Nói rộng ra một chút cho vui nhé: Các bạn hiểu thế nào về cái TK 151: Hàng hoá đang đi đường và TK 157 hàng gửi bán????? Lúc nào thì ghi nhận vào TK 151 hàng đang đi đường? Khi nào thì ghi nhận khoản nợ vào TK 331, các thảo luận trên đây mình chưa thấy đi sâu vào bản chất của vấn đề: Quyền sở hữu hàng hoá và trách nhiệm thanh toán.
Mình xin được trình bày quan điểm của mình thế này:
TK 151: là một tài khoản thuộc tài sản, doanh nghiệp ghi nhận giá trị tài sản và tài khoản này khi đã thuộc Quyền Sở Hữu của mình nhưng hàng hoá chưa thực tế nhập kho.
TK 331: là một tài khoản thuộc nguồn vốn, doanh nghiệp ghi nhận giá trị vào TK này khi đã đủ các điều kiện để coi là một khoản nợ (chấp nhận thanh toán - căn cứ theo các điều khoản thanh toán trong hợp đồng).
Việc có quyền sở hữu hàng hoá hay chưa, chấp nhận thanh toán hay chưa là hai nghiệp vụ khác nhau và được ghi nhận căn cứ và các điều kiện khác nhau. Mình xin lấy một ví dụ cụ thể để phân tích tình huống:
Doanh nghiệp A tại Hải Phòng ký kết một hợp đồng mua hàng với Doanh nghiệp B tại TP HCM, hợp đồng nêu rõ, A tạm ứng trước 30% qua chuyển khoản giá trị hợp đồng trước khi mua hàng, hàng hoá được giao tại kho của bên bán và sau khi giao hàng 15 ngày bên A thanh toán nốt phần còn lại cho bên B. Để vận chuyển được hàng từ kho của bên B tại TP HCM về Hải Phòng, A thuê C vận chuyển và cử cán bộ vào Nam nhận hàng. Một số nghiệp vụ phát sinh được thể hiện như sau:
A thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng: Nợ 331/Có 112
Khi A nhận hàng tại kho của B: qua khỏi cổng kho B thì quyền sở hữu hàng hoá đã hoàn toàn thuộc A căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá đã thống nhất, khi đó B xuất hoá đơn GTGT để C làm căn cứ vận chuyển hàng về Hải Phòng (không có hoá đơn này làm sao mà vận chuyển được hàng hoá trên đường). Lúc này bộ chứng từ gồm biên bản giao nhận hàng hoá + hoá đơn giá trị gia tăng và các giấy tờ liên quan được Fax ra cho A tại Hải Phòng, căn cứ hoá đơn này A sẽ ghi:
Nợ 151
Có 331
Lúc hàng đi trên đường từ TP HCM ra Hải Phòng xảy ra chuyện gì thì A chịu hoàn toàn (cùng với C là đơn vị vận chuyển), thời điểm đó quan hệ thanh toán với B chỉ còn là 70% giá trị hợp đồng cần thanh toán nốt
Như vậy thì việc ghi nhận vào TK 151 và 331 là hai việc khác nhau căn cứ và các chứng cứ kế toán khác nhau. Không có chuyện hàng chưa về thì ghi nhận vào TK 331, cuối tháng hàng chưa về chuyển từ 331 sang 151 như các bạn nói trên đây, làm như vậy về mặt kế toán không có chuyện gì nghiêm trọng nhưng bản chất ghi nhận không đúng căn cứ kế toán và thời điểm phát sinh.
Nói rộng ra một chút, các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá theo giá CIF (giao tại cảng xuất) mà hạch toán theo kiểu của các bạn trên đây lúc xảy ra mất mát hàng hoá thì ghi nhận thế nào (chưa tới thời điểm cuối tháng)? Ghi có TK331 để xử lý? hoặc bất chợt doanh nghiệp cần khoá sổ cấp kỳ để thanh kiểm tra? Chưa kịp xử lý kết chuyển từ 331 sang 151????
Việc hạch toán thế nào hoàn toàn căn cứ vào bản chất của giao dịch phát sinh, không nên làm tắt hay làm bừa như vậy.
