Lập biên bản bàn giao:
- Ngày tháng chốt số dư để bạn tiếp tục công việc
- Bàn giao có đầy đủ sổ sách
- Bàn giao có đầy đủ chứng từ không
- Bàn giao có đầy đủ hóa đơn đầu ra đầu vào theo bảng kê không
- Bàn giao có đầy đủ các báo cáo thuế các tháng và năm không
- Bàn giao các số liệu công nợ có đúng không?
- Có bàn giao bảng phân bổ trước và khấu hao hay không
- Có bàn giao bảng tổng hợp nhập xuất tồn để bạn làm căn cứ làm tiếp hay không
- Có bàn giao đầy đủ chứng từ ngân hàng hay không
- Kiểm tra tính pháp lý của các hóa đơn
- Kiểm tra các định khoản có đúng hay không, có gì bất thường hay không
- Kiểm tra số lượng hóa đơn đã phát hành với báo cáo sử dụng hóa đơn có đúng và đầy đủ thủ tục chưa
- Kiểm tra các số liệu mềm trên máy bàn giao có đầy đủ, cuộc đời oái ăm nhất và khốn nạn nhất chính là những kẻ khi nghỉ việc thường xóa sạch sành sanh hoặc cắt dữ liệu sang ổ cứng hoặc USB mang đi trên máy không còn gì cả để kế toán sau này vào sống dỡ chết dỡ, hạng tiểu nhân luôn luôn là vậy và luôn luôn làm vậy
- Kiểm tra sổ sách các năm có in ra đầy đủ
Kế toán trưởng: một ví dụ kế toán trưởng khách sạn
Các công việc phòng kế toán cần thiết lập của kế toán trưởng:
Thiết lập bộ máy kế toán để có thể vận hàng trơn chu và ko chồng chéo các ví trí công việc và đảm bảo tính nhất quán theo một thể thống nhất và quy chuẩn, do đó việc bố trí cơ cấu nhân sự rất là quan trọng
1. Setup bộ máy, quy trình hoạt động của phòng kế toán, xây dựng định biên nhân sự, mô tả công việc chi tiết phân công rõ ràng. Không để chồng chéo các công việc không để người rãnh rỗi ngồi không, còn người thì bận rộn tối ngày.
2. Thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát kế toán của các nhân sự điều hành hàng tuần, tháng, quý, năm
3. Thiết lập phân tích giá thành: món ăn, nước uống, các chi phí giá vốn khác. Làm sao để có lợi nhuận từ việc mua bán thương mại và sản xuất cung cấp dịch vụ của mình có lãi sau thuế
4. Thiết lập quy trình kiểm kê tài sản công cụ dụng cụ, kiểm soát hệ thống hóa tài sản công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.
5. Thiết lập quy chế thanh toán thu chi, nội quy phòng kế toán, quy định thưởng phạt phòng kế toán, quy chế tài chính, quy chế thu chi hoa hồng.
6. Thiết lập hệ thống thiết kế lưu trữ sổ sách với thuế và kế toán nội bộ doanh nghiệp.
7. Tổng hợp đưa ra các báo cáo quản trị thu chi dòng tiền cho doanh nghiệp, báo cáo ngân lưu hoạt động cho doanh nghiệp.
8. Đưa ra các quyết định báo cáo tài chính ngắn hạn và dài hạn. tham mưu cho banh lãnh đạo về tình hình tài chính, và phân tích báo cáo đầu tư
9. Nhân trị:
- Đạo tướng soái: nhân nghĩa lễ trí tín
- Trị nhân: - làm sao để nhân viên nghe mình, làm sao để nhân viên phục tùng mệnh lênh, làm sao để mình vắng mặt nhân viên vẫn làm việc có hiệu quả mà không loạn, do đó thiên thời địa lợi nhân hòa rất quan trọng
- Làm sao để nhân viên đằng sau mình họ không đâm bị thóc chọc bị gạo, làm sao để họ không phản mình, làm sao để họ tin tưởng vào mình
- Làm tướng phải có 5 tài, bỏ mười lỗi. Năm tài là: Trí, nhân, tính, dõng, trung. Trí, thì không loạn; nhân phải thương người; tính, thì chẳng lỗi hẹn; dõng, thì chẳng nên phạm; trung, thì chẳng hai lòng. Còn mười lỗi là: có dõng mà coi chết như không, có việc gấp mà lòng vội, liệu hay mà ham lợi, có nhân mà chẳng nỡ diết, có trí mà chẳng biết sợ, có tính mà hay tin lầm, có trong sạch mà chẳng thương người, có mưu mà lòng đa nghi, có cứng mà hay ỷ mình, có mềm yếu mà ưa dùng người. Làm tướng mà có mười lỗi đó thì không đặng, cho nên làm tướng phải có đủ 5 tài, và bỏ 10 điều lỗi đó, ấy mới gọi là trong thiên hạ vô-địch. Đời nay mà làm tướng, chỉ là có mưu mà không có dõng, ỷ mình dỏi mà chẳng dung người, ngoài thì cung-kính mà trong thì khinh-dể, khoe mình ngôi sáng mà chế kẻ thấp-hèn, có tính kiêu-ngạo, sợ hổ với kẻ dưới, khoe sự dỏi của mình mà dấu điều hay của người, dấu sự sấu của mình mà phô sự sấu của người, ấy là mấy mối tệ của đạo làm tướng, nhiều người vẫn thế, nên làm tướng không hay là vì vậy.
10.Đối nội – Đối ngoại:
- Đối ngoại: giao dịch và tạo mối quan hệ với cơ quan thuế và khác, tiếp xúc những người kế toán trưởng khác để học hỏi thêm kinh nghiệm quản trị và thiết lập hệ thống kế toán
- Đối nội: trị nhân bình ổn, với các bộ phận phòng ban thì hài hòa suôn sẽ
Điểm khác nhau của một kế toán trưởng
Thứ nhất luật thuế:chỉ hơn nhau cách vận dụng cách hiểu và cách né đúng và đủ không sai luật
Thứ hai sổ sách kế toán:đồng cấp thì ai cũng gần như ai chẳng hơn thua là mấy, định khoản nghiệp vụ và hoạch toán nghiệp vụ đây là yếu tố căn bản ngang tầm
Thứ ba quản trị nhân lực:đây là điểm khác biệt quan trọng
Tương tác trong công việc:
-Không bao giờ nóng giận trong bất cứ mọi trường hợp
-Được lòng nhân viên đối đãi công bình
-Điều động nhân viên và sắp xếp nhân lực hợp lý
-Sắp xếp đúng người đúng việc
-Giao trọng trách vừa tầm kiến thức, hiểu biết, sức lực, trí tuệ của nhân viên mà thôi
-Không phải nhân viên nào cũng có năng lực và chuyên môn: khi giao việc phải mô tả hướng dẫn cho nhân viên
Phòng bị:
-Nhân viên thì dĩ nhiên phải lấy lòng sếp, nhưng nên nhớ khi bạn còn ngồi ở vị trí đó thì sẽ ra sức lấy lòng nhưng khi binh biến thì trong mắt họ bạn ko còn là mối lo sợ nguy hại đến họ
-Có những nhân viên bạn xem như lính ruột, như cánh tay trái đắc lực nhưng khi đụng chuyện cũng bất ngờ thay đổi thái độ tức thì, cách ứng xử của họ là thay đổi theo thời thế
-Trong công việc bí quyết công việc, cách làm, những tài liệu được xem là mật tông cần lưu trữ bảo quản cẩn thận đó chính là yếu tố làm bạn trở nên khác biệt với một kế toán viên, những gì là bí kíp sống sót, bí kíp sinh tồn của bạn thì những thứ đó là vật bất ly thân ví dụ: USB, tài liệu quan trọng, tài liệu chiến lược…..tuyệt đối không dễ dàng gì cho trong thiên hạ kẻ có thể làm bạn đau nhất chính là những kẻ mà bạn ko hề phòng bị, càng gần gủi thân thiết bao nhiêu thì càng đáng sợ bấy nhiêu
-Những dạng nhân viên hay thọc mạch, đâm bị thóc, chọc bị gạo, lúc bình thường luôn tỏ ra là chiến binh hăng hái, lúc gần gũi luôn luôn lấy lòng nhưng chính những nhân viên này sẽ lại là người cầm mũi giáo quay đầu ngược lại chĩa vào chính bạn => thế nên không thể tin tưởng bất cứ kẻ nào chỉ có thể dùng linh cảm tiếp xúc lâu ngày rùi từ từ lĩnh hội cảm nhận và hành xử mà thôi
-Đừng nên tin người quá vội vàng
-Tài liệu và những thứ khác tuyệt đối in ra giấy không gửi phai mềm, nếu dạng người có bản lĩnh nhìn là hiểu bạn đang làm gì, còn hạng túi áo vá cơm thì chẳng đáng tiền thì nhìn vào bản in tất ko hiểu và ko thể bắt chước lại được
-Có những hạng nhân viên rất là ư không ngoan và xảo trá thường hay bày trò sau lưng bạn, lấy lòng những người có quyền lực để tranh thủ và họ luôn đá, đâm, thọc sau lưng bạn mà bạn hoàn toàn ko hề biết điều đó bởi họ sống quá nghệ thuật.
Công thủ kết hợp:
-Cho dù tài năng của bạn giỏi cỡ nào, tầm nhìn ra sao, chiến lược tốt như thế nào nhưng ko gặp được đất thu dụng thì cũng chỉ là con cọp giấy ko thi triển được gì
Thứ tư định biên nhân sự:phải biết được ví trí của bạn cần bao nhiêu người thì mới đảm bảo công việc chứ ko phải giao sao nhận vậy
-Một kế toán trưởng cần nhất một kế toán tổng hợp trợ giúp cho mình, đó là cánh tay trái đắc lực nhất cho bạn hãy đối xử thật tốt với họ xem họ như anh em, sự nghiệp và sự phát triển và sinh tồn của họ liên quan và ảnh hưởng rất nhiều đến công việc của bạn
-Khi giao việc chỉ cần nói cho kế toán tổng hợp là đủ, để họ sử dụng quyền của bạn truyền đạt lại cho nhân viên dưới cấp khác như vậy bạn ko phải đi nói chuyện trực tiếp với hàng tá các nhân viên khác, nếu có sai thì bạn có thể nói do kế toán tổng hợp truyền đạt ko tốt, bạn có quyền sửa lại chính sách của mình, nếu ko có kế toán tổng hợp sẽ là một bất lợi lớn cho bạn, bởi khi nói trước nhân viên bạn chỉ cần thất thố 1 lần mà không phòng bị kịp thì bị khinh khi ngay tức thì, nếu nhân viên không đồng tính họ sẽ cãi lại bạn kịch liệt vô tình năng lực và quyền lực của bạn bị hạn chế và ảnh hưởng rất nhiều
Thứ năm định hướng công việc:một kế toán trưởng là bạn
-Định hướng công việc cho nhân viên
-Định hướng kế hoạch chuẩn bị để tiến hành làm việc
-Lập kế hoạch ngân sách, tư vấn tài chính, tư vấn thuế cho chủ đầu tư có lợi nhất nếu thi hành
-Nếu một kế toán trưởng phải làm những công việc lặt vặt và không có một kế toán tổng hợp thì bạn chẳng thể thi triển được tài năng, mãnh đất khô cằn đó ko làm bạn phát triển và tồn tại được
Thứ sáu quyền hạn:
-Nếu bạn là kế toán trưởng mà không được phép duyệt chi tiền thì bạn chỉ là một tên bù nhìn thực sự, đó là tính chất gia đình trị từ trước đến nay luôn luôn tồn tại.
-Nếu nhân viên bất trị mà bạn đề xuất cho họ nghỉ mà ko được duyệt họ vẫn làm việc bình thường bên bạn, thì bạn biết quyền lực thực sự của bạn đang ở mức độ nào.
-Nếu bạn đưa ra một chiến lược, một lời tư vấn hoặc khác mà không được xem xét, phản ảnh tức tiếng nói của bạn đang rất yếu
-Khi làm việc cấp trên thường gọi trực tiếp nhân viên sang nói chuyện và làm việc chứ ko cần thông qua bạn như trước đây => tín hiệu cho bạn rùi đó, đó là tiếng chuông cảnh báo cho bạn nước rút cuối cùng
Thứ bảy độc lập:bạn phải hoàn toàn độc lập không phụ thuộc vào ai khi bạn ra quyết định tốt nhất hãy hỏi chuyên gia khác tư vấn cho bạn đừng bao giờ hỏi nhân viên của bạn khi không cần thiết, hoặc tự suy nghĩ rùi tự quyết, thế giới này buồn cười lắm khi bạn ra quyết định hoặc một sách lược bạn hỏi nhân viên thì họ bảo bạn tự quyết định đi họ biết gì mà nói, mà đưa ra ý kiến, còn khi bạn ko hỏi họ thì họ nói bạn độc đoán ko cho nhân viên quyền tham khảo, không phổ biến cho họ được biết.
Mà chắc gì nhân viên của bạn có thể nhìn thấy được những gì bạn thấy, cái quan trọng của một kế toán trưởng là tầm hạn quản trị nhìn được tương lai, còn nhân viên thì ko cần, họ chỉ cần làm tốt công việc của họ là đủ chẳng quan tâm đến ai đâu.
Có những thứ nên tham khảo có những thứ tự quyết là đủ ko cần phải hỏi đó chính là quy tắc sống và cần thiết.
