổ kế toán chi tiết được dùng để phục vụ cho mục đích quản lý từng loại nguồn vốn, tài sản, doanh thu, chi phí chưa được ghi nhận trong sổ nhật ký chung và sổ cái.

2. Những quy định về sổ sách kế toán​

Căn cứ vào Thông tư 133/2016/TT-BTC, những quy định về sổ kế toán bao gồm:

2.1. Quy định về mở sổ sách kế toán​

- Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán.

- Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

2.2. Quy định ghi sổ sách kế toán ​

- Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

- Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán
• Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

2.3. Quy định về việc khóa sổ sách kế toán​

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

2.4. Quy định về việc sửa chữa sổ sách kế toán​

- Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán.

- Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố.

- Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

• Gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
• Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
• Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

>>>Chi tiết về nghiệp vụ kế toán tổng hợp

2.5. Quy định trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán​

- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cho cá nhân giữ và ghi sổ. Nhân viên ghi sổ kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của những điều ghi trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân sự, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

- Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề.
>>>Có thể bạn quan tâm: Thông tin cần biết về hạch toán kế toán

 

[Phần mềm Kế toán MISA]

Phương thức kiểm tra, đối chiếu được thực hiện trực tiếp trên máy vi tính hoặc kế toán có thể in sổ cái tổng hợp để có thể dễ dàng hơn nhận ra các phát sinh đối ứng giữa các Tài khoản.

Việc này giúp cho thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, phản ánh trung thực tình hình thực tế của doanh nghiệp, giúp loại bỏ các sai lệch trong công tác lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Để giúp Anh chị kế toán viên hiểu và thực hiện tốt nghiệp vụ này, MISA xin chia sẻ bài viết với các nội dung chính sau:

1. Quy trình và nguyên tắc kiểm tra sổ sách kế toán
2. Chi tiết các bước kiểm tra sổ sách kế toán
3. Nội dung chi tiết các tài khoản kế toán
4. Xử lý chênh lệch, sai sót trong sổ sách kế toán

Tìm hiểu thêm

______
MISA SME - Phần mềm Kế toán phổ biến nhất Việt Nam: https://sme.misa.vn/